Die Umstellung auf Phrase TMS verbessert unsere Arbeitseffizienz um 30 %
@global, Ltd. wurde im Jahr 2002 gegründet. Das Unternehmen bietet seinen Kunden Sprachdienstleistungen sowie digitales Marketing und Auslandsrecherchen an. Dabei kommt natürlich auch Übersetzungstechnologie zum Einsatz. Neben dem Hauptsitz an der Omotesandō in Tokio verfügt das Unternehmen auch über eine Niederlassung im chinesischen Shanghai sowie eine Konzerngesellschaft in Ho-Chi-Minh-Stadt, Vietnam. Im Jahr 2022 beschäftigt das Unternehmen rund 60 Mitarbeiter, 20 interne Übersetzer und mehr als 2.200 registrierte Übersetzer. Mit den eigenen Mitarbeitern und der Möglichkeit, auf registrierte Übersetzern in Japan, Südostasien, Europa und den Vereinigten Staaten zuzugreifen, kann @global, Ltd. seine Dienste rund um die Uhr anbieten.
Herausforderung
Einhaltung der internationalen Übersetzungsnormen
@global, Ltd. bietet Übersetzungsdienstleistungen in mehr als 40 Sprachen an und deckt dabei eine Vielzahl von Bereichen ab. Hierzu gehören regelmäßig zu aktualisierende Übersetzung der Marketingliteratur für globale Unternehmen, technische Informationen und Anleitungen für Software und Hardware, Geschäftsdokumente, Web-Inhalte sowie Dokumente aus den Bereichen Tourismus, Bildung, Medizin und Verwaltung. Neben umfangreichen Ressourcen für Übersetzungen in den Sprachrichtungen Japanisch>Englisch, Englisch>Japanisch, Japanisch>Chinesisch und Chinesisch>Japanisch hat sich @global, Ltd. auf die Übersetzung in südostasiatische Sprachen wie Indonesisch und Thai spezialisiert.
Zwar hatte das Unternehmen schon eine Cloud-basierte Lösung für Übersetzungsdienste verwendet, im Lauf der Zeit wurde jedoch klar, dass ein leistungsfähigeres System erforderlich war, um Übersetzungsprojekte in Übereinstimmung mit internationalen Standards zu verwalten und das Vertrauen der Kunden zu stärken.
Lösung
Umstellung des Übersetzungsmanagementsystems auf Phrase TMS
Um mit den neuesten Entwicklungen Schritt zu halten, begann @global, Ltd. über eine Migration zu einem anderen Übersetzungsmanagementsystem und geeigneten CAT-Anwendungen für die Übersetzer nachzudenken. Nach einem Vergleich verschiedener Lösungen fiel die Wahl aus den folgenden Gründen auf Phrase TMS:
Der Komfort von Phrase Language AI
Bei @global, Ltd. wird maschinelle Übersetzung eingesetzt, wenn der Kunde dies wünscht. Und da die Nachfrage nach derartigen Dienstleistungen in den letzten Jahren immer weiter ansteigt, ermöglicht Phrase Translate mehrere MT-Engines zu vergleichen und zu validieren und so flexibel zu arbeiten.
Es ist natürlich ausgesprochen praktisch, eine Vielzahl von Engines – wie Google Translate, Microsoft Translator und DeepL – ohne zeitaufwendige Konfiguration anwenden zu können. Hinzu kommt die Möglichkeit, die am besten für ein Projekt geeignete Engine mit Hilfe künstlicher Intelligenz auswählen zu lassen.
Ein leicht zu bedienender, aber umfassend ausgestatteter Editor
Ein weiteres Plus im Vergleich zu den Alternativen war aus Sicht von @global, Ltd. bei Phrase TMS der leicht zu erlernende, gleichzeitig aber umfassend ausgestattete Übersetzungs-Editor, den es sowohl in einer Web- als auch einer Desktop-Variante gibt. Auch andere in Erwägung gezogene Systeme verfügten über Web-Editoren als Bestandteil von Projektmanagerlizenzen, aber es gab leichte Unterschiede in der Benutzerfreundlichkeit. Der Phrase TMS Editor wurde im Vergleich als benutzerfreundlicher eingestuft, und er bot ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Benutzerfreundlichkeit und professioneller Funktionalität. So besteht in der Desktop-Version zum Beispiel die Möglichkeit, Segmente mit Hilfe regulärer Ausdrücke (RegEx) zu filtern.
Umfassende Unterstützung
Ein weiteres Plus aus Sicht von @global, Ltd.: Während der Implementierung stellte die Customer-Success-Abteilung von Phrase TMS dem Unternehmen hilfsbereite Koordinatoren zur Seite. Des Weiteren konnte Phrase TMS in japanischer Sprache beraten. Bei der Einführung neuer Funktionen wurden diese nicht nur zeitnah in die Dokumentation aufgenommen, sondern auch im Rahmen von Webcasts auf Japanisch vorgestellt. Dieser Support war ein weiterer wichtiger Grund, warum Phrase TMS den Zuschlag erhielt und nun die zentrale Übersetzungsplattform von @global, Ltd. ist.
Kostenlose Linguisten-Lizenzen
Bei den meisten Anwendungen für computergestützte Übersetzung (CAT-Tools) muss die Editor-Software für jeden User separat lizenziert werden. Wenn ein Unternehmen, das allen Anwendern dieselbe Arbeitsumgebung zur Verfügung stellen will, hierfür aufkommt, können schnell erhebliche Investitionen anfallen. Anders bei Phrase TMS: Hier umfasst eine Projektmanagerlizenz die Möglichkeit, bis zu 10 Übersetzer kostenlos mit Lizenzen auszustatten. Auch hier sind also deutliche Kosteneinsparungen möglich.
Die LQA-Abteilung als Drehscheibe für die Einführung von Phrase TMS
Bei @global, Ltd. gibt es eine eigene Abteilung für „Language Quality Assurance“ (LQA). Sie ist nicht nur für die Gewährleistung der Qualität von Übersetzungen verantwortlich, sondern auch für die Einführung und Verwendung von Tools. Wenn die verwendete Software beispielsweise eine neue nützliche Funktion bietet, informiert die LQA-Abteilung den Projektleiter, der wiederum die Übersetzer informiert. Die Fachabteilungen wiederum können sich an die LQA-Abteilung wenden, wenn Unklarheit über eine Funktion besteht.
Wenn die LQA-Abteilung selber Fragen zur Funktionalität der Software hat, kann sie sich an die Customer-Success-Abteilung von Phrase TMS wenden und dem anfragenden Projektmanager oder Übersetzer auf der Grundlage der erhaltenen Informationen weiterhelfen. Dementsprechend hat die LQA-Abteilung von @global, Ltd. bei der Einführung von Phrase TMS im Unternehmen eine zentrale Rolle.
Schulung und Unterstützung von Projektleiter*innen und Übersetzer*innen
The system migration was approached gradually, not all at once. First, project managers were taught how to use the cloud version of Phrase TMS using individual screen-sharing over Zoom, etc. As project managers grow more comfortable using the tool and gain a deeper understanding of the editor screen, they are also able to respond to questions from linguists.
Phrase TMS is an easy-to-understand tool that project managers and linguists can put to immediate use with just the manual and the tool itself. For @global, Ltd., this ease of education is another of Phrase TMS’s advantages.
Phrase ist eine ausgesprochen benutzerfreundliche Anwendung zur Verwaltung von Übersetzungsworkflows auf der Grundlage internationaler Standards. Die Möglichkeit, zu einem Festpreis maschinell erstellte Übersetzungen in unbegrenztem Umfang nutzen zu können sowie die zuvorkommenden, japanisch sprechenden Support-Mitarbeiter waren ebenfalls wichtige Beweggründe bei unserer Entscheidung, auf Phrase und nicht die Produkte anderer Anbieter zu setzen. Seit der Umstellung auf Phrase hat sich die Effizienz unseres Workflows um 30 % verbessert.
Benefits
Easy process management in compliance with ISO and ISMS
In an effort to further strengthen customer trust, @global, Ltd. obtained ISO 17100 certification. As of March 2022, the company is certified in the fields of finance, economy, and judicial affairs; medicine; and industry and science technology for all Japanese-English, English-Japanese, Japanese-Chinese, and Chinese-Japanese translations. While there are approximately 50 vendors in Japan with ISO 17100 certification, @global, Ltd. is currently the only company with this degree of certification.
ISO certification requires a management system across the entire process of translation, review, checking, and final verification by the project manager. With Phrase TMS, even after a project has started, it is easy to add later processes to the workflow during the project, which makes it useful for establishing an appropriate ISO-compliant checking system.
@global, Ltd. has also obtained ISO/IEC27001, the international standard for ISMS (Information Security Management System). When working on projects like translation and overseas research, the company is able to guarantee information security and compliance, earning it a high level of trust among companies and government agencies.
Because Phrase TMS complies with the EU’s GDPR (General Data Protection Regulation) and other personal data protection laws, it also helps business operations to meet the ISMS security standard.
By obtaining the certification, the company is now able to provide clients with criteria for selecting a reliable translation vendor, and company staff have also gained greater awareness of quality assurance and compliance. Because these standards clearly define where responsibility lies, there is now increased awareness of responsibility within the company, and the management system is easier to maintain.
Visualizing linguist evaluation with LQA functionality
ISO compliance requires linguists of a certain level or higher in each field and language. Phrase TMS’s LQA functionality, available in the Ultimate edition and above, makes it possible to “visualize” evaluations by adding scores, making it easier to manage Linguist levels.
Key areas of future development
@global, Ltd. hopes to further strengthen its use of LQA functionality in the future. The company is also studying management practices that take even greater advantage of Phrase TMS’s features related to project manager responsibilities, including functionality that makes it possible to link multiple categories, such as clients, domains, and subdomains, so that the most suitable project manager in a given field is assigned the job.
Additionally, by using the “MT Glossary” feature, which is capable of applying glossaries to machine translation output, we also hope to achieve more accurate machine translation. With the announced implementation of the custom engines feature, we plan to test its accuracy and create project-specific engines as soon as it is released.