{"id":29877,"date":"2022-09-12T16:10:20","date_gmt":"2022-09-12T14:10:20","guid":{"rendered":"https:\/\/phrase.com\/customers\/cybozu\/"},"modified":"2026-09-17T16:34:29","modified_gmt":"2026-09-17T14:34:29","slug":"cybozu","status":"publish","type":"case-study","link":"https:\/\/phrase.com\/de\/customers\/cybozu\/","title":{"rendered":"Beschleunigung von Produktentwicklungszyklen f\u00fcr mehrsprachige Software"},"content":{"rendered":"\n
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\"Cybozu-Logo<\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
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Die Mission von Cybozu, Inc. ist es, \u201eeine Gesellschaft voller Teamwork zu schaffen\u201c. Cybozu entwickelt und vertreibt Cloud-basierte Groupware, die den Informationsaustausch und die Kommunikation im Team erleichtert. Dar\u00fcber hinaus unterst\u00fctzt das Unternehmen auch Projekte wie Teamwork-Trainings f\u00fcr Unternehmen und andere Organisationen.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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DIE HERAUSFORDERUNG<\/p>\n\n\n\n

Umstellung von einem manuellen Prozess auf einen automatisierten, agilen Workflow<\/strong><\/p>\n\n\n\n


Zu den Aufgaben des Technical-Communications-Teams von Cybozu geh\u00f6ren die Gestaltung der Benutzeroberfl\u00e4chentexte der Unternehmensprodukte, die Erstellung von Dokumentationsangeboten wie Support-Sites und Versionshinweisen sowie deren \u00dcbersetzung und Lokalisierung. Bisher nutzte das Team ein Content-Management-System (CMS) f\u00fcr die Erstellung von Dokumenten und deren \u00dcbersetzung ins Englische und Chinesische sowie die Ver\u00f6ffentlichung der Inhalte auf der Website.

Wenn im Rahmen des \u00dcbersetzungsprozesses ein Artikel aktualisiert werden musste, wurde dieser als PDF-Datei an die \u00dcbersetzer geschickt. In dieser PDF-Datei hatte der Autor des Artikels die ge\u00e4nderten Stellen manuell hervorgehoben. Der \u00dcbersetzer \u00f6ffnete dann alle zu \u00fcberarbeitenden Dateien nacheinander, \u00fcberpr\u00fcfte die markierten Bereiche und \u00fcbersetzte die aktualisierten Abschnitte dann erneut am Computer.

Die \u00dcbersetzer f\u00fcgten diese \u00c4nderungen dann manuell wieder in das CMS ein und konvertierten sie in HTML. Anders formuliert: Wenn 20 Seiten zu aktualisieren waren, mussten 20 PDF-Dateien erstellt und mit betr\u00e4chtlichem manuellen Aufwand abgearbeitet werden. \u00dcberdies f\u00fchrte diese Arbeitsweise h\u00e4ufig zu Auslassungen \u2013 \u00c4nderungen wurden nicht hervorgehoben oder im Rahmen der manuellen Aktualisierung \u00fcbersehen.<\/p>\n\n\n\n

Ausrichtung an die agile Entwicklung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Als neues Verfahren f\u00fcr die Softwareentwicklung begann Cybozu mit der Einf\u00fchrung der agilen Entwicklung. Agile Entwicklung ist eine Methode zur Erh\u00f6hung der Entwicklungsgeschwindigkeit. Dabei erfolgt die Entwicklung in kurzen Zyklen. So k\u00f6nnen situationsbedingt und flexibel \u00c4nderungen auch unabh\u00e4ngig von den urspr\u00fcnglichen Projektvorgaben vorgenommen werden.

Dabei wurde deutlich, dass die termingerechte Erstellung und \u00dcbersetzung der Dokumentation im Rahmen dieses beschleunigten Entwicklungszyklus mit dem bisherigen manuellen Prozess nicht m\u00f6glich w\u00e4ren. Daher entschied sich das Team f\u00fcr technische Kommunikation, ihr Konzept f\u00fcr die Erstellung der Dokumentations-Site grundlegend zu \u00fcberarbeiten.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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DIE L\u00d6SUNG<\/p>\n\n\n\n

Phrase \u2013 die Komplettl\u00f6sung<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Versionsverwaltung mit Git und inkrementelles \u00c4nderungsmanagement mit Phrase TMS<\/strong><\/p>\n\n\n\n


Um den Erstellungsprozess effizienter zu gestalten, wollte das Team eine L\u00f6sung implementieren, mit der inkrementelle \u00c4nderungen verwaltet werden k\u00f6nnen. Zuerst wurde die Entscheidung getroffen, die Inhalte in Git zu verwalten. Das erlaubt die Versionierung von Inhalten und vereinfacht die Handhabung h\u00e4ufiger \u00c4nderungen von Spezifikationen. Au\u00dferdem f\u00fchrt die Nutzung von Phrase TMS f\u00fcr die \u00dcbersetzung dazu, dass die \u00c4nderungen am Quelltext automatisch in Phrase TMS angezeigt werden.<\/p>\n\n\n\n

Wechsel zu Klartextdateien mit Markdown-Notation<\/strong><\/p>\n\n\n\n


Bei der Umstellung auf das oben umrissene System \u00e4nderte Cybozu auch das Verfahren zur Erstellung von Manuskripten, um inkrementelle \u00c4nderungen besser abbilden zu k\u00f6nnen. Durch Nutzung der Auszeichnungssprache Markdown wurde es m\u00f6glich, Manuskripte in Form generischer Klartexte (Plain Text) zu erstellen. Markdown erlaubt es, Texte in einem f\u00fcr Menschen leicht lesbaren und auch f\u00fcr Computer interpretierbaren Format auszuzeichnen. Dabei werden Strukturen wie Listen und \u00dcberschriften mit einfachen Symbolen vorgegeben.

Ein Vorteil der Markdown-Implementierung besteht darin, dass es f\u00fcr Menschen einfacher ist, sich die inkrementellen \u00c4nderungen in Git anzeigen zu lassen. Au\u00dferdem k\u00f6nnen die mit Markdown formatierten Texte in Phrase TMS einfacher \u00fcbersetzt werden, da es \u2013 anders als zum Beispiel bei HTML \u2013 keine vergleichsweise komplexen Tags gibt. Allerdings m\u00fcssen Markdown-Dateien, damit diese im Web ver\u00f6ffentlicht werden k\u00f6nnen, in das HTML-Format konvertiert werden. Hierf\u00fcr verwendet das Dokumentationsteam den Site-Generator Hugo.<\/p>\n\n\n\n

Vorteile der Implementierung eines Versionskontrollsystems<\/strong><\/p>\n\n\n\n


Bei der agilen Produktentwicklung m\u00fcssen oft \u00c4nderungen der Spezifikationen, der Ver\u00f6ffentlichungsdaten oder auch ausfallende Releases ber\u00fccksichtigt werden. Ein besonderes Problem, mit dem sich das Cybozu konfrontiert sah, war die Verschiebung von Release-Zeiten f\u00fcr jede Anforderung bei der \u00c4nderung der Release-Daten.

Bei der L\u00f6sung dieses Problems k\u00f6nnen Versionsverwaltungssysteme wie Git ihre St\u00e4rken ausspielen, da hier Funktionen zur Verwaltung von Entwicklungszweigen (Branching) genutzt werden k\u00f6nnen. Mit diesem Mechanismus k\u00f6nnen \u00c4nderungen in Entwicklungszweigen auf Anforderungsebene direkt in der Dokumentation nachgebildet werden. Auf diese Weise k\u00f6nnen selbst bei \u00c4nderungen oder dem Ausfall von Releases die Zeitpunkte f\u00fcr das Zusammenf\u00fchren oder Absagen von Branches einfach angepasst werden. Damit verringert sich der Arbeitsaufwand im Vergleich zur Verwaltung in einem Content-Management-System drastisch.

Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die automatische Aufzeichnung der \u00c4nderungshistorie und die M\u00f6glichkeit, auf Versionen vor dem Zusammenf\u00fchren von Entwicklungszweigen zur\u00fcckzugreifen, nachtr\u00e4glich festgestellt werden kann, welche Personen welche \u00c4nderungen vorgenommen haben.<\/p>\n\n\n\n

Gr\u00fcnde f\u00fcr die Einf\u00fchrung von Phrase TMS als \u00dcbersetzungsmanagementsystem<\/strong><\/p>\n\n\n\n


Bei Cybozu, Inc. verwenden wir Phrase TMS schon seit mehreren Jahren als \u00dcbersetzungsmanagementsystem. Wir haben Phrase TMS aufgrund des niedrigen Preises der Dienstleistung selbst gew\u00e4hlt, da wir nicht von den \u00dcbersetzern verlangen mussten, Pakete oder Lizenzen zu erwerben. Zudem \u00fcberzeugte Phrase TMS, weil es zum Zeitpunkt der Implementierung als einziges System in der Lage war, Markdown-Dateien zu verarbeiten. Es ist auch ein wesentlicher Vorteil f\u00fcr unser Unternehmen, dass Phrase TMS komplett als Cloud-Dienst genutzt werden kann und Workflows unterst\u00fctzt.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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DIE VORTEILE<\/p>\n\n\n\n

Einfache und effiziente Workflows<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Neuausrichtung der Workflows zur Erstellung und \u00dcbersetzung von Artikeln<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Der Prozess der Erstellung und \u00dcbersetzung von Artikeln stellt sich nach der Optimierung des Workflows wie folgt dar:<\/p>\n\n\n\n

Erstellung von Artikeln in japanischer Sprache:<\/em><\/em><\/p>\n\n\n\n