多言語対応ソフトウェアの開発サイクルを劇的に加速

課題

手作業のプロセスから、自動化されたアジャイルなワークフローへの移行

サイボウズ株式会社のテクニカルコミュニケーションチームは、製品のUI文言の設計や、ヘルプサイトやリリースノートなどのドキュメント作成、それらの翻訳やローカリゼーションを担当しています。同チームでは、日本語のドキュメント作成や英語・中国語への翻訳、さらにウェブサイトの管理にCMS（コンテンツ管理システム）を使用していました。

翻訳のプロセスでは、記事が更新されるごとに、PDFファイルに出力し、記事作成者が変更箇所を手作業でハイライトして翻訳者に渡していました。翻訳者は受け取ったファイルをひとつひとつ開き、ハイライト箇所を確認し、手元のパソコンで更新された部分を再翻訳していました。

それらの変更を再度手作業でCMSに入力し、HTMLに変換するという手順を踏んでいました。つまり、20ページ分の更新があれば、20個のPDFファイルを用意する必要があり、大量の手作業が発生していました。人間による手作業のため、ハイライトし損ねたり、変更箇所を見落としたりするなどして、翻訳が漏れるミスもたびたび起こっていました。

アジャイル開発への適応

サイボウズ株式会社では、ソフトウェア製品開発の新しい手法として、アジャイル開発の導入を始めていました。アジャイル開発とは、短い開発サイクルを何度も繰り返し、当初の仕様にこだわらず、状況に応じて柔軟に変更を加えることで、迅速に開発を進める手法です。

この高速化された開発サイクルに、ドキュメントの作成と翻訳のプロセスをタイムリーに間に合わせるには、従来の手作業による管理では難しいことが明らかになりました。そこでテクニカルコミュニケーションチームは、ドキュメントサイトの基盤を大幅に刷新することにしました。

解決策

Phrase—オールインワンソリューションである

Gitによるバージョン管理と、Phrase TMSによる変更管理

同チームでは、制作プロセスを効率化するために、差分の管理をシステムに任せようと考えました。まず、コンテンツをGitで管理することにしました。これにより、コンテンツのバージョン管理が可能になり、頻繁な仕様変更にも対応しやすくなりました。また、翻訳にPhrase TMSを導入することで、原文の変更箇所がPhrase TMS上で自動的に表示されるようになりました。

Markdown記法によるプレーンテキストへの切り替え

上記のシステムで変更管理をしやすいように、原稿の制作方法も変更しました。具体的には、Markdown（マークダウン）という記法を使ったテキスト形式で原稿を作成するようにしました。Markdownでは、簡単な記法で文章構造を構築しながら、人間が見やすい形で文章を作成できます。

Markdown導入の利点としては、Gitで変更内容を表示したときに、人間にも変更内容がわかりやすいこと、Phrase TMSに読み込んだときに、HTMLのような複雑なタグがないため翻訳しやすいことなどが挙げられます。なお、Markdownファイルを公開する際には、HTMLファイル形式に変換する必要があります。その際に同チームではHugoというサイトジェネレーターを使用しています。

バージョン管理システム導入のメリット

製品のアジャイル開発を行うと、頻繁に仕様が変更されたり、リリースのタイミングが変更されたり、リリース自体がキャンセルされたりといったことが起こります。とくに頭を悩まされていたのが、リリース時期が変更された結果、要件ごとにリリースのタイミングがずれてしまう問題でした。

この問題への対処に役立つのが、Gitのようなバージョン管理システムが持つ、履歴のブランチ機能を管理できる仕組みです。この仕組みにより、ドキュメントに対して、要件ごとにブランチを分けて変更を入れられます。これを利用すれば、要件ごとにリリース時期の変更やキャンセルが起こっても、ブランチをマージするタイミングをずらしたり、ブランチをキャンセルしたりといった方法で簡単に対応できるため、CMSでの管理に比べて、負担を大きく軽減できます。

もう一つのメリットは、変更履歴が自動的に記録されることで、誰がどのような変更を行ったかを後から確認でき、さらにブランチをマージする前のバージョンに戻すことができる点です。

翻訳管理システムとしてPhrase TMSを採用した理由

サイボウズ株式会社では、数年前から翻訳管理システムとしてPhrase TMSを活用しています。採用の理由としては、サービス自体の価格の安さや、翻訳者にパッケージ版やライセンスの購入を求める必要がないことに加えて、導入当時にMarkdownファイルを扱えるのがPhrase TMSだけだったことが挙げられます。クラウドで全操作が完結し、ワークフローの管理ができることも、同社にとって大きなメリットになっています。

利点

シンプルで効率的なワークフロー

記事作成および翻訳ワークフローの刷新

ワークフロー改善後の記事制作と翻訳のプロセスは、次のようになりました。

日本語記事作成：

• ライターが自分のパソコンで書いた記事を、Gitの仕組みを利用したホスティングサービスGitHubに保存します。記事ファイルはここにすべて保存されます。
• 人間のレビュワーと自動校正機能により、記事のチェックを行います。
• チェックが完了して承認されると、インターネット上に記事が公開されます。

英語／中国語への翻訳フロー：

• GitHubから、翻訳する記事をPhrase TMSに読み込みます。ZIPファイルとして取り込むことで、コンテンツの階層を保持したままプロジェクトを作成できます。
• 翻訳メモリの設定等を行った上で、外注先や社内の翻訳者に翻訳を割り当てます。納品やコメントのやり取りなどは、すべてPhrase TMSのクラウド上で完結します。
• 翻訳・レビューが終わると翻訳結果をエクスポートします。ZIPファイルとしてエクスポートすることで、階層構造を保持できます。
• GitHubにアップロードし、HugoでMarkdownファイルからHTMLを作成してから、インターネット上に記事が公開されます。

Markdownファイルの取り込み時の工夫

チームがMarkdownファイルをHTMLに変換する際、Hugo独自の拡張表記が使用されます。たとえば、{{% note%}}という文字列は、記事が公開されるとブラウザ上で「✓ note」と表示されます。ただし、{{% note %}}という文字列をそのままPhrase TMSにインポートすると、翻訳者に見えてしまいます。

これを防ぐために、「Convert to Phrase TMS」タグ機能を使って、正規表現で定義した文字列をPhrase TMSのタグに自動的に変換しています。これにより、ノートは内容が隠された青いタグとして表示されるため、翻訳者が誤って翻訳してしまうなどの混乱を避けられます。

機械翻訳の実装

サイボウズ株式会社では、現在のところ、ドキュメントサイトの翻訳は人間による翻訳が大部分を占めていますが、中堅・大規模組織向けグループウェア「Garoon」では、機械翻訳を導入しました。

同社が2019年10月にリリースした「Garoon」バージョン5では、製品のアップグレードに伴う新機能の追加により、日本語版のヘルプが大幅に変更されました。日本語で約200万文字の分量があったため、人手による翻訳では、日本語・英語・中国語の同時リリースは不可能でした。そこで、機械翻訳をベースに翻訳者が修正を加えるポストエディット手法を導入することにしました。

機械翻訳エンジンは、有料の機械翻訳サービスを使用しています。Phrase TMSは数多くのエンジンをサポートしているため、その中から使用するエンジンを指定し、Phrase TMSのプラットフォーム内で翻訳に利用できました。コスト削減と作業時間短縮を実現するため、一文字単価ではなく実際の人月費に基づき、翻訳会社にオーダーを依頼しました。

実際の翻訳作業では、以前のバージョンまでの人力翻訳による資産を生かすため、まず翻訳メモリから100%一致するものを確定し、残りの編集されたセグメントに対して機械翻訳を行いました。品質は機械翻訳エンジンの性能に依存しますが、同社はカスタム可能な翻訳エンジンの活用などにより、品質向上に取り組んでいます。