Chizai Corporation ist ein Übersetzungsunternehmen, das sich auf Patentübersetzungen und andere Übersetzungsprojekte im Zusammenhang mit geistigem Eigentum spezialisiert hat. In den 45 Jahren seit seiner Gründung hat das Unternehmen als „umfassender Dienstleister für geistiges Eigentum“ ein breites Spektrum an Dienstleistungen und Produkten mit dem Schwerpunkt Sprachdienstleistungen entwickelt.
In Ergänzung zu den Übersetzungsdienstleistungen erstellt das Unternehmen auch Zeichnungen für Patent- und Geschmacksmusteranmeldungen, führt Patentrecherchen durch, reicht im Auftrag seiner Kunden Anmeldungen aus dem Ausland ein, bietet Übersetzungskurse an und führt Seminare zu Fragen des geistigen Eigentums im Ausland durch. Weitere geschäftliche Aktivitäten haben Unternehmensbeziehungen zu China zum Gegenstand. Auch in Zukunft wird die Chizai Corporation ihre Kunden bei ihrem Wachstum und der Erschließung neuer Geschäftsfelder unterstützen. Gleichzeitig wird sie die sich rasch verändernden Rahmenbedingungen für geistiges Eigentum (IP) in den USA und Europa sowie in Asien beobachten, wo mit einer Expansion in diesem Bereich zu rechnen ist.
DIE HERAUSFORDERUNG
Optimierung eines komplexen manuellen Prozesses
Bevor die Chizai Corporation Phrase TMS einsetzte, stand sie vor zwei großen administrativen Herausforderungen.
Zum einen war es schwierig, nach Abschluss der Übersetzung durch den Übersetzer bei einem Projekt nahtlos zur Korrekturphase überzugehen. Bevor mit dem Korrekturlesen begonnen werden konnte, waren viele administrative Arbeiten zu erledigen – beispielsweise der Ausdruck, ein Datenabgleich sowie die Aktualisierung des Projektstatus in einer Datenbank.
Zum anderen war die Abwicklung des redaktionellen Prozesses, bei dem ein Übersetzer seine Übersetzung nach dem Korrekturlesen noch einmal überarbeitet, kompliziert. Im Rahmen dieses Prozesses wurde der beauftragte Übersetzer telefonisch oder per E-Mail kontaktiert, um eine Überarbeitung anzufordern. Der Übersetzer erhielt dann die geprüfte Datei, und es wurde ein Abgabetermin festgesetzt. Der Übersetzer überarbeitete dann diese Datei und schickte sie zurück an die Chizai Corporation. Das Unternehmen wiederum druckte die korrigierte Datei erneut aus, aktualisierte die zugehörigen Daten sowie den Status der Datei in einer Datenbank. Im nächsten Schritt überprüfte der Korrekturleser die überarbeitete Datei und schickte sie erneut an das Unternehmen zurück, womit der ursprüngliche Einreichungsprozess sich wiederholte. Aufgrund der Komplexität dieses Verfahrens versuchten Projektmanager, eine erneute Texterfassung möglichst zu vermeiden.
Das Korrektorat war mit beträchtlichem Aufwand verbunden, da der Text erst korrekt formatiert werden musste, bevor er mit einem Word-Makro auf fehlende Ziffern geprüft wurde. Die Korrekturen erfolgten handschriftlich auf einer gedruckten Kopie der Übersetzung.
Darüber hinaus musste der Übersetzer beim Abtippen relevante Kommentare im Dokument anhand von Verweisen auf Seiten- und Zeilennummern finden und die eigentliche Korrektur dann anhand einer PDF-Datei durchführen – ein zeitraubender Prozess. In Hinblick auf die Situation wollte die Chizai Corporation eine Zunahme des auszutauschenden Datenvolumens unbedingt vermeiden.
All das änderte sich, als Chie Shibata, ein Mitglied der Translation IT Group des Unternehmens, auf einem Seminar von Phrase TMS hörte. „Da ist es mir klar geworden“, erinnert sich Shibata. „Phrase TMS könnte fast alle diese Probleme lösen!“ Sie überzeugte das Unternehmen dann davon, Phrase TMS ab November 2015 in der Übersetzungsabteilung Englisch-Japanisch einzuführen, die aus zwei Projektmanagern und sechs Übersetzern und Korrekturlesern bestand.
DIE LÖSUNG
Ein leistungsfähiges TMS
Cloud, Workflows und E-Mail-Automatisierung
Mit Phrase TMS können Übersetzer, Korrekturleser und Übersetzungsagenturen Dateien in der Cloud teilen, indem sie einfach Dokumente hochladen. Mit der Workflow-Funktion können Projektmanager Projekte an Übersetzer und Korrekturleser zuweisen. Wenn ein Teammitglied seine Arbeit beendet hat, sendet Phrase TMS automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail an die nächste Person im Workflow.
Die Verwendung dieser Funktionen erlaubt es der Chizai Corporation, im Übersetzungs- und Korrekturprozess auf das Ausdrucken zu verzichten und mit dem Korrekturlesen zu beginnen, sobald die Übersetzungen abgeschlossen sind. Die von Anfang an geplante Integration der Überarbeitungs-Anforderungen in den Workflow ermöglichte es dem Unternehmen auch, den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Zweisprachiger Editor, Kommentare und QA-Checks
Der Editor von Phrase TMS zeigt hochgeladene Dokumente in einem zweisprachigen Layout an, einen Satz nach dem anderen. Damit wird nicht nur den Arbeitsaufwand für Übersetzer vermindert. Es ist auch nicht mehr notwendig, sich bei Fragen und Bearbeitungsschritten auf Seiten- und Zeilennummern zu beziehen. Stattdessen können die Nutzer direkt in Phrase TMS Kommentare zu den Segmenten hinzufügen.
Shibata beriet sich mit dem Phrase TMS-Team über die Vorbereitung von Übersetzungsnotizen, die an Kunden geliefert werden sollten, und das Team hatte die Idee, ein Makro zu erstellen, das Kommentare aus einer von Phrase TMS ausgegebenen Word-Datei sammelt und sie in einer Übersetzungsnotizdatei darstellt. Dadurch gestaltete sich die Auslieferung der fertiggestellten Übersetzungen nochmals einfacher und effizienter.
Die Chizai Corporation hat außerdem ihr Makro zur Überprüfung von Zahlen zugunsten der in den Phrase TMS-Editor eingebauten QA-Checks aufgegeben. Damit kann das Unternehmen auch auf das zeitraubende Formatieren übersetzter Texte vor dem Korrekturlesen verzichten.
STATISTIKEN UND FAKTEN
Chizai Corporation in Zahlen
35 %
weniger Zeitaufwand für das Korrekturlesen
90 %
Verringerung des Zeitaufwands für den Datenaustausch
DIE VORTEILE
Ausweitung der Nutzung von Phrase TMS
Die Korrekturzeit wurde somit um 35 % verkürzt. Darüber hinaus entfällt der Zeitaufwand für den Datenaustausch zwischen Übersetzern, Korrektoren und internen Mitarbeitern nahezu vollständig. Seit der Umstellung beschränkt sich der technische Vorgang auf das Hochladen des Quelldokuments und das Herunterladen der fertigen Übersetzung.
Nach der reibungslosen Einführung von Phrase TMS in der relativ kleinen Englisch-Japanisch-Übersetzungsabteilung des Unternehmens beschloss die Chizai Corporation im April 2018, Phrase TMS auch in der Abteilung für japanisch-englische Übersetzungen zu nutzen.
Herausforderungen und Lösungen beim Ausrollen
In der größeren japanisch-englischen Übersetzungsabteilung verlief die Einführung von Phrase TMS nicht so reibungslos wie erwartet. Ein Grund dafür waren Herausforderungen beim Training. Im Gegensatz zur englisch-japanischen Abteilung, in der es viele erfahrene Nutzer gab, kannten die Übersetzer und Korrektoren der japanisch-englischen Abteilung die Software noch nicht. Die Chizai Corporation teilte diese Nutzerinnen und Nutzer in kleine Gruppen von jeweils etwa drei Personen ein und gab jeder Gruppe eine ausführliche Einführung in Phrase TMS. Das Unternehmen nahm ein Anleitungsvideo auf, das jederzeit abrufbar ist, und hat ein Testprojekt in Phrase TMS eingerichtet.
Als die Anzahl der Projekte zunahm, wurde es für die Projektmanager zu aufwendig, die Einstellungen für jedes neue Projekt manuell zu bestätigen. Um den Aufwand bei der Projekterstellung zu reduzieren und die Schulungen zu vereinfachen, erstellte das Unternehmen außerdem Projektvorlagen.
Dokumentenvorbereitung und -nachbearbeitung
Aufgrund der Vielzahl der Dateiformate und Spezifikationen, die bei Übersetzung aus dem Japanischen ins Englische zu berücksichtigen waren, benötigte die Chizai Corporation Makros, mit denen die Ausgabedateien für jeden Kunden vor- und nachbearbeitet wurden.
Ein weiteres Problem, das bei englischen und japanischen Dokumenten immer wieder auftrat, waren Tabellen und Formeln, die nur als eingebundene Grafiken vorlagen. Der Text in diesen Bildern konnte nicht ohne Änderungen in Phrase TMS importiert werden. Die Lösung bestand darin, für solche Dokumente neue Tabellen und Formeln zu erstellen und diese vor der Übersetzung als Textfelder einzufügen.
Früher hatte die Chizai Corporation auch Makros verwendet, um die Darstellung von Leerzeichen und Tabulatoren in übersetzten Dateien zu korrigieren. Diese Makros sind inzwischen überflüssig. Es wurde eine Regular Expression in der QA-Funktion von Phrase TMS erstellt, die es ermöglicht, Probleme mit Leerzeichen und Tabulatoren selbstständig zu erkennen.
FAZIT
Überlegungen zur weiteren Expansion
Nachdem Chizai Corporation Phrase TMS hinzugefügt hatte, um ihren Übersetzungs Workflow zu optimieren – angesichts der durch die Coronavirus-Pandemie bedingten Zunahme an Remote-Jobs – entschied das Unternehmen ab 2020, Phrase TMS vermehrt zu verwenden, um die Effizienz ihrer Jobs weiter zu steigern.
Zwei Faktoren spielten hierbei eine große Rolle. Einer davon war – wie im vorherigen Abschnitt erwähnt – die Schulung der Nutzer. Sie erhalten nach Möglichkeit eine auf sie zugeschnittene Einzelschulung.
Weiterhin sollten die Projektmanager entlastet werden. Bei einer zunehmenden Anzahl von Übersetzungsprojekten wird es für Projektmanager zunehmend schwerer, alle Einzelschritte – von der Vorbereitung der Quelldokumente bis zur Lieferung der fertigen Übersetzungen – zu steuern. In Hinblick auf diese Herausforderung entschied sich das Unternehmen für die Verwendung von Box.
Erstellen von Projekten durch die Box-Integration
Box ist ein Cloud-Speicherdienst für professionelle Anwender. Es gibt eine Vielzahl solcher Cloud-Speicherdienste, darunter Google Drive, Dropbox und OneDrive. Die Chizai Corporation hat sich wegen der unbegrenzten Kapazität für Box entschieden.
Die Arbeit mit Box hat es dem Unternehmen ermöglicht, dass mehrere Personen parallel daran arbeiten, Informationen über eine Anfrage in eine Datenbank einzugeben, einen Übersetzer zu suchen, das Dokument für die Übersetzung vorzubereiten und es in Phrase TMS hochzuladen.
Da die Teammitglieder außerdem den Cloud-Dienst zum Austausch von Dateien nutzen können, kann der gesamte Prozess von Anfang bis Ende in der Cloud abgewickelt werden. Das Unternehmen schätzt auch die Benachrichtigungsfunktionen von Phrase TMS und Box, mit denen die entsprechenden Teammitglieder automatisch benachrichtigt werden, wenn eine Aufgabe erledigt ist.
Das Bewusstsein der Chizai Corporation für die Herausforderungen, vor denen sie stand, und ihre Offenheit für Lösungen führten sie zu Phrase TMS, das dem Unternehmen half, neue Methoden einzuführen und Probleme zu lösen. Die Chizai Corporation ist davon überzeugt, dass ihr Fachwissen und ihr vorausschauendes Denken in Verbindung mit dem Komfort und den fortschrittlichen Funktionen von Phrase TMS zu einer weiteren Entwicklung in dieser sich ständig verändernden globalen Ära führen werden.
Phrase TMS ist selbst für Anfänger einfach zu bedienen: Wenn man auf eine Schaltfläche klickt, weiß man bereits, was passieren wird. Bislang war die Kommunikation mit Übersetzern und Korrektoren für uns immer problematisch. Durch den Datenaustausch in der Cloud ist für uns nun ein Traum in Erfüllung gegangen. Dank Phrase TMS verkürzt sich die Zeit für das Korrekturlesen um etwa ein Drittel, und die Notwendigkeit, Daten zwischen den Teammitgliedern auszutauschen, entfällt praktisch komplett. Auch schätzen wir die schnelle Reaktionszeit und die attraktive Preisgestaltung.
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