Fundierte Entscheidungen für das Gesundheitswesen in aller Welt ermöglichen

Herausforderung

Der Umfang

Cochrane übersetzt aus dem Englischen in 15 Sprachen und arbeitet mit einem Netzwerk von mehr als 1.000 Übersetzern zusammen – dies sind meist Freiwillige aus dem Gesundheitswesen. Fünfzehn regionale Teams verwalten die Übersetzer und die Arbeitsabläufe für deren Sprachen. So koordiniert zum Beispiel Cochrane China die Übersetzungen in vereinfachtes Chinesisch. Cochrane veröffentlicht jeden Monat etwa 100 neue und aktualisierte Forschungsartikel zu Gesundheitsthemen. Übersetzt werden vor allem Zusammenfassungen dieser Artikel. Artikel werden in einem XML-basierten Format in der internen Datenbank von Cochrane gespeichert. Jedes Team wählt Gesundheitsthemen aus, die für den regionalen Kontext die höchste Relevanz haben. Insgesamt übersetzen sie pro Monat bis zu 1.000 Zusammenfassungen in 15 Sprachen, was etwa 1 Million Wörtern entspricht. Sie übersetzen auch die Website cochrane.org, die auf dem Content Management System (CMS) Drupal basiert.

Cochrane ist weder Einkäufer von Übersetzungsdienstleistungen im klassischen Sinne noch Sprachdienstleister (LSP) und insofern kein typischer Akteur in der Übersetzungsbranche. Aufgrund der besonderen Ausgangslage bei Cochrane kommt es besonders darauf an, dass das Übersetzungssystem, der Editor, die Arbeitsabläufe und Benachrichtigungen intuitiv nutzbar sind und die Anwender unterstützen. Und es ist auch wichtig, dass die Übersetzer eine einfache Möglichkeit haben, unmissverständlich Feedback zu geben.

Da die Kapazitäten der Teams begrenzt sind, konzentrieren sie sich auf die Gesundheitsthemen, die in der jeweiligen Region am wichtigsten sind. Dabei unterscheiden sich die Prioritäten in verschiedenen Teilen der Welt natürlich. So ist beispielsweise Malaria in einigen Regionen häufiger als in anderen. Daher sollen grundsätzlich alle Originalinhalte für alle Sprachteams zugänglich sein, was aber nicht bedeutet, dass diese Inhalte auch alle übersetzt werden. Dementsprechend bleiben viele Inhalte in Phrase TMS für eine lange Zeit unübersetzt oder bis zur automatischen Löschung nach 12 Monaten liegen.

„Wir verbrauchen unser Wortkontingent in  Phrase TMS, ohne dass wir wirklich alles übersetzen, wofür wir bezahlen, denn wir wissen nicht schon vorher, welches Sprachteam was übersetzen wird. Wir möchten sicherstellen, dass unsere Teams jene Gesundheitsthemen auswählen und übersetzen können, die für ihre lokalen Zielgruppen am wichtigsten sind. Aber derartige Entscheidungen können nicht ohne weiteres automatisiert werden.“

– Juliane Ried, Multi-language Program Manager bei Cochrane

Weitere Herausforderungen:

• Während einige Freiwillige viel und regelmäßig übersetzen, übersetzen andere wenig und brauchen länger, um die zugeordneten Übersetzungen zu erledigen.
• Die für Cochrane zu übersetzenden Inhalte sind oft sehr spezifisch, und selbst professionelle Übersetzer, die auf Gesundheitsthemen spezialisiert sind, benötigen Schulungen, um sie korrekt übersetzen zu können.
• Übersetzer müssen das vollständige Dokument in der richtigen Reihenfolge sehen – nicht nur aus dem Zusammenhang gerissene Segmente – und auf in diesem Kontext relevante Dokumente zugreifen können.
• Da die Übersetzungen dezentralisiert erstellt und nach Sprachregion verwaltet werden, müssen die Berechtigungen für Übersetzer und Projektmanager auf Sprachebene eingeschränkt werden. So soll beispielsweise ein französischer Projektmanager keinen Zugriff auf thailändische Inhalte und Benutzer haben.

Lösung

Eine voll ausgestattete, kostenlose Lösung – Phrase TMS

Cochrane benötigt offensichtlich ein besonders flexibles Übersetzungsmanagementsystem. Hier kommt Phrase TMS ins Spiel. Cochrane nutzt die Integrations- und Automatisierungsfunktionen von  Phrase TMS konsequent zur Optimierung seiner Übersetzungsabläufe. Nach 6 Wochen Entwicklung hat Cochrane auf der Grundlage des API-Setups der vorher verwendeten Lösung drei Integrationen konfiguriert.

Integration von Forschungsartikeln

Im Hinblick auf das Übersetzungsvolumen stellen Forschungsartikel die größte Herausforderung dar. Bei Cochrane sind die interne Datenbank und  Phrase TMS über ein REST-API verbunden. Wenn ein neuer Artikel in englischer Sprache veröffentlicht oder aktualisiert wird, werden automatisch XML-Quelldateien für jede Region an  Phrase TMS gesendet. Für jede Sprache wird ein Projekt erstellt. Der Zugriff auf diese Projekte wird über die Business-Unit-Funktion eingeschränkt, so dass Projektmanager nur die Projekte für ihre eigene Sprache sehen. Cochrane verwendet  Phrase TMS-Projektvorlagen, in denen festgelegt ist, welche Abschnitte der Artikel für welche Region übersetzt werden sollen. Sie spezifizieren auch den XSL-Kontext und nutzen andere Funktionen der Projektvorlagen. Um die übersetzten Artikel wieder in das System zu übertragen, werden mit Webhooks Änderungen des Jobstatus geprüft. Wenn Jobs im letzten Arbeitsschritt abgeschlossen werden, werden sie an die interne Datenbank zurückgesendet und automatisch publiziert.

Cochrane.org Website-Integration

Die Website-Integration ähnelt der Konfiguration für Forschungsartikel. Cochrane nutzt eine REST-API-Verbindung zwischen dem CMS Drupal und  Phrase TMS, die auf XML- und JSON-Dateien basiert.

Es wurde außerdem eine angepasste Funktion für Web-Editoren geschaffen, mit der Quelldateien für alle oder ausgewählte Sprachen an  Phrase TMS gesendet werden können, wenn in Drupal neue englischsprachige Seiten veröffentlicht oder veröffentlichte Seiten aktualisiert werden. Auch hier werden Jobs sprachabhängig vergeben, und wiederum werden mit Hilfe von Webhooks Änderungen am Jobstatus erkannt, um abgeschlossene Übersetzungen abrufen zu können.

User-Integration

Alle bei Cochrane Mitwirkenden verfügen über Cochrane-Accounts, die sie für alle Aktivitäten in unterschiedlichen Anwendungen verwenden. Cochrane hat eine API-Verbindung zur internen Datenbank mit Single-Sign-On-Technologie eingerichtet. Es gibt auch einen eigenen Login, der es Usern ermöglicht, sich bei  Phrase TMS mit ihrem Cochrane-Account anzumelden. Bei der Erstellung des  Phrase TMS Benutzerkontos werden Rollen und Sprachen auf der Grundlage der im Cochrane-Account hinterlegten Daten zugewiesen und aktualisiert.

Maschinelle Übersetzung

Alle Sprachteams haben im Rahmen ihrer Workflows Zugriff auf maschinelle Übersetzung (MT). Cochrane verwendet für alle von dieser Engine unterstützten Sprachen DeepL und Google Translate für andere Sprachen. Auch die Option, trainierbare Engines zu verwenden oder Google Translate durch andere MT-Engines zu ersetzen, wird in Betracht gezogen. Bei einigen Zielsprachen wird stets die maschinell erstellte Vorübersetzung als Ausgangspunkt verwendet. Bei anderen Sprachen können die Freiwilligen selber entscheiden, ob sie diese verwenden wollen. Cochrane veröffentlicht grundsätzlich keine unbearbeiteten maschinell erstellten Übersetzungen, da die inhaltliche Richtigkeit der Übersetzungen von zentraler Bedeutung ist – falsche Übersetzungen würden falsche Informationen zu Gesundheitsthemen vermitteln.

Vorteile

Geringere Arbeitsbelastung für Projektmanager*innen

 Phrase TMS ermöglicht Cochrane eine vollautomatische Datenverarbeitung, da ein manueller Versand von Dokumenten durch Projektmanager oder Übersetzer nicht mehr erforderlich ist. Dies ist in Hinblick auf den beträchtlichen Umfang der zu übersetzenden Inhalte von Vorteil und reduziert die Belastung der Projektmanager. Weiterhin gibt es viel weniger Probleme bei der Formatierung und Verarbeitung von Daten. Da  Phrase TMS eine Cloud-basierte Lösung ist, können Projektmanager und Übersetzer die meiste Zeit innerhalb eines Systems arbeiten, das sie nur selten verlassen müssen. Insgesamt beschleunigt  Phrase TMS den Übersetzungsprozess durch die Nutzung moderner Technologien: Translation Memorys, maschinelle Übersetzung und automatische Datenverarbeitung. So kann Cochrane mehr und schneller übersetzen als je zuvor.