Dank Phrase TMS konnte der Zeitaufwand für die Vor- und Nachbereitung von Übersetzungsprojekten um 50% reduziert werden

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Die FUJIFILM Business Innovation Corp. wurde im Jahr 1962 als Fuji Xerox gegründet. In den folgenden Jahren brachte sie mit dem Fotokopieren auf der Grundlage der Xerografie-Technologie eine technische Innovation in die Büros und etablierte das revolutionäre Geschäftsmodell, der Welt Kopieren als Dienstleistung anzubieten. Durch verschiedene Produkte und Dienstleistungen (darunter Office-Lösungen, Grafikkommunikation und Geschäftslösungen) stärkt das Unternehmen die Präsenz der weltweit geschätzten Marke FUJIFILM und unterstützt gleichzeitig die Wertschöpfung bei Kunden im asiatisch-pazifischen Raum und auf der ganzen Welt.

Herausforderung

Lokalisierung der Benutzungsoberfläche von Produkten

Das UI-Lokalisierungsteam der FUJIFILM Business Innovation Corp. besteht aus zwei Übersetzungsprojektmanagern und vier Übersetzern. Sie übersetzen hauptsächlich die Nachrichten, die in der Benutzeroberfläche der Softwareprodukte und Anwendungen des Unternehmens angezeigt werden. Die Übersetzungen aus dem Japanischen ins Englische werden teilweise intern durchgeführt. Andere Übersetzung werden durch das assoziierte Unternehmen FUJIFILM Business Innovation Asia Pacific Pte. Ltd. bearbeitet. Ltd.

Im Rahmen dieser Struktur sind die Produkte der FUJIFILM Business Innovation Corp. in zahlreichen Sprachen erhältlich: Japanisch, Englisch, vereinfachtes Chinesisch, traditionelles Chinesisch, Koreanisch, Vietnamesisch, Indonesisch, Thailändisch, Französisch, Italienisch, Deutsch und Spanisch. Die lokalisierten Produkte und Dienstleistungen werden in Länder und Regionen im asiatisch-pazifischen Raum und in Europa angeboten.

Technische Probleme vor der Implementierung von Phrase TMS

Bei der FUJIFILM Business Innovation Corp. wurde ursprünglich das Übersetzungsmanagementsystem (TMS) eines anderen Unternehmens verwendet.

Damals war insbesondere die Vorbereitung der Übersetzungsaufträge durch die Projektmanager aufwändig und kompliziert. So war es unter anderem erforderlich, vor dem Beginn der Übersetzungsarbeiten den erforderlichen Arbeitsablauf sorgfältig zu konzipieren. Dabei waren für jeden Arbeitsablauf andere Herangehensweisen erforderlich.

Da die in den Softwareprodukten verwendeten Texte Bestandteil des Quelltexts der jeweiligen Programmiersprache sind, müssen je nach Produktdesign verschiedene Formate unterstützt werden. Insbesondere bestand die Notwendigkeit, bei der erstmaligen Verarbeitung eines bestimmten Formats spezifische Kodierungs- und Dekodierungswerkzeuge zu entwickeln, damit das Übersetzungssystem die entsprechenden Dateien verarbeiten konnte.

Unabhängig vom Umfang der ausgelagerten Übersetzungsaufgaben litt die Effizienz, da der Zeitaufwand für die Vor- und Nachbereitung der Dateien beträchtlich war.

Um dieses Problem zu beheben und die Arbeitsabläufe zu rationalisieren, suchte das Unternehmen nach einer Alternative zu dem bislang verwendeten Übersetzungsmanagementsystem.

Lösung

Wechsel zu einem skalierbaren Übersetzungsmanagementsystem

Bei der FUJIFILM Business Innovation Corp. wurden durch den Einsatz von Phrase TMS die problematischen Vor- und Nachbearbeitungs-Workflows vereinfacht.

Da Phrase TMS eine Vielzahl von Dateiformaten unterstützt, war es nicht mehr erforderlich, einen Entwickler für die Entwicklung von Codierungs- und Decodierungstools in Anspruch zu nehmen. Daraus ergibt sich ein reduzierter Zeit- und Personalaufwand. Die FUJIFILM Business Innovation Corp. konnte auf diese Weise die Zahl der Arbeitsstunden, die bei der Projekterstellung anfallen, wenn erstmals ein neues Dateiformat verarbeitet wird, um 50 % reduzieren.

Und da eine in Phrase TMS bearbeitete Datei nach der Übersetzung nun direkt in den Quellcode übernommen werden kann, hat sich auch der Zeitaufwand für das Management der Übersetzungsprojekte reduziert. Sowohl der Zeitaufwand, der erforderlich war, um den Ausgangstext von der Produktentwicklungsabteilung zu erhalten und mit der Übersetzung zu beginnen als auch der Zeitrahmen für den Abschluss der Übersetzung und die Auslieferung der übersetzten Texte an den Kunden konnte um etwa 50 % reduziert werden.

Da Phrase verschiedenste Dateiformate unterstützt, konnten wir im Gegensatz zum vorherigen Translation-Management-System (bei dem Enkodierungs-/Dekodierungs-Tools erforderlich waren) den Prozess deutlich straffen. Bei Projekten, bei denen ein bestimmtes Dateiformat erstmals verarbeitet werden muss, sparen wir nun etwa 50% der Vorbereitungszeit. Und da fertig übersetzte Dateien unverändert in den Quellcode übernommen werden können, sparen wir außerdem noch einmal etwa 50% des Zeitaufwands für die Nachbereitung. Zu den weiteren Vorteilen dieser Lösung gehören die besonders einfache Benutzeroberfläche und die Tatsache, dass wir keine eigenen Server einrichten und warten müssen, da alles in der Cloud abgewickelt wird.

Ryoko Sato

Project Manager of UI Localization Team

Vorteile

Der Umfang der erforderlichen Vor- und Nachbearbeitung konnte um etwa 50 % reduziert werden.

Bei der FUJIFILM Business Innovation Corp. wurden durch den Einsatz von Phrase TMS die problematischen Vor- und Nachbearbeitungs-Workflows vereinfacht.

Da Phrase TMS eine Vielzahl von Dateiformaten unterstützt, war es nicht mehr erforderlich, einen Entwickler für die Entwicklung von Codierungs- und Decodierungstools in Anspruch zu nehmen. Daraus ergibt sich ein reduzierter Zeit- und Personalaufwand. Die FUJIFILM Business Innovation Corp. konnte auf diese Weise die Zahl der Arbeitsstunden, die bei der Projekterstellung anfallen, wenn erstmals ein neues Dateiformat verarbeitet wird, um 50 % reduzieren.

Und da eine in Phrase TMS bearbeitete Datei nach der Übersetzung nun direkt in den Quellcode übernommen werden kann, hat sich auch der Zeitaufwand für das Management der Übersetzungsprojekte reduziert. Sowohl der Zeitaufwand, der erforderlich war, um den Ausgangstext von der Produktentwicklungsabteilung zu erhalten und mit der Übersetzung zu beginnen als auch der Zeitrahmen für den Abschluss der Übersetzung und die Auslieferung der übersetzten Texte an den Kunden konnte um etwa 50 % reduziert werden.

Schnellere Projekterstellung bei gleichzeitiger Unterstützung des agilen Entwicklungsprozesses

Bei der FUJIFILM Business Innovation Corp. wurde für die Entwicklung von Produkt-Benutzeroberflächen ein agiler Entwicklungsansatz implementiert.

Früher erfolgte die Übersetzung der Texte nach Abschluss der Produktentwicklung. Mit der Implementierung des agilen Entwicklungsprozesses wechselte die FUJIFILM Business Innovation Corp. zu einem Workflow, bei dem die Übersetzung – abgeglichen mit dem Fortschritt der Produktentwicklung und ggf. erforderlichen Designänderungen – als kontinuierlicher Prozess erfolgt.

Um bestimmten Anforderungen gerecht zu werden, müssen in einem Übersetzungssystem oft Projekte erstellt werden. Da beim vorher verwendeten Übersetzungssystem ein beträchtlicher Zeitaufwand für die Konvertierung vor und nach der eigentlichen Übersetzung nicht vermeidbar war, stieg der Arbeitsaufwand proportional zur Anzahl der Projekte.

Nach der Implementierung von Phrase TMS entfiel die Notwendigkeit der Konvertierung vor und nach der Übersetzung nahezu vollständig. Seitdem können Übersetzungsanfragen deutlich schneller bearbeitet werden. Die agile Produktentwicklung wird hierdurch konsequent und nahtlos unterstützt.

Kurze Einarbeitungszeiten für das neue TMS

Die Übersetzungsmanager der FUJIFILM Business Innovation Corp. machten sich mit den Funktionen von Phrase TMS vertraut und konnten die neue Lösung innerhalb eines Monats für konkrete Projekte und Aufträge verwenden. Außerdem wandten sie sich in den ersten Monaten an den Support von Phrase TMS, um Fragen und Probleme zeitnah zu klären.

Die Übersetzer lernten den Umgang mit dem neuen System in etwa einer Woche. Da der Phrase TMS Editor eine universelle Benutzeroberfläche mit intuitiven Steuerelementen hat, konnten die Übersetzer die relevanten Elemente nach kürzester Zeit verwenden, ohne immer wieder die Bedienungsanleitung heranziehen zu müssen. Inzwischen nutzen sie auch die für Projekte erforderlichen Translation Memorys und Terminologiedatenbanken innerhalb von Phrase TMS, um die Effizienz und die Qualität der erstellen Übersetzungen zu verbessern.

Leicht nachvollziehbare Datenverarbeitung

Da die Benutzungsoberfläche von Phrase TMS leicht verständlich ist, erschließen sich dem Anwender die zum sofortigen Loslegen erforderlichen Einstellungen auch ohne vorherige Schulung. Daher konnte bei der FUJIFILM Business Innovation Corp. der optimale Workflow konzipiert werden, indem verschiedene Funktionen und Einstellungen im Rahmen von Tests mit Beispieldaten erprobt wurden.

Ein weiterer großer Vorteil für die FUJIFILM Business Innovation Corp. ergibt sich daraus, dass Phrase TMS Cloud-basiert ist. Somit entfällt der Aufwand für Einrichtung und Wartung eines internen TMS-Servers.

„Für eine Organisation wie die FUJIFILM Business Innovation Corp. – ein weltweit tätiges Großunternehmen, bei dem unter Berücksichtigung der Zulieferer mehr als 37.000 Mitarbeiter tätig sind und ein Jahresumsatz von 850 Milliarden Yen erwirtschaftet wird – ist es unerlässlich, ständig nach Ansätzen zu suchen, mit denen Prozesse effizienter gestaltet und Umsätze gesteigert werden können.

Durch die Verwendung einer besonders effizienten und praxistauglichen Lösung wie Phrase TMS können wir unsere Ressourcen für wichtige Aufgaben und kommende Herausforderungen nutzen. So bleiben wir auch in Zukunft agil.“

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