La misión de Cybozu, Inc. es «crear una sociedad en la que el trabajo en equipo prima ante todo». Además de desarrollar y vender software colaborativo basado en la nube que promueve el intercambio de información y la comunicación de los equipos, también participa en proyectos como la formación sobre trabajo en equipo para empresas y organizaciones.
DESAFÍO
De un proceso manual a un flujo de trabajo ágil y automatizado
El equipo de comunicaciones técnicas de Cybozu, Inc. es responsable del diseño del texto de la interfaz de usuario de sus productos, de crear documentos como las páginas de ayuda y notas de la versión, además de la traducción y localización de todo lo anterior. Hasta ahora, el equipo utilizaba un sistema de gestión de contenidos (CMS) para crear documentos en japonés y traducirlos al inglés y al chino, así como para gestionar el sitio web.
Durante el proceso de traducción, cada vez que se actualizaba un artículo, se entregaba como un archivo PDF, y el autor del artículo resaltaba manualmente los cambios y los devolvía al traductor. El traductor abría los archivos recibidos uno a uno, comprobaba las partes resaltadas y volvía a traducir las secciones actualizadas desde sus ordenadores.
Añadían manualmente esos cambios de nuevo al CMS y los convertían a HTML. Dicho de otra manera, si había 20 páginas de actualizaciones, debían entregar 20 archivos PDF y realizar una enorme cantidad de trabajo manual. Esto provocaba omisiones frecuentes: no resaltar los cambios o pasar por alto cambios debido al trabajo manual necesario.
Adaptación al desarrollo ágil
Cybozu, Inc. comenzó a introducir el desarrollo ágil como nuevo método de desarrollo de productos de software. El desarrollo ágil es un método de desarrollo rápido que consiste en repetir un ciclo de desarrollo corto varias veces y realizar cambios de forma flexible según la situación, independientemente de las especificaciones iniciales.
Quedó claro que crear y traducir documentos a tiempo con este nuevo ciclo de desarrollo acelerado no iba a ser posible con el proceso manual que tenían antes. Por lo tanto, el equipo de comunicación técnica decidió renovar en gran medida la base del sitio de documentación.
SOLUCIÓN
Phrase: la solución integral
Gestión de versiones con Git y gestión de cambios incrementales con Phrase TMS
El equipo quería que el sistema gestionara los cambios incrementales para agilizar el proceso de creación. Primero, decidimos gestionar el contenido desde Git. Esto permitía el versionado del contenido y facilitaba la respuesta a los cambios frecuentes en las especificaciones. Además, al utilizar Phrase TMS para la traducción, los cambios en el texto fuente se mostraban automáticamente en Phrase TMS.
Un texto plano gracias a la notación Markdown
Con el sistema anterior, Cybozu, Inc. también cambió el método de creación de manuscritos para permitir una gestión más sencilla de los cambios incrementales. Específicamente, se hizo posible crear manuscritos con texto plano utilizando la notación Markdown. Markdown te permite crear texto en un formato fácilmente legible para los humanos mientras construyes estructuras de oraciones con notaciones simples.
Las ventajas de la implementación de Markdown son que es más fácil para los humanos ver los cambios incrementales de Git, y que es más fácil traducirlos al cargarlos en Phrase TMS porque no hay etiquetas complejas para HTML. Ten en cuenta que cuando publicas un archivo de Markdown, debes convertirlo al formato HTML. El equipo utiliza para esto un generador de sitios llamado Hugo.
Las ventajas de implementar un sistema de control de versiones
El desarrollo ágil de productos puede implicar cambios frecuentes en las especificaciones, cambios en el calendario de lanzamientos e incluso la cancelación del mismo. Uno de los inconvenientes que experimentó Cybozu, Inc. fue que el tiempo de lanzamiento iba variando para cada requisito cada vez que se modificaban los tiempos de lanzamiento.
La función de gestionar las ramas en el historial, que posee un sistema de control de versiones igual que Git, es útil para abordar este problema. Con este mecanismo, los cambios pueden implementarse en ramas según se requiera directamente en los propios documentos. Utilizando esto, incluso cuando hay cambios o cancelaciones en el calendario de lanzamiento por requisito, se pueden ajustar fácilmente los tiempos de fusión de ramas y cancelar ramas, reduciendo así drásticamente la carga de trabajo en comparación con la gestión mediante CMS.
Otra ventaja es poder consultar quién realizó cada cambio a posteriori mediante el registro automático del historial de cambios y la capacidad de volver a versiones previas a la fusión de ramas.
Por qué hacer de Phrase TMS tu sistema de gestión de traducciones
En Cybozu, Inc. hemos estado utilizando Phrase TMS como sistema de gestión de traducciones durante varios años. Lo adoptamos debido al bajo precio del servicio en sí, a que no es necesario pedir a los traductores que compren paquetes o licencias, a que Phrase TMS por sí solo ya era capaz de trabajar con archivos Markdown desde el momento de su implementación. También supone un beneficio significativo para la empresa que Phrase TMS funcione totalmente en la nube y se capaz de gestionar flujos de trabajo.
BENEFICIOS
Flujos de trabajo sencillos y eficientes
Renovación de los flujos de trabajo de creación y traducción de artículos
El proceso de creación y traducción de artículos tras las mejoras en los flujos de trabajo es ahora el siguiente:
Creación de artículos en japonés:
- Los artículos escritos por los redactores se guardan desde sus ordenadores en GitHub, un servicio de alojamiento que utiliza el mecanismo de Git. Todos los archivos de los artículos se almacenan aquí.
- Entonces, unos revisores humanos, además de unas funciones de calibración automática, comprobarán cómo están los artículos.
- Una vez completada y aprobada esta comprobación, el artículo se publica en Internet.
Traducción al inglés/chino:
- Desde GitHub, se carga el artículo que se va a traducir en Phrase TMS. Al importarlo como un archivo ZIP, se puede crear un proyecto manteniendo el nivel de los flujos de trabajo del contenido.
- Tras establecer la configuración de la memoria de traducción y de los demás recursos, se asigna la traducción al subcontratista o al traductor interno. Todas las entregas y comentarios se completan en la nube de Phrase TMS.
- Después de la traducción y la revisión, se exportan los resultados de la traducción. Puedes preservar el nivel de flujo de trabajo exportándolo como un archivo ZIP.
- Cárgalo en GitHub, crea un HTML a partir del archivo Markdown en Hugo y, a continuación, publica el artículo en internet.
Trucos para importar archivos Markdown
Cuando el equipo convierte archivos Markdown a HTML, se utiliza la notación de extensión patentada de Hugo. Por ejemplo, la cadena {{% note%}} se muestra en el navegador como “✓ note” cuando se publica el artículo. Sin embargo, si lo importas directamente a Phrase TMS, la cadena {{% note %}} será visible para el traductor.
Para evitar esto, se utiliza la función de etiquetas «Convertir a Phrase TMS» para convertir automáticamente las strings definidas con expresiones regulares en etiquetas de Phrase TMS. Esto garantiza que la nota se muestre como una etiqueta azul con su contenido oculto para evitar confusiones en caso de que el traductor traduzca la nota accidentalmente.
Implementación de traducción automática
Actualmente, la traducción humana constituye la mayor parte de la traducción de los sitios de documentos en Cybozu, Inc., pero hemos introducido la traducción automática en «Garoon», un software de grupo para organizaciones de mediana y gran escala.
La versión 5 de Garoon, lanzada por la empresa en octubre de 2019, incluye la incorporación de nuevas funciones asociadas con la actualización del producto, lo que modifica en gran medida la versión japonesa de la asistencia. Debido a que había alrededor de 2 millones de caracteres en japonés, sería imposible publicar las versiones en japonés, inglés y chino simultáneamente con traducción humana. Por lo tanto, decidimos introducir un método de posedición en el que los traductores realizaban modificaciones en la traducción automática.
El motor de traducción automática utiliza un servicio de traducción automática de pago. Dado que Phrase TMS es compatible con muchos motores, pudimos especificar qué motores usar y emplearlos para la traducción dentro de la plataforma de Phrase TMS. Con el fin de reducir costes y acortar los tiempos de trabajo, realizamos un pedido a una empresa de traducción en base a los costes reales por persona y mes, en lugar de usar el precio unitario por carácter.
En el proceso de traducción real, para aprovechar los recursos de traducción humana empleados hasta la versión anterior, primero determinamos las concordancias del 100 % de la memoria de traducción y, a continuación, utilizamos la traducción automática en los segmentos editados restantes. Aunque la calidad depende del rendimiento del motor de traducción automática, la empresa trabaja para mejorar la calidad mediante el uso de un motor de traducción personalizable.
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