La misión de Cybozu, Inc. es “crear una sociedad rebosante de trabajo en equipo”. Además de desarrollar y vender software colaborativo basado en la nube que promueve el intercambio de información y la comunicación en equipo, también participa en proyectos como la formación en trabajo en equipo para empresas y organizaciones.
DESAFÍO
Transición de un proceso manual a un flujo de trabajo ágil y automatizado
El equipo de Comunicaciones Técnicas de Cybozu, Inc. es responsable del diseño del texto de la interfaz de usuario en los productos, de crear documentos como sitios de ayuda y notas de la versión, y de la traducción y localización de los mismos. Hasta ahora, el equipo utilizaba un sistema de gestión de contenidos (CMS) para crear documentos en japonés y traducirlos al inglés y al chino, así como para gestionar el sitio web.
Durante el proceso de traducción, cada vez que se actualizaba un artículo, se entregaba como un archivo PDF, y el autor del artículo resaltaba manualmente los cambios y los devolvía al traductor. El traductor abría los archivos recibidos uno por uno, comprobaba las áreas resaltadas y volvía a traducir las secciones actualizadas en sus computadoras.
Añadían manualmente esos cambios de nuevo al CMS y los convertían a HTML. In other words, si había 20 páginas de actualizaciones, debían proporcionar 20 archivos PDF y realizar una enorme cantidad de trabajo manual. Esto provocaba omisiones frecuentes: no resaltar los cambios o pasar por alto cambios debido al trabajo manual necesario.
Alineación con el desarrollo ágil
Cybozu, Inc. comenzó a introducir el desarrollo ágil como un nuevo método de desarrollo de productos de software. El desarrollo ágil es un método de desarrollo rápido que consiste en repetir un ciclo de desarrollo corto varias veces y realizar cambios de forma flexible según la situación, independientemente de las especificaciones iniciales.
Quedó claro que crear y traducir documentos a tiempo con este ciclo de desarrollo acelerado no sería posible con el proceso manual anterior. Por lo tanto, el equipo de comunicaciones técnicas decidió renovar significativamente la base del sitio de documentación.
SOLUCIÓN
Phrase: la solución integral
Gestión de versiones con Git y gestión de cambios incrementales con Phrase TMS
El equipo quería que el sistema gestionara los cambios incrementales para agilizar el proceso de creación. Primero, decidimos gestionar el contenido en Git. Esto permite el versionado del contenido y facilita la respuesta a cambios frecuentes en las especificaciones. Además, al utilizar Phrase TMS para la traducción, los cambios en el texto fuente se mostraban automáticamente en Phrase TMS.
Cambio a texto plano mediante notación Markdown
Con el sistema anterior, Cybozu, Inc. también cambió el método de creación de manuscritos para permitir una gestión más sencilla de los cambios incrementales. Específicamente, se hizo posible crear manuscritos en texto plano utilizando la notación Markdown. Markdown te permite crear texto en un formato fácilmente legible para los humanos mientras construyes estructuras de oraciones con notaciones simples.
Las ventajas de la implementación de Markdown son que es más fácil para los humanos ver los cambios incrementales en Git, y que es más fácil traducirlos al cargarlos en Phrase TMS porque no hay etiquetas complejas como HTML. Ten en cuenta que cuando publicas un archivo Markdown, debes convertirlo al formato HTML. El equipo utiliza entonces un generador de sitios llamado Hugo.
Beneficios de implementar un sistema de control de versiones
El desarrollo ágil de productos puede implicar cambios frecuentes en las especificaciones, cambios en el calendario de lanzamiento y la cancelación del propio lanzamiento. Uno de los inconvenientes que experimentó Cybozu, Inc. fue que el tiempo de lanzamiento variaba para cada requisito cuando se modificaban los tiempos de lanzamiento.
La función de gestionar la bifurcación del historial, que posee un sistema de control de versiones como Git, es útil para abordar este problema. Con este mecanismo, los cambios pueden implementarse en ramas por requisito directamente en los documentos. Utilizando esto, incluso cuando hay cambios o cancelaciones en el calendario de lanzamiento por requisito, se pueden ajustar fácilmente los tiempos de fusión de ramas y cancelar ramas, reduciendo así drásticamente la carga de trabajo en comparación con la gestión mediante CMS.
Otra ventaja es poder consultar quién realizó qué tipo de cambios a posteriori mediante el registro automático del historial de cambios y la capacidad de revertir a versiones anteriores a la fusión de ramas.
Razones para adoptar Phrase TMS como sistema de gestión de la traducción
En Cybozu, Inc. hemos estado utilizando Phrase TMS como sistema de gestión de la traducción durante varios años. Lo adoptamos debido al bajo precio del servicio en sí, a que no es necesario pedir a los traductores que compren paquetes o licencias, así como al hecho de que Phrase TMS por sí solo manejaba archivos Markdown en el momento de su implementación. También es un beneficio significativo para la empresa que Phrase TMS sea totalmente operativo en la nube y pueda gestionar flujos de trabajo.
BENEFICIOS
Flujos de trabajo sencillos y eficientes
Renovación de los flujos de trabajo de creación y traducción de artículos
El proceso de creación y traducción de artículos tras las mejoras en los flujos de trabajo es ahora el siguiente:
Creación de artículos en japonés:
- Guarda los artículos escritos por los redactores en sus computadoras en GitHub, un servicio de alojamiento que utiliza el mecanismo de Git. Todos los archivos de los artículos se almacenan aquí.
- Revisores humanos y funciones de calibración automática comprueban los artículos.
- Una vez completada y aprobada la comprobación, el artículo se publica en Internet.
Traducción al inglés/chino:
- Desde GitHub, carga el artículo que se va a traducir en Phrase TMS. Al importarlo como un archivo ZIP, puedes crear un proyecto manteniendo el nivel de los flujos de trabajo del contenido.
- Tras establecer la configuración para la memoria de traducción y otros activos, asigna la traducción al subcontratista o al traductor interno. Todas las entregas y comentarios se completan en la nube de Phrase TMS.
- Después de la traducción y la revisión, se exportan los resultados de la traducción. Puedes preservar el nivel de flujo de trabajo exportándolo como un archivo ZIP.
- Cárgalo en GitHub, crea un HTML a partir del archivo Markdown en Hugo y, a continuación, publica el artículo en Internet.
Trucos para importar archivos Markdown
Cuando el equipo convierte archivos Markdown a HTML, se utiliza la notación de extensión patentada de Hugo. Por ejemplo, la cadena {{% note%}} se muestra en el navegador como “✓ note” cuando se publica el artículo. Sin embargo, si lo importas directamente a Phrase TMS, la cadena {{% note %}} será visible para el traductor.
Para evitar esto, se utiliza la función de etiquetas «Convertir a Phrase TMS» para convertir automáticamente las cadenas definidas en expresiones regulares en etiquetas de Phrase TMS. Esto garantiza que la nota se muestre como una etiqueta azul con su contenido oculto para evitar confusiones en caso de que el traductor traduzca la nota accidentalmente.
Implementación de la traducción automática
Actualmente, la traducción humana constituye la mayor parte de la traducción de los sitios de documentos en Cybozu, Inc., pero hemos introducido la traducción automática en «Garoon», un software de grupo para organizaciones de mediana y gran escala.
La versión 5 de Garoon, lanzada por la empresa en octubre de 2019, incluye la incorporación de nuevas funciones asociadas con la actualización del producto, lo que modifica en gran medida la versión japonesa de la Ayuda. Debido a que había alrededor de 2 millones de caracteres en japonés, sería imposible publicar las versiones en japonés, inglés y chino simultáneamente con traducción humana. Por lo tanto, decidimos introducir un método de posedición en el que los traductores realizaban modificaciones en la traducción automática.
El motor de traducción automática utiliza un servicio de traducción automática de pago. Dado que Phrase TMS es compatible con muchos motores, pudimos especificar qué motores usar y usarlos para la traducción dentro de la plataforma de Phrase TMS. Con el fin de reducir costes y acortar los tiempos de trabajo, realizamos una orden a una empresa de traducción basada en los costes reales por hombre-mes, en lugar del precio unitario por carácter.
En el proceso de traducción real, para aprovechar los activos de traducción humana empleados hasta la versión anterior, primero determinamos las concordancias del 100 % de la memoria de traducción y, a continuación, utilizamos la traducción automática en los segmentos editados restantes. Aunque la calidad depende del rendimiento del motor de traducción automática, la empresa trabaja para mejorar la calidad mediante el uso de un motor de traducción personalizable.
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