加速多语言软件的产品开发周期

挑战

从手动流程过渡到自动化、敏捷的工作流程

Cybozu, Inc. 的技术传播团队负责产品 UI 文本的设计，创建帮助网站和发行说明等文档，以及对其进行翻译和本地化。在此之前，该团队使用内容管理系统 (CMS) 来创建日语文档并将其翻译成英语和中文，同时管理网站。

在翻译过程中，每次文章更新时，都会以 PDF 文件形式交付，文章作者手动突出显示更改内容，并将其传回给译员。译员逐一打开收到的文件，检查突出显示的部分，并在其计算机上重新翻译更新的部分。

他们手动将这些更改再次添加回 CMS 中，并将其转换为 HTML。换句话说，如果有 20 页的更新，他们就需要提供 20 个 PDF 文件，并进行大量的手动工作。这导致了频繁的遗漏——由于需要大量手动工作，导致未能突出显示更改或忽略了更改。

与敏捷开发保持一致

Cybozu, Inc. 开始引入敏捷开发作为一种新的软件产品开发方法。敏捷开发是一种通过多次重复短开发周期，并不受初始规范限制，根据情况灵活进行更改的快速开发方法。

显而易见，在这种加速的开发周期下，使用以前的手动流程将无法按时创建和翻译文档。因此，技术传播团队决定彻底改造文档网站的基础。

解决方案

Phrase——一体化解决方案

使用 Git 进行版本管理，并使用 Phrase TMS 进行增量变更管理

团队希望通过系统管理增量变更，以简化创建流程。首先，我们决定使用 Git 来管理内容。这不仅实现了内容版本控制，还使应对频繁的规格更改变得更加容易。此外，通过使用 Phrase TMS 进行翻译，源文本的更改会自动显示在 Phrase TMS 中。

通过 Markdown 标记切换到纯文本

通过上述系统，Cybozu, Inc. 还改变了创建文稿的方法，以便更轻松地管理增量更改。具体而言，现在可以使用 Markdown 标记以纯文本形式创建文稿。Markdown 允许您在构建具有简单标记的句子结构的同时，以人类易于查看的格式创建文本。

实施 Markdown 的优势在于，人类在 Git 中查看增量更改变得更加容易，而且由于没有像 HTML 那样的复杂标签，在加载到 Phrase TMS 中进行翻译时也更加容易。请注意，发布 Markdown 文件时，必须将其转换为 HTML 格式。团队随后使用了一个名为 Hugo 的网站生成器。

实施版本控制系统的好处

敏捷产品开发可能涉及频繁的规格变更、发布时间调整以及发布本身的取消。Cybozu, Inc. 遇到的一个特别令人头疼的问题是，当发布时间发生变化时，每个需求对应的发布时间都会发生偏移。

Git 等版本控制系统所具备的历史分支管理功能，有助于解决这一问题。利用这一机制，可以直接在文档中按需求在分支中实施更改。使用这种方法，即使每个需求的发布计划发生更改或取消，您也可以轻松调整分支合并的时间并取消分支，从而与 CMS 管理相比大幅减少了工作量。

另一个优势是可以通过自动记录更改历史，事后查看是谁进行了何种更改，并且能够恢复到合并分支之前的版本。

采用 Phrase TMS 作为翻译管理系统的原因

在 Cybozu, Inc.，我们使用 Phrase TMS 作为翻译管理系统已经有几年了。我们采用它是因为该服务本身价格低廉，无需要求译员购买软件包或许可证，而且在实施时，Phrase TMS 本身就能处理 Markdown 文件。Phrase TMS 完全在云端运行并能管理工作流，这对公司来说也是一项重大优势。

优势

简单高效的工作流程

彻底改造文章创建和翻译工作流

工作流改进后，创建和翻译文章的流程如下：

日语文章创建：

• 将作者在其计算机上撰写的文章保存到 GitHub（一种使用 Git 机制的托管服务）中。所有文章文件都存储在此处。
• 人工审校和自动校准功能会对文章进行检查。
• 检查完成并已核准后，文章即发布在互联网上。

翻译为英语/中文：

• 从 GitHub 将待翻译的文章加载到 Phrase TMS 中。通过将其作为 ZIP 文件导入，您可以在保留内容工作流层级的同时创建项目。
• 在设置好翻译记忆库和其他资产后，将翻译任务分配给分包商或内部译员。所有交付和备注均在 Phrase TMS 云端完成。
• 翻译和审校完成后，导出翻译结果。您可以通过将其导出为 ZIP 文件来保留工作流层级。
• 将其上传到 GitHub，在 Hugo 中从 Markdown 文件创建 HTML，然后将文章发布到互联网上。

导入 Markdown 文件的技巧

当团队将 Markdown 文件转换为 HTML 时，会使用 Hugo 的专有扩展标记。例如，字符串 {{% note%}} 在文章发布后，会在浏览器中显示为“✓ note”。然而，如果您直接将其导入 Phrase TMS，译员将会看到字符串 {{% note %}}。

为防止这种情况，可以使用“转换为 Phrase TMS”标签功能，将正则表达式定义的字符串自动转换为 Phrase TMS 标签。这确保了注释显示为蓝色标签，且其内容处于隐藏状态，以避免译员不小心翻译了注释而造成混淆。

机器翻译的实施

目前，Cybozu, Inc. 文档网站的翻译工作主要由人工完成，但我们已在面向中大型组织的群件“Garoon”中引入了机器翻译。

该公司于 2019 年 10 月发布的 Garoon 5 版本增加了与产品升级相关的新功能，大幅修改了日语版帮助文档。由于日语原文约有 200 万字，如果完全依靠人工翻译，将无法同时发布日文、英文和中文版本。因此，我们决定引入译后编辑方法，即由译员对机器翻译的内容进行修改。

机器翻译引擎使用的是付费机器翻译服务。由于 Phrase TMS 支持多种引擎，我们能够指定使用哪些引擎，并在 Phrase TMS 平台内进行翻译。为了降低成本并缩短工作时间，我们根据实际的人月成本而非按字符单价向翻译公司下单。

在实际翻译过程中，为了利用之前版本积累的人工翻译资产，我们首先确定了翻译记忆库中的 100% 匹配项，然后对剩余的已编辑句段使用了机器翻译。尽管质量取决于机器翻译引擎的性能，但该公司正致力于通过使用可定制的翻译引擎来提高质量。