高效翻译，质量如一
丰田技术开发公司 (TTDC) 是丰田汽车公司的全资子公司，承接翻译业务已逾 30 年，每年接 1500 余个订单。TTDC 翻译服务以专利、技术和多语言文件为主，提供英语、德语、中文等超过 35 种语言，服务 215 余家企业客户。
挑战
项目体量大、时间紧
作为丰田集团的一员，TTDC 积累了多年丰富的汽车技术知识和经验，在理解各行业技术术语和专业术语方面有着得天独厚的优势，让 TTDC 可以为客户提供高质量的翻译，忠实反映原文的目的和背景。
但近几年，翻译行业项目呈现文本量大、交付时间紧的特性，同时还要处理多种语言对。这样的任务让 TTDC 这样拥有许多高水平译员的服务商也倍感头疼，对服务商的人力资源和产能都是很大的挑战，导致项目交付时间跟不上客户的需求。
在分析了客户更快交付的需求后，TTDC 明确了自己面前的阻碍：工作流需优化后方可高效处理大文本项目；提高翻译效率；和建立一套在资源有限的情况下最大化自己优势的机制。
解决方案
Phrase TMS 和机器翻译
明确了自己需要系统帮助最大化产能后，TTDC 着手寻求突破自己面临的阻碍，提高翻译效率。TTDC 在 2020 年决定开始采用 Phrase TMS，一开始只是应用在专利翻译上。
TTDC 使用了 Phrase 翻译管理系统和 Phrase Language AI 机器翻译解决方案。
在我们开始使用 Phrase TMS 短短三个月后，一些项目的效率就提高了 20% 多。公司层面统一进行的翻译记忆库管理不仅提高了翻译质量，还加快了专业学习的效率。同时，工作流设置也让自动化项目管理变成了可能。
收益
工作效率更高
TTDC 开始使用 Phrase TMS 短短三个月后，一些项目的效率就提高了 20% 以上，如此巨大的效率提升要归功于以下三个原因：
使用翻译记忆库，积累数字资产
TTDC 迅速开始使用 Phrase TMS 的翻译记忆库功能来创建过往译文数据库。翻译记忆库和机器翻译的使用是 TTDC 在三个月内将效率提高了 20% 的主要原因。
译员可以使用翻译记忆库中过往的译文，只需将精力放在翻译新增的文本上即可。翻译记忆库还能确保一个或多个文件中相同的文本译文保持一致，
以公司而非个人为单位管理翻译记忆库是 TTDC 成功的一大关键。使用 Phrase TMS 积累翻译记忆数据作为资产的机制，帮助提高了 TTDC 的翻译质量，并实现了高效的专业知识共享。
整合术语库和质量保证 (QA)
翻译专利和其他技术文档时，标准化术语的运用是一大重点要求。术语使用的不一致不仅会影响文件的可读性，还可能影响专利权，导致设备运行错误或其他更严重的问题。
传统来说，术语表是一个单独的文件，需要译员在工作时另开一个窗口随时查阅。这种工作方式不仅效率不高，还有可能漏掉一些术语。
Phrase TMS 的术语库功能让用户可以在开始工作之前先录入相关术语。TTDC 使用了这个功能来统一管理客户特定的术语和其他技术术语。这个功能还可以用来高效标准化翻译的术语。
Phrase TMS 还有质量保证功能，可以自动检查错误。质量保证功能搭配术语库功能使用，可自动检查译文中术语的使用是否正确、一致。质量保证功能还可以确保译文没有拼写、数字或其他低级错误，不但能提高人工检查的效率，还能减少错误。
用户还可以在术语库的数据库中保存禁用术语、添加用例和其他补充信息，让信息共享更便捷、协作更方便。
设置工作流步骤实现自动化项目管理
TTDC 面临的另一大问题是如何高效管理文本量大、交付时间紧的项目。
为了解决这个问题，TTDC 创建了一个机制，即使用 Phrase TMS 项目管理功能自动推进翻译工作，为每个项目设定最佳工作流步骤。这个机制大大减轻了项目经理的工作量，协调员可以更好地与相关工作人员对接，工作人员之间也可以更好地协作。
通过设置工作流步骤在 Phrase TMS 中建立以下工作流程：
- 译员完成翻译工作；
- 审校完成校对工作；
- 将审校稿发回给译员进行确认或进一步修改；
- 项目经理进行最终检查。
用户可提前设置好这些步骤。每到一个步骤，Phrase TMS 会自动给相关用户发送邮件，通知他们有新的项目。例如，当以上步骤 1 中的译员在 Phrase TMS 中完成翻译工作后，系统会自动给步骤 2 中的审校员发送邮件，通知审校可以开始工作。所有翻译和审校工作完成后，系统则会给项目经理发送邮件通知完成。
在这些功能的帮助下，项目经理或其他工作人员就不用在每个项目步骤和节点手动发送邮件通知，不仅省时省力，步骤与步骤之间还没有延迟。审校和修改文件时，项目相关工作人员还可以在 Phrase TMS 编辑器中互动，让沟通变得更高效。
这样的机制极大地提高了项目行政工作的效率，让协调员能够更轻松地管理多个项目。用户还可在 Phrase TMS 的项目管理界面轻松查看项目进度和交付前的所有节点。
结论
Phrase TMS 这三大功能让 TTDC 得以迅速提高工作效率，同时保持、甚至提高翻译质量。这三大功能为：（1）使用翻译记忆库，累计数据资产；（2）整合术语库和质量保证 (QA)；及（3）自动化项目管理。
TTDC 的目标是通过自己在知识产权和流程管理的努力为客户提供下一代的开发环境。公司致力于为客户提供符合双方合作确定的质量标准的翻译服务，并根据客户的需求进行微调。TTDC 通过采用 Phrase TMS 和其他创新机制，积极迎接新时代的挑战。