品質を犠牲にすることなく翻訳作業の効率を高めよう

トヨタテクニカルディベロップメントコーポレーション(TTDC)はトヨタ自動車の100%子会社で、30年以上翻訳に携わり、年間1,500件以上の注文を受けています。特許、技術資料、多言語文書を中心に、英語、ドイツ語、中国語など35以上の対応言語で、215社以上の企業顧客に翻訳サービスを提供しています。
課題
納期が厳しい大型プロジェクトへの対応
TTDCは、トヨタグループの一員として長年にわたり自動車技術で培った技術的知識と経験により、さまざまな業界の幅広い専門用語や分野特有の用法について高度に理解しています。これらの資産により、原文の目的と文脈を忠実に反映した高品質の翻訳を顧客に提供できます。
しかし、翻訳業界では最近、多くの言語ペアで大量の単語数を迅速に納品する必要がある、大量かつ納期厳守のプロジェクトが増えています。TTDCのように有能な翻訳者を多数抱えるプロバイダーでさえ、こうしたプロジェクトに人材や能力的な困難を感じ始め、その結果、クライアントが要求したプロジェクトの納期に応えられない問題が現れ始めました。
より迅速な対応に必要な事項を分析することで、TTDCは、大量のプロジェクトを処理するためのワークフローの最適化、翻訳作業自体の効率化、限られた能力を最大限に活用できる仕組みの構築といった克服すべき課題を明らかにすることができました。
解決策
Phrase TMSと機械翻訳
TTDCは、キャパシティを最大限に活用できるシステムの必要性を感じ、翻訳効率を高めるために直面していた課題の克服に取り組みました。同社は、2020年にPhrase TMSを採用することを決定し、
Phraseの翻訳管理システムおよびPhrase Language AI機械翻訳ソリューションを導入しました。
Phrase TMS導入の結果、案件によってわずか3か月で20%以上の作業効率向上を達成できました。また、会社として翻訳メモリを管理することで、翻訳品質の向上やノウハウの効率的な蓄積につながっています。ワークフローステップの設定により、プロジェクト管理の自動化も実現できました。

メリット
作業効率の向上
Phrase TMS導入の結果、TTDCは案件によってわずか3か月で20%以上の作業効率向上を達成できました。以下の3つのメリットは、同社が優れた効率性を達成するのに役立っています。
翻訳メモリの使用、データアセットの蓄積
同社はすぐにPhrase TMS翻訳メモリ機能の運用を始め、過去の翻訳成果物のデータベースを構築しました。翻訳メモリと機械翻訳の活用は、同社が3ヶ月で達成した20%の効率改善に大きく貢献しました。
翻訳メモリを活用することで、翻訳者が過去に翻訳したデータを再利用し、新しい翻訳が必要な部分だけに集中することができます。翻訳メモリはまた、同じ文書、または複数の文書間で訳文の一貫性を保つのに役立ちます。
TTDCにとって、個々の翻訳者ではなく全社的に翻訳メモリを管理することは重要なメリットでした。Phrase TMSを活用し、翻訳メモリデータを資産として蓄積する仕組みを構築することで、翻訳品質の向上と専門知識の効果的な共有が可能となりました。
用語ベースと品質保証を組み合わせる
特許やその他の技術文書を翻訳する際、用語の標準化は非常に重要な要件です。用語の不統一は、文書の明瞭性を損なうだけでなく、特許権に影響を与えたり、機器の操作ミスやその他の重大な問題を引き起こしたりする可能性があります。
翻訳用語は従来、別の用語集として提供されてきたため、作業の進行に合わせて別のファイルを開き、何度もチェックする必要がありました。
Phrase TMSの用語ベース機能は、用語を事前登録することができます。TTDCは、顧客指定の用語やその他の専門用語の一元管理を可能にするためにこの機能を使用しています。これにより、翻訳用語の標準化を効果的に実現できました。
Phrase TMSはまた品質管理機能も備わっており、機械的なエラーを検出できます。用語ベース機能と組み合わせることで、翻訳に正しい用語が使われているかどうかを自動的にチェックすることが可能です。用語の不統一をチェックするだけでなく、品質保証機能によって、スペルミス、数値ミス、その他の不注意によるミスがないことも確認できます。手作業による確認作業の効率性が改善され、ミスを削減する効果が得られました。
禁止用語を用語ベースに登録したり、使用例や補足情報をデータベースに保存したりすることで、作業者間の情報共有や作業の利便性が高まります。
ワークフローのステップ設定によるプロジェクト管理の自動化
大量のプロジェクトを厳しい納期内で処理するために、プロジェクトを効率的に管理する方法を見つけることも、TTDCが直面していた問題でした。
この課題に対処するため、TTDCはPhrase TMSのプロジェクト管理機能を用いて、翻訳作業を自動化するメカニズムを開発し、各プロジェクトのワークフローを最適化します。この仕組みのおかげで、プロジェクトマネージャーはより容易にプロジェクトを処理でき、コーディネーターと作業者のやり取り、作業者同士のやり取りも非常に簡単になりました。
ワークフローのステップを設定することで、Phrase TMSで以下のようなワークフロー設定ができるようになります。
- 翻訳者による翻訳作業
- 校正者による校正作業
- 校正した原稿を翻訳者に返却し、修正や確認を依頼
- プロジェクトマネージャーによる最終チェック
これらのステップをあらかじめ設定しておくと、Phrase TMSが自動的に各作業員に仕事が割り当てられたことを知らせるメールを送信します。例えば、上記のステップ1の翻訳作業がPhrase TMSの翻訳者によって完了されると、ステップ2の校正者に作業開始を通知するメールが自動的に送信されます。すべての翻訳作業が終了すると、プロジェクトマネージャーにジョブ完了通知が送信されます。
これらの機能により、プロジェクトのステップごとに作業員やプロジェクトマネージャーが手作業でメールを送信する必要がなくなります。時間と労力を節約し、作業ステップ間のタイムラグを最小限に抑えられます。文書の校正や修正時の作業員間のやり取りは、Phrase TMSエディタ上で行うことができるため、コミュニケーションの効率化が図れます。
この仕組みを作ったことで、多数のプロジェクトを扱うコーディネーターのプロジェクト管理業務の効率が大幅に向上しました。また、Phrase TMSのプロジェクト管理画面では、納品までの進捗状況やスケジュールを簡単に確認することができます。
結論
Phrase TMSの導入により、TTDCは翻訳品質を維持または向上させながら、作業効率を急速に高めることができるようになりました。(1)翻訳メモリの活用とデータ資産の蓄積、(2)用語ベースと品質保証の組み合わせ、(3)プロジェクト管理の自動化。
TTDCは、知的財産と計測制御分野の豊富な経験を活用した次世代の開発環境をクライアントに提供することを使命としています。お客様との緊密な連携のもと、お客様のニーズにきめ細かく対応し、品質の高い翻訳サービスを提供することを約束します。TTDCは、Phrase TMSやその他の革新的なメカニズムを採用することで、新しい時代へのさらなる適応という挑戦に立ち上がっています。