Optimisez vos rendements de traduction sans sacrifier la qualité

Filiale entièrement détenue par Toyota Motor CorporationToyota, Technical Development Corporation (TTDC) travaille dans la traduction depuis plus de 30 ans, au rythme de plus de 1 500 commandes par an. Elle fournit des services axés sur la traduction de brevets et de documents techniques multilingues à plus de 215 entreprises, prenant en charge plus de 35 langues, notamment l’anglais, l’allemand et le chinois.

Les difficultés rencontrées

Livrer rapidement des projets volumineux

Forte de son expérience de plusieurs années dans les technologies automobiles en tant que membre de Toyota Group, TTDC apporte un savoir-faire inégalé dans la compréhension de termes techniques spécialisés englobant plusieurs secteurs de l’industrie. Ses clients bénéficient ainsi d’une traduction de qualité fidèle aux objectifs et au contexte de la langue d’origine.

Mais avec les derniers développements dans le domaine de la traduction, il est désormais nécessaire de livrer des volumes de mots importants tout en respectant des délais serrés dans un grand nombre de combinaisons de langues. Aussi qualifiés soient-ils, les traducteurs de TTDC ont du mal à gérer de tels volumes et à répondre aux besoins des clients dans le temps dont ceux-ci disposent.

Après analyse de la situation, TTDC a réussi à réduire les délais d’exécution et à identifier les obstacles à surmonter en optimisant les flux de travaux pour gérer des projets volumineux, en augmentant les rendements de traduction et en mettant au point des stratégies pour tirer pleinement parti de ressources limitées.

La solution apportée

Phrase TMS et la traduction automatique

Afin d’optimiser les ressources disponibles, TTDC s’est donné pour mission d’augmenter ses rendements de traduction. En 2020, elle s’est tournée, dans un premier temps, vers Phrase TMS pour gérer la traduction de brevets.

Elle a adopté le système de gestion de traduction Phrase et la solution de traduction automatique Phrase Language AI.

Avantages

Un meilleur rendement

Avec Phrase TMS, TTDC est parvenue à obtenir un gain d’efficacité de plus de 20 % pour certains projets, et ce, en à peine trois mois. Les 3 avantages ci-dessous ont permis à l’entreprise d’améliorer son rendement.

L’utilisation de mémoires de traduction pour bénéficier de données exploitables

L’entreprise a rapidement adopté les mémoires de traduction proposées par Phrase TMS pour se constituer une base de données à partir des traductions déjà réalisées. Le gain d’efficacité de 20 % obtenu en 3 mois est dû en grande partie à l’utilisation de mémoires de traduction et de la traduction automatique.

Puisque les mémoires de traduction permettent la réutilisation d’anciennes traductions, les traducteurs n’ont plus qu’à se concentrer sur les nouveaux contenus. Les mémoires de traduction garantissent également des formulations cohérentes au sein d’un ou plusieurs documents.

TTDC a grandement bénéficié de la gestion des mémoires de traduction à l’échelle de l’entreprise plutôt qu’à celle des traducteurs. L’utilisation de Phrase TMS permet d’obtenir des données exploitables issues des mémoires de traduction, ce qui facilite le partage de l’expertise et contribue à l’amélioration de la qualité de la traduction.

Bases terminologiques et assurance qualité

Il est essentiel d’harmoniser la terminologie employée lorsqu’on traduit des brevets ou autres documents techniques. En dehors du manque de clarté qu’elle est susceptible d’introduire, une terminologie incohérente risque également d’affecter les droits des brevets, d’entraîner des erreurs liées à l’utilisation de l’équipement ou de causer d’autres problèmes de gravité équivalente.

En général, la terminologie associée à la traduction est gérée dans un glossaire séparé. On est donc contraint d’ouvrir un fichier supplémentaire et de vérifier les termes en permanence à mesure que le projet avance. Avec cette méthode inefficace, le risque d’erreur est important. 

Avec les bases terminologiques proposées par Phrase TMS, il est possible d’enregistrer des termes spécifiques à l’avance. TTDC utilise cette fonctionnalité pour centraliser la gestion des termes clients et d’autres types de terminologies techniques, afin d’harmoniser la terminologie associée à la traduction.

Phrase TMS dispose en outre d’une fonction d’assurance qualité qui permet de détecter les erreurs. L’assurance qualité et les bases terminologiques peuvent être associées pour vérifier automatiquement que les bons termes ont été employés. Outre la détection de termes incohérents, l’assurance qualité sert aussi à garantir l’absence de coquilles, de fautes d’orthographe ou d’erreurs numériques. Elle rend le processus de vérification manuelle plus efficace, tout en réduisant les erreurs.

Il est possible d’indiquer les termes interdits dans les bases terminologiques, ainsi que d’enregistrer les exemples d’utilisation et autres informations complémentaires dans les bases de données, ce qui facilite le travail et le partage des informations.

Définir les étapes du flux de travaux pour automatiser la gestion des projets

TTDC a également dû trouver un moyen de gérer efficacement des projets volumineux avec des délais serrés.

Pour ce faire, l’entreprise a exploité les fonctionnalités de Phrase TMS pour afficher automatiquement la progression en séparant le flux de travaux en plusieurs étapes définies pour chaque projet. Ce système facilite le travail des chefs de projet, mais aussi les interactions entre les coordinateurs et les employés, ainsi que les interactions entre employés.

Dans Phrase TMS, il est possible de définir des étapes du flux de travaux comme suit :

1. Tâche de traduction réalisée par le traducteur
2. Tâche de relecture réalisée par le relecteur
3. Fichier relu renvoyé au traducteur pour révision ou vérification
4. Dernier contrôle effectué par le chef de projet

Ces étapes peuvent être définies au préalable pour que Phrase TMS envoie automatiquement à chaque employé un e-mail les informant qu’une tâche leur est assignée. Exemple : quand le traducteur termine la traduction de l’étape n° 1 dans Phrase TMS, le relecteur de l’étape n° 2 reçoit automatiquement un e-mail qui l’informe qu’il peut commencer à travailler. Lorsque toutes les tâches sont terminées, le chef de projet reçoit une notification de fin de projet.

Ces fonctionnalités évitent d’envoyer manuellement un e-mail à un employé ou à un chef de projet à la fin de chaque étape. Elles font gagner du temps, allègent la charge de travail et réduisent au minimum le temps d’attente entre chaque étape. Les employés peuvent également se servir de l’éditeur de Phrase TMS pour interagir en phase de relecture ou de révision, ce qui facilite la communication.

Avec ce système, les coordinateurs sont en mesure de gérer plus efficacement un grand nombre de projets. L’écran de gestion des projets de Phrase TMS permet aussi de consulter plus facilement la progression et de mieux s’organiser avant la livraison.

Conclusion

Phrase TMS a fourni à TTDC 3 avantages de taille qui lui ont permis d’accélérer la cadence tout en préservant ou en améliorant la qualité de la traduction : (1) L’utilisation de mémoires de traduction et l’acquisition de données exploitables, (2) l’association des bases terminologiques et de l’assurance qualité et (3) l’automatisation de la gestion de projet.

TTDC entend offrir à sa clientèle un environnement de travail à la pointe de la technologie grâce à son expérience dans le domaine de la propriété intellectuelle et du contrôle des mesures. L’entreprise s’engage à proposer un service de traduction exemplaire en collaborant étroitement avec ses clients pour répondre à leurs besoins. TTDC entre dans une nouvelle ère à l’aide de Phrase TMS et d’autres systèmes innovants.