Eficacia en la traducción con una calidad intacta

Toyota Technical Development Corporation (TTDC) es una empresa filial de Toyota Motor Corporation que se dedica a la traducción desde hace más de 30 años y, cada año, recibe más de 1500 encargos. Sus servicios de traducción incluyen patentes, materiales técnicos y documentos multilingües, y trabaja para más de 215 empresas en cerca de 35 idiomas distintos, como inglés, alemán y chino.

Desafío

Cómo gestionar proyectos grandes con plazos ajustados

El conocimiento y la experiencia técnica que los años como parte del grupo Toyota le han traído a TTDC en la tecnología automovilística, le ha permitido conocer en profundidad un gran abanico de términos técnicos y usos específicos en muchos sectores distintos. Todo esto hace posible que sus clientes reciban traducciones de primera calidad que reflejan con precisión la intención y el contexto del original.

Sin embargo, en los últimos años el sector de la traducción ha visto cómo se ha disparado la demanda de proyectos grandes con plazos de entrega ajustados que exigen la entrega de ingentes cantidades de palabras para muchos pares de idiomas. Tal es el punto que hasta proveedores con traductores experimentados como TTDC se han topado con todo un desafío para sus recursos y capacidad humanos que ha llevado a que algunos proyectos estén empezando a incumplir los plazos y exigencias del cliente.

Tras analizar qué podían mejorar para agilizar sus plazos, TTDC descubrió los obstáculos que tenían que superar: optimizar el flujo de trabajo para lidiar con proyectos grandes, mejorar la eficacia de la propia traducción e idear mecanismos que sacaran el máximo partido a capacidades limitadas.

Solución

Phrase TMS y traducción automática

Ante la necesidad de un sistema que exprimiera al máximo sus capacidades, TTDC se puso manos a la obra para superar estos obstáculos e impulsar su eficacia en traducción. Así, en 2020, se decantaron por Phrase TMS, en un principio para las traducciones de patentes.

Además, incorporaron el sistema de gestión de la traducción de Phrase y la solución de traducción automática Phrase Language AI.

Beneficios

Una eficacia mucho mayor

Phrase TMS ha ayudado a TTDC a mejorar en más de un 20 % la eficacia de algunos proyectos en solo tres meses. Estos son algunos de los tres beneficios que han llevado a la empresa a unos niveles de eficacia inigualables.

Uso de memorias de traducción y recopilación de recursos de datos

La compañía empezó a usar la memoria de traducción de Phrase TMS para crear bases datos de traducciones antiguas. Esto, combinado con traducción automática, fue el principal desencadenante de la mejoría de un 20 % que logró la empresa en solo tres meses.

Las memorias de traducción permitían a los traductores reciclar datos ya traducidos, de tal modo que se centraran exclusivamente en aquellos aspectos que necesitaban traducciones nuevas. Además, garantizaban la consistencia en la terminología en un mismo o en varios documentos diferentes.

En definitiva, la gestión de memorias de traducción comunes a nivel de empresa en lugar de individuales para cada traductor ha sido un factor clave para TTDC. El uso de Phrase TMS como forma de crear una estrategia para recopilar datos para la memoria de traducción como recursos ha supuesto una mejora en la calidad de la traducción y una retroalimentación entre profesionales eficaz.

Combinación de glosarios y control de calidad

A la hora de traducir patentes y otros documentos técnicos, contar con una terminología estandarizada es un requisito imprescindible. Además de perjudicar a la claridad del documento, una terminología inconsistente también influye en los derechos de las patentes y puede conllevar errores al usar el equipo o problemas aún más serios.

Tradicionalmente, la terminología se aportaba en traducción en forma de glosario independiente, donde había que abrir otro archivo y comprobar asiduamente a medida que el proyecto avanzaba. Detrás de todo esto, siempre existía el riesgo de que algunos términos no se incluyeran. 

El glosario de Phrase TMS permite que se registren términos concretos previamente. En el caso de TTDC, esto le permite gestionar de forma centralizada los términos específicos del cliente, además de cualquier otra terminología técnica, disponiendo así de una terminología estandarizada eficaz para la traducción.

A todo esto se suma la función de control de calidad de Phrase TMS, que permite detectar errores de forma mecanizada. Dicha función se puede combinar con el glosario para comprobar automáticamente si se ha empleado la terminología apropiada en la traducción. Además de identificar cualquier inconsistencia terminológica, el control de calidad permite evitar errores menores, numéricos u ortográficos; todo ello a través de comprobaciones manuales eficaces que disminuyen los errores.

Asimismo, es posible registrar términos prohibidos en los glosarios y guardar en bases de datos ejemplos de uso y otra información complementaria para que sea más sencillo y práctico compartir la información entre profesionales.

Gestión de proyectos automatizada con pasos del flujo de trabajo

Otro escollo que afrontaba TTDC era encontrar una forma eficiente de gestionar proyectos grandes con plazos ajustados.

TTDC adoptó la solución de crear un mecanismo que permite que las traducciones transcurran automáticamente gracias a las funciones de gestión de proyectos de Phrase TMS, para seguir los pasos del flujo de trabajo más apropiados para cada proyecto. Esto no solo ha facilitado la gestión de proyectos a los project managers, sino que ahora los coordinadores pueden interactuar con los profesionales, y estos a su vez con otros, de manera mucho más sencilla.

En Phrase TMS, se pueden encontrar los siguientes flujos de trabajo:

1. Trabajo de traducción realizado por el traductor
2. Trabajo de revisión realizado por el revisor
3. Devolución de la revisión al traductor para su aprobación o segunda revisión
4. Última comprobación realizada por el project manager

También se puede ir un paso mas allá y configurar Phrase TMS para que envíe automáticamente a cada profesional un correp electrónico, avisándole de que se le ha asignado una tarea. Por ejemplo, cuando el traductor haya completado el primer paso de la traducción, el revisor del segundo paso recibirá un correo electrónico automáticamente, informándole de que puede empezar. Por último, una vez que la traducción esté lista, el project manager recibirá una notificación de que el trabajo ha terminado.

De este modo, ya no hace falta enviar a mano correos electrónicos a los profesionales o project managers después de cada paso del proyecto. Así se ahorra tiempo y esfuerzo, y se acorta el intervalo de tiempo entre un paso y otro. De igual forma, el editor de Phrase TMS también permite que los proveedores interactúen entre si al revisar documentos, de modo que la comunicación sea más eficaz.

Gracias a este mecanismo, TTDC ha mejorado enormemente la eficacia de los coordinadores para gestionar los proyectos y asumir volúmenes grandes. Asimismo, la interfaz de gestión de los proyectos de Phrase TMS facilita supervisar el progreso y los plazos hasta la entrega.

Conclusión

Phrase TMS ha aportado tres beneficios principales a TTDC y, en poco tiempo, ha impulsado su eficacia, preservando, si no mejorando, la calidad de las traducciones: (1) el uso de memorias de traducción y recopilación de recursos de datos, (2) la combinación de glosarios y control de calidad y (3) la gestión de proyectos automatizada.

Ahora TTDC se ha propuesto la misión de ofrecer a sus clientes un entorno de desarrollo de nueva generación, donde el cuidado de la propiedad intelectual y el control de medidas sean siempre una prioridad. La empresa es fiel a su compromiso de ofrecer servicios de traducción de calidad, creados de la mano de sus clientes y adaptados a la medida de sus necesidades. En definitiva, TTDC está a la altura del reto que supone adaptarse a una nueva era gracias a Phrase TMS y a otros mecanismos innovadores.