Mehr Effizienz bei der Übersetzungsarbeit ohne Qualitätseinbußen

DIE HERAUSFORDERUNG

Große Projekte, knappe Deadlines

Das technische Wissen und die Erfahrung, die TTDC im Laufe vieler Jahre als Mitglied der Toyota-Gruppe im Bereich der Automobiltechnologie gesammelt hat, haben dem Unternehmen ein ausgeprägtes Verständnis für eine Vielzahl von Fachbegriffen und branchenspezifischen Ausdrucksweisen aus vielen verschiedenen Branchen vermittelt.

Diese Expertise ermöglicht es, qualitativ hochwertige Übersetzungen anzubieten, die den ursprünglichen Inhalt und Kontext präzise wiedergeben. In der Übersetzungsbranche gibt es in letzter Zeit vermehrt Projekte mit hohem Volumen und engen Deadlines, die eine schnelle Lieferung großer Wortzahlen in vielen Sprachpaaren erfordern. Selbst Dienstleister wie TTDC, die über zahlreiche hochqualifizierte Übersetzer verfügen, stehen bei solchen Projekten vor Herausforderungen hinsichtlich ihrer Personalwesen und Kapazitäten. Dies führt dazu, dass die Bearbeitungszeiten nicht immer den Anforderungen der Kunden gerecht werden.

Durch die Analyse der Voraussetzungen für schnellere Bearbeitungszeiten gelang es TTDC, die zu überwindenden Hindernisse zu identifizieren: die Optimierung des Arbeitsablaufs für die Bearbeitung umfangreicher Projekte, die Steigerung der Effizienz der Übersetzungsarbeit selbst sowie die Schaffung von Mechanismen, mit denen begrenzte Kapazitäten optimal genutzt werden können.

Phrase TMS und maschinelle Übersetzung

Da TTDC den Bedarf an Systemen erkannte, mit denen sich die Kapazitäten maximieren lassen, arbeitete das Unternehmen daran, die bestehenden Hindernisse zu überwinden, um die Effizienz der Übersetzungsarbeit zu steigern. 2020 entschied sich das Unternehmen zur Einführung von Phrase TMS, zunächst für Patentübersetzungen.

Dazu führte das Unternehmen das Übersetzungsmanagementsystem Phrase sowie die maschinelle Übersetzungslösung Phrase Language AI ein.

DIE VORTEILE

Mehr Effizienz in kürzerer Zeit

Dank Phrase TMS konnte TTDC die Effizienz einiger Projekte bereits nach drei Monaten um mehr als 20 % steigern.

Verwendung von Translation Memorys und Erwerb von Datensätzen

Das Unternehmen begann umgehend, die Translation Memory-Funktion von Phrase TMS zu nutzen, mit der Datenbanken aus früheren Übersetzungen erstellt wurden. Diese Verwendung von Translation Memorys und maschineller Übersetzung trug wesentlich zur 20-prozentigen Effizienzsteigerung bei, die das Unternehmen innerhalb von drei Monaten erzielte. Translation Memorys ermöglichen es den Übersetzenden, bereits übersetzte Texte erneut zu verwenden, sodass sich deren Kapazitäten nur auf die Bereiche konzentrieren, die neu übersetzt werden müssen. Zudem gewährleisten Translation Memorys eine konsistente Formulierung innerhalb eines Dokuments oder über mehrere Dokumente hinweg. Ein wesentlicher Vorteil für TTDC war das unternehmensweite Management der Translation Memorys, anstelle einer Verwaltung durch einzelne Übersetzende. Der Einsatz von Phrase TMS zur Schaffung eines Mechanismus zur Gewinnung von Translation-Memory-Daten verbesserte die Übersetzungsqualität und ermöglichte einen effizienten Austausch von Fachwissen.

Kombination von Termbanken und Qualitätssicherung

Bei der Übersetzung von Patenten und anderen technischen Dokumenten spielt die Standardisierung eine entscheidende Rolle. Eine uneinheitliche Terminologie beeinträchtigt nicht nur die Verständlichkeit der Dokumente, sondern kann auch Auswirkungen auf Patentrechte haben und zu Fehlbedienungen von Geräten oder anderen schwerwiegenden Problemen führen.

Traditionell wurde die Terminologie für Übersetzungen in der Regel in einem separaten Glossar bereitgestellt, das das Öffnen einer weiteren Datei erforderte und im Laufe der Arbeit immer wieder überprüft werden musste – ein ineffizienter Prozess, bei dem das Risiko besteht, dass Begriffe übersehen werden. Die Termbank-Funktion von Phrase TMS ermöglichte es dagegen, spezifische Begriffe im Voraus festzulegen. TTDC nutzt diese Funktion zur zentralen Verwaltung von kundenspezifischen Begriffen und Fachterminologien,

was eine effiziente Standardisierung der Übersetzungsterminologie ermöglicht. Zudem verfügt Phrase TMS über eine Qualitätssicherungsfunktion, die eine automatisierte Fehlererkennung ermöglicht. Diese Funktion kann mit der Termbank kombiniert werden, um automatisch zu prüfen, ob die korrekte Terminologie in einer Übersetzung verwendet wurde. Neben der Überprüfung auf inkonsistente Terminologie sorgt die Qualitätssicherungsfunktion auch dafür, dass keine Rechtschreib-, Zahlen- oder sonstigen Flüchtigkeitsfehler vorliegen.

Dies macht manuelle Prüfprozesse effizienter und reduziert die Anzahl an Fehlern. In der Termbank können verbotene Begriffe registriert und Nutzungshinweise sowie weitere Zusatzinformationen gespeichert werden, um den Informationsaustausch unter den Mitarbeitern zu erleichtern und die Arbeit zu vereinfachen.

Automatisierung der Projektverwaltung durch Festlegung von Workflow-Schritten

Ein weiteres Problem, dem sich TTDC stellen musste, war die effiziente Verwaltung von großvolumigen Projekten mit engen Fristen. Um dieses Problem zu lösen, entwickelte TTDC einen Mechanismus, der es ermöglicht, Übersetzungsprojekte automatisch abzuwickeln. Dazu wurden mithilfe der Projektmanagementfunktionen von Phrase TMS für jedes Projekt die optimalen Arbeitsschritte festgelegt.

Dieser Mechanismus hat die Projektabwicklung für Projektmanager vereinfacht und gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen Koordinatoren und Mitarbeitenden sowie zwischen den Mitarbeitenden untereinander erheblich erleichtert. Arbeitsschritte wie die folgenden können in Phrase TMS im Voraus festgelegt werden:

• Übersetzungsarbeit durch den Übersetzer
• Korrekturlesen durch den Korrekturleser
• Rückgabe der korrigierten Fassung an den Übersetzer zur Überarbeitung oder Überprüfung
• Endkontrolle durch den Projektmanager
  

Diese Schritte können so voreingestellt werden, dass Phrase TMS automatisch jedem Mitarbeiter eine E-Mail sendet, sobald ihm ein Job zugewiesen wurde. Wenn beispielsweise ein Übersetzer die Übersetzung im ersten Schritt abgeschlossen hat, wird der Korrekturleser im zweiten Schritt automatisch per E-Mail benachrichtigt, dass er mit seiner Arbeit beginnen kann. Sobald die Übersetzungsarbeit abgeschlossen ist, erhält der Projektmanager eine Benachrichtigung über den Abschluss des Jobs.

Diese Automatisierungen sparen Zeit und reduzieren den Aufwand, da keine manuellen Benachrichtigungen nach jedem Projektschritt mehr notwendig sind. Sie minimieren die Verzögerungen zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Auch die Kommunikation beim Korrekturlesen oder Überarbeiten kann über den Editor von Phrase TMS erfolgen, was den Austausch effizienter macht. Die Einführung dieses Mechanismus hat die Effizienz der Projektverwaltung bei Koordinatoren, die eine große Anzahl von Projekten betreuen, erheblich verbessert. Über den Projektverwaltungsbildschirm von Phrase TMS lässt sich zudem der Fortschritt und der Zeitplan bis zur Auslieferung ganz einfach überprüfen.

FAZIT

Phrase TMS bietet TTDC drei wesentliche Vorteile, die es ermöglichen, die Arbeitseffizienz schnell zu steigern und gleichzeitig die Übersetzungsqualität zu erhalten oder sogar zu verbessern: (1) Die Nutzung von Translation Memorys und der Erwerb von Datensätzen, (2) die Kombination von Termbanken und Qualitätssicherung und (3) die Automatisierung der Projektverwaltung.

TTDC hat sich zum Ziel gesetzt, seinen Kunden eine zukunftsweisende Entwicklungsumgebung zu bieten, die auf seiner Expertise im Bereich des geistigen Eigentums und der Messtechnik basiert. Das Unternehmen ist bestrebt, Übersetzungsdienstleistungen zu liefern, die in enger Zusammenarbeit mit den Kunden entwickelt und auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. TTDC stellt sich der Herausforderung, sich durch die Einführung von Phrase TMS und anderen innovativen Mechanismen an eine neue Ära anzupassen.