Mehr Effizienz bei der Übersetzungsarbeit ohne Qualitätseinbußen
Die Toyota Technical Development Corporation (TTDC) ist eine 100-prozentige Tochtergesellschaft der Toyota Motor Corporation und blickt auf über 30 Jahre Erfahrung im Übersetzungsbereich zurück. Mit jährlich über 1.500 Aufträgen bietet TTDC umfassende Übersetzungsdienstleistungen für Patente, technische Materialien und mehrsprachige Dokumente an über 215 Firmenkunden in mehr als 35 Sprachen, darunter Englisch, Deutsch und Chinesisch.
Die Herausforderung:
Große Projekte, knappe Deadlines
Dank ihrer tiefgreifenden Erfahrung als Teil der Toyota-Gruppe hat TTDC ein fundiertes Verständnis für eine Vielzahl technischer Fachbegriffe und branchenspezifischer Anwendungen aufgebaut. Diese Expertise ermöglicht es, qualitativ hochwertige Übersetzungen anzubieten, die den ursprünglichen Inhalt und Kontext präzise wiedergeben.
In der Übersetzungsbranche gibt es in letzter Zeit vermehrt Projekte mit hohem Volumen und engen Deadlines, die eine schnelle Lieferung großer Wortzahlen in vielen Sprachpaaren erfordern. Selbst Dienstleister wie TTDC, die über zahlreiche hochqualifizierte Übersetzer verfügen, stehen bei solchen Projekten vor Herausforderungen hinsichtlich ihrer Personalwesen und Kapazitäten. Dies führt dazu, dass die Bearbeitungszeiten nicht immer den Anforderungen der Kunden gerecht werden.
Durch eine genaue Analyse der Anforderungen für eine schnellere Bearbeitung konnte TTDC die bestehenden Hindernisse identifizieren:Optimierung der Arbeitsschritte bei großvolumigen Projekten, Steigerung der Effizienz der Übersetzungsarbeit und Schaffung von Mechanismen, die begrenzte Kapazitäten optimal nutzen.
Die Lösung:
Phrase TMS und maschinelle Übersetzung
TTDC erkannte den Bedarf an Systemen zur Maximierung der Kapazitäten und arbeitete daran, die bestehenden Hindernisse zu überwinden, um die Effizienz der Übersetzungen zu steigern. Im Jahr 2020 wurde Phrase TMS eingeführt, zunächst für Patentübersetzungen.
Mit dieser Entscheidung integrierte TTDC sowohl das Übersetzungsmanagementsystem als auch die maschinelle Übersetzungslösung Phrase Language AI in seine Prozesse.
Phrase TMS hat die Arbeitsleistung bei einigen Projekten in nur drei Monaten um mehr als 20 % gesteigert. Dank des unternehmensweiten Translation-Memory-Managements konnte auch die Übersetzungsqualität verbessert und der Erwerb von Fachwissen effizienter gestaltet werden, während die Einrichtung von Workflow-Schritten die Automatisierung des Projektmanagements erlaubte.
Die Vorteile:
Mehr Effizienz in kürzester Zeit
Dank Phrase TMS konnte TTDC die Effizienz einiger Projekte bereits nach drei Monaten um mehr als 20 % steigern. Drei Schlüsselfaktoren spielten dabei eine Rolle:
Verwendung von Translation Memories und Erwerb von Datensätzen
Das Unternehmen begann schnell, die Translation-Memory-Funktion von Phrase TMS zu nutzen, um Datenbanken mit früheren Übersetzungen zu erstellen. Die Verwendung von Translation Memorys und maschineller Übersetzung trug wesentlich zur 20-prozentigen Effizienzsteigerung bei, die das Unternehmen innerhalb von drei Monaten erzielte.
Translation Memorys ermöglichen es den Übersetzern, bereits übersetzte Texte erneut zu verwenden, sodass sich die Kapazitäten nur auf die Bereiche konzentrieren, die neu übersetzt werden müssen. Zudem gewährleisten Translation Memory eine konsistente Formulierung innerhalb eines Dokuments oder über mehrere Dokumente hinweg.
Ein wesentlicher Vorteil für TTDC war die unternehmensweite Verwaltung der Translation Memorys, anstatt diese individuell durch die Übersetzer zu steuern. Der Einsatz von Phrase TMS zur Schaffung eines Mechanismus zur Gewinnung von Translation-Memory-Daten hat die Übersetzungsqualität verbessert und einen effizienten Austausch von Fachwissen ermöglicht.
Kombination von Termbanken und Qualitätssicherung
Die Standardisierung der Terminologie ist entscheidend bei der Übersetzung von Patenten und anderen technischen Dokumenten. Neben der Beeinträchtigung der Dokumentenklarheit kann uneinheitliche Terminologie auch Patentrechte beeinflussen und zu Bedienungsfehlern bei Geräten oder anderen schwerwiegenden Problemen führen.
Traditionell wurde die Übersetzungsterminologie in separaten Glossaren bereitgestellt, was das Öffnen und wiederholte Überprüfen weiterer Dateien erforderte – ein ineffizienter Prozess, mit dem dazugehörigen Risiko, Begriffe zu übersehen.
Die Termbank–Funktion von Phrase TMS ermöglicht es, spezifische Begriffe im Voraus festzulegen. TTDC nutzt diese Funktion zur zentralen Verwaltung von kundenspezifischen Begriffen und Fachterminologien, was eine effiziente Standardisierung der Übersetzungsterminologie ermöglicht.
Zudem verfügt Phrase TMS über eine Qualitätssicherungsfunktion, die mechanisch Fehler erkennt. Diese Funktion kann mit der Termbank kombiniert werden, um automatisch zu prüfen, ob die korrekte Terminologie in einer Übersetzung verwendet wurde. Neben der Überprüfung auf inkonsistente Terminologie sorgt die Qualitätssicherungsfunktion auch dafür, dass keine Rechtschreib-, Zahlen- oder sonstigen Flüchtigkeitsfehler vorliegen. Dies macht manuelle Prüfprozesse effizienter und reduziert die Anzahl an Fehlern.
In der Termbank können verbotene Begriffe registriert und Nutzungshinweise sowie weitere Zusatzinformationen gespeichert werden, um den Informationsaustausch unter den Mitarbeitern zu erleichtern und die Arbeit zu vereinfachen.
Automatisierung der Projektverwaltung durch Arbeitsschritte
Ein weiteres Problem, dem sich TTDC stellen musste, war die effiziente Verwaltung von großvolumigen Projekten mit engen Fristen.
Um dieses Problem zu lösen, entwickelte TTDC einen Mechanismus, der es ermöglicht, Übersetzungsprojekte automatisch abzuwickeln. Dies geschieht, indem die Projektmanagement-Funktionen von Phrase TMS genutzt werden, um optimale Arbeitsabläufe für jedes Projekt festzulegen. Dieser Mechanismus erleichtert nicht nur die Arbeit für Projektmanager, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit zwischen den Koordinatoren und den Mitarbeitern sowie zwischen den einzelnen Mitarbeitern untereinander.
Arbeitsschritte wie der folgende können in Phrase TMS im Voraus festgelegt werden:
- Übersetzungsarbeit durch den Übersetzer
- Korrekturlesen durch den Korrekturleser
- Rückgabe der korrigierten Fassung an den Übersetzer zur Überarbeitung oder Überprüfung
- Endkontrolle durch den Projektmanager
Diese Schritte können so voreingestellt werden, dass Phrase TMS automatisch jedem Mitarbeiter eine E-Mail sendet, sobald ihm ein Job zugewiesen wurde. Wenn beispielsweise der Übersetzer die Übersetzung im ersten Schritt abgeschlossen hat, wird der Korrekturleser im zweiten Schritt automatisch per E-Mail benachrichtigt, dass er mit seiner Arbeit beginnen kann. Sobald die Übersetzungsarbeit abgeschlossen ist, erhält der Projektmanager eine Benachrichtigung über den Abschluss des Jobs.
Diese Automatisierungen sparen Zeit und reduzieren den Aufwand, da keine manuellen Benachrichtigungen nach jedem Projektschritt mehr notwendig sind. Sie minimieren die Verzögerungen zwischen den einzelnen Arbeitsschritten. Auch die Kommunikation beim Korrekturlesen oder Überarbeiten kann über den Editor von Phrase TMS erfolgen, was den Austausch effizienter macht.
Dieser Mechanismus hat die Effizienz der Projektverwaltung bei den Koordinatoren, die viele Projekte betreuen, erheblich verbessert. Der Projektverwaltungsbildschirm von Phrase TMS erleichtert zudem die Überprüfung des Fortschritts und des Zeitplans bis zum Lieferungszeitpunkt.
Fazit
Phrase TMS bietet TTDC drei wesentliche Vorteile, die es ermöglichen, die Arbeitseffizienz schnell zu steigern und gleichzeitig die Übersetzungsqualität zu erhalten oder sogar zu verbessern: (1) Die Nutzung von Translation Memories und der Erwerb von Datensätzen, (2) die Kombination von Termbanken und Qualitätssicherung und (3) die Automatisierung der Projektverwaltung.
TTDC hat sich das Ziel gesetzt, seinen Kunden eine zukunftsweisende Entwicklungsumgebung zu bieten, die auf seiner Expertise im Bereich des geistigen Eigentums und der Messtechnik basiert. Das Unternehmen ist bestrebt, Übersetzungsdienstleistungen zu liefern, die in enger Zusammenarbeit mit den Kunden entwickelt und auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. TTDC stellt sich der Herausforderung, sich durch die Einführung von Phrase TMS und anderen innovativen Mechanismen an eine neue Ära anzupassen.