Beschleunigung von Produktentwicklungszyklen für mehrsprachige Software

DIE HERAUSFORDERUNG

Umstellung von einem manuellen Prozess auf einen automatisierten, agilen Workflow

Zu den Aufgaben des Technical-Communications-Teams von Cybozu gehören die Gestaltung der Benutzeroberflächentexte der Unternehmensprodukte, die Erstellung von Dokumentationsangeboten wie Support-Sites und Versionshinweisen sowie deren Übersetzung und Lokalisierung. Bisher nutzte das Team ein Content-Management-System (CMS) für die Erstellung von Dokumenten und deren Übersetzung ins Englische und Chinesische sowie die Veröffentlichung der Inhalte auf der Website.

Wenn im Rahmen des Übersetzungsprozesses ein Artikel aktualisiert werden musste, wurde dieser als PDF-Datei an die Übersetzer geschickt. In dieser PDF-Datei hatte der Autor des Artikels die geänderten Stellen manuell hervorgehoben. Der Übersetzer öffnete dann alle zu überarbeitenden Dateien nacheinander, überprüfte die markierten Bereiche und übersetzte die aktualisierten Abschnitte dann erneut am Computer.

Die Übersetzer fügten diese Änderungen dann manuell wieder in das CMS ein und konvertierten sie in HTML. Anders formuliert: Wenn 20 Seiten zu aktualisieren waren, mussten 20 PDF-Dateien erstellt und mit beträchtlichem manuellen Aufwand abgearbeitet werden. Überdies führte diese Arbeitsweise häufig zu Auslassungen – Änderungen wurden nicht hervorgehoben oder im Rahmen der manuellen Aktualisierung übersehen.

Ausrichtung an die agile Entwicklung

Als neues Verfahren für die Softwareentwicklung begann Cybozu mit der Einführung der agilen Entwicklung. Agile Entwicklung ist eine Methode zur Erhöhung der Entwicklungsgeschwindigkeit. Dabei erfolgt die Entwicklung in kurzen Zyklen. So können situationsbedingt und flexibel Änderungen auch unabhängig von den ursprünglichen Projektvorgaben vorgenommen werden.

Dabei wurde deutlich, dass die termingerechte Erstellung und Übersetzung der Dokumentation im Rahmen dieses beschleunigten Entwicklungszyklus mit dem bisherigen manuellen Prozess nicht möglich wären. Daher entschied sich das Team für technische Kommunikation, ihr Konzept für die Erstellung der Dokumentations-Site grundlegend zu überarbeiten.

DIE LÖSUNG

Phrase – die Komplettlösung

Versionsverwaltung mit Git und inkrementelles Änderungsmanagement mit Phrase TMS

Um den Erstellungsprozess effizienter zu gestalten, wollte das Team eine Lösung implementieren, mit der inkrementelle Änderungen verwaltet werden können. Zuerst wurde die Entscheidung getroffen, die Inhalte in Git zu verwalten. Das erlaubt die Versionierung von Inhalten und vereinfacht die Handhabung häufiger Änderungen von Spezifikationen. Außerdem führt die Nutzung von Phrase TMS für die Übersetzung dazu, dass die Änderungen am Quelltext automatisch in Phrase TMS angezeigt werden.

Wechsel zu Klartextdateien mit Markdown-Notation

Bei der Umstellung auf das oben umrissene System änderte Cybozu auch das Verfahren zur Erstellung von Manuskripten, um inkrementelle Änderungen besser abbilden zu können. Durch Nutzung der Auszeichnungssprache Markdown wurde es möglich, Manuskripte in Form generischer Klartexte (Plain Text) zu erstellen. Markdown erlaubt es, Texte in einem für Menschen leicht lesbaren und auch für Computer interpretierbaren Format auszuzeichnen. Dabei werden Strukturen wie Listen und Überschriften mit einfachen Symbolen vorgegeben.

Ein Vorteil der Markdown-Implementierung besteht darin, dass es für Menschen einfacher ist, sich die inkrementellen Änderungen in Git anzeigen zu lassen. Außerdem können die mit Markdown formatierten Texte in Phrase TMS einfacher übersetzt werden, da es – anders als zum Beispiel bei HTML – keine vergleichsweise komplexen Tags gibt. Allerdings müssen Markdown-Dateien, damit diese im Web veröffentlicht werden können, in das HTML-Format konvertiert werden. Hierfür verwendet das Dokumentationsteam den Site-Generator Hugo.

Vorteile der Implementierung eines Versionskontrollsystems

Bei der agilen Produktentwicklung müssen oft Änderungen der Spezifikationen, der Veröffentlichungsdaten oder auch ausfallende Releases berücksichtigt werden. Ein besonderes Problem, mit dem sich das Cybozu konfrontiert sah, war die Verschiebung von Release-Zeiten für jede Anforderung bei der Änderung der Release-Daten.

Bei der Lösung dieses Problems können Versionsverwaltungssysteme wie Git ihre Stärken ausspielen, da hier Funktionen zur Verwaltung von Entwicklungszweigen (Branching) genutzt werden können. Mit diesem Mechanismus können Änderungen in Entwicklungszweigen auf Anforderungsebene direkt in der Dokumentation nachgebildet werden. Auf diese Weise können selbst bei Änderungen oder dem Ausfall von Releases die Zeitpunkte für das Zusammenführen oder Absagen von Branches einfach angepasst werden. Damit verringert sich der Arbeitsaufwand im Vergleich zur Verwaltung in einem Content-Management-System drastisch.

Ein weiterer Vorteil ist, dass durch die automatische Aufzeichnung der Änderungshistorie und die Möglichkeit, auf Versionen vor dem Zusammenführen von Entwicklungszweigen zurückzugreifen, nachträglich festgestellt werden kann, welche Personen welche Änderungen vorgenommen haben.

Gründe für die Einführung von Phrase TMS als Übersetzungsmanagementsystem

Bei Cybozu, Inc. verwenden wir Phrase TMS schon seit mehreren Jahren als Übersetzungsmanagementsystem. Wir haben Phrase TMS aufgrund des niedrigen Preises der Dienstleistung selbst gewählt, da wir nicht von den Übersetzern verlangen mussten, Pakete oder Lizenzen zu erwerben. Zudem überzeugte Phrase TMS, weil es zum Zeitpunkt der Implementierung als einziges System in der Lage war, Markdown-Dateien zu verarbeiten. Es ist auch ein wesentlicher Vorteil für unser Unternehmen, dass Phrase TMS komplett als Cloud-Dienst genutzt werden kann und Workflows unterstützt.

DIE VORTEILE

Einfache und effiziente Workflows

Neuausrichtung der Workflows zur Erstellung und Übersetzung von Artikeln

Der Prozess der Erstellung und Übersetzung von Artikeln stellt sich nach der Optimierung des Workflows wie folgt dar:

Erstellung von Artikeln in japanischer Sprache:

• (1) Die Artikel werden von den Autoren auf ihren Computern verfasst und bei GitHub abgelegt, einem Hosting-Dienst, der die Git-Funktionalität unterstützt. Alle Artikeldateien werden dort gespeichert.
• (2) Die Artikel werden von menschlichen Korrektoren und automatischen Systemen geprüft.
• (3) Nach erfolgter Prüfung und Freigabe werden die Artikel im Internet veröffentlicht.

Übersetzung ins Englische und Chinesische:

• Lade den zu übersetzenden Artikel aus GitHub in Phrase TMS. Die Dateien werden als ZIP-Archiv importiert und dafür kann – unter Beibehaltung der Workflow-Stufe – ein Projekt erstellt werden.
• (2) Nachdem die Einstellungen für Translation Memorys und andere Ressourcen vorgenommen wurden, werden die konkreten Übersetzungsjobs Auftragnehmern oder internen Übersetzern zugewiesen. Alle Lieferungen und Kommentare werden in der Phrase TMS-Cloud abgeschlossen.
• (3) Nach der Erstellung und Prüfung der Übersetzungen werden diese exportiert. Der aktuelle Workflow-Schritt kann beibehalten werden, indem die Übersetzungen wiederum als ZIP-Datei exportiert werden.
• (4) Nachdem die übersetzten Artikel als Markdown-Dateien auf GitHub hochgeladen wurden, werden diese mit Hugo in HTML konvertiert und dann im Internet veröffentlicht.

Tricks zum Importieren von Markdown-Dateien

Wenn das Dokumentations-Team Markdown-Dateien in HTML konvertiert, macht es sich die erweiterte proprietäre Notation von Hugo zunutze. So wird zum Beispiel die Zeichenfolge {{% note%}} nach der Veröffentlichung des Artikels im Browser als „✓ note“ angezeigt. Wenn du es direkt in Phrase TMS importierst, wird die Zeichenfolge {{% note %}} dem Übersetzer angezeigt.

Um dies zu verhindern, wird beim Importieren die Phrase TMS-Funktion „Konvertieren zu Phrase TMS-Tag“ verwendet, um Zeichenfolgen, die durch reguläre Ausdrücke definiert sind, automatisch in Phrase TMS-Tags zu konvertieren. Damit ist sichergestellt, dass eine solche Zeichenfolge als blauer Tag-Platzhalter mit ausgeblendetem Inhalt angezeigt wird. Es besteht also kein Risiko, dass Übersetzer die „note“ versehentlich übersetzen.

Implementierung maschineller Übersetzung

Derzeit werden die meisten Dokumentations-Inhalte bei Cybozu von Menschen übersetzt. Aber für das Produkt Garoon – eine Groupware für Mittelständler und Großunternehmen – wurde maschinelle Übersetzung eingeführt.

Im Oktober 2019 veröffentlichte Cybozu Version 5 von Garoon. Dabei wurden als Bestandteil von Produkt-Upgrades neue Funktionen ergänzt, was mit erheblichen Änderungen an der japanischen Version der integrierten Hilfe einherging. Da die japanische Hilfe etwa 2 Millionen Zeichen umfasst, war es faktisch unmöglich, nur mit der Unterstützung menschlicher Übersetzer die japanische, englische und chinesische Version gleichzeitig zu veröffentlichen. Aus diesem Grund wurde die Entscheidung getroffen, auf Post-Editing zu setzen. Dabei werden die maschinell erstellten Übersetzungen von professionellen Übersetzern geprüft und gegebenenfalls überarbeitet.

Für die maschinelle Übersetzung wird eine kostenpflichtige MT-Engine herangezogen. Da Phrase TMS viele Engines unterstützt, konnten wir festlegen, welche Engines verwendet werden sollen, und diese dann für die Übersetzung innerhalb der Phrase TMS-Plattform einsetzen. Um Kosten zu reduzieren und Arbeitszeiten zu verkürzen, haben wir einen entsprechenden Auftrag an ein Übersetzungsunternehmen vergeben, bei dem die tatsächlichen Mannstunden und nicht der übliche Einheitspreis pro Zeichen zugrunde gelegt wurde.

Um die aus der vorherigen Version der Dokumentation vorliegenden Ressourcen optimal zu nutzen, wurden zuerst die 100%-Matches aus dem Translation Memory ermittelt und übernommen. Für die verbleibenden Segmente wurde dann eine MT-Engine herangezogen. Die resultierende Qualität der Übersetzungen hängt von der Leistungsstärke der verwendeten MT-Engine ab. Cybozu arbeitet nun daran, die Qualität durch den Einsatz einer trainierbaren Engine weiter zu steigern.