Chizai Corporation es una empresa de traducción especializada en traducciones de patentes y otros proyectos de traducción relacionados con la propiedad intelectual. En los 45 años transcurridos desde su fundación, la empresa ha proporcionado una amplia gama de servicios y productos de información como un «proveedor integral de servicios de propiedad intelectual» centrado en el idioma.
Además de sus servicios de traducción, la empresa también prepara dibujos para solicitudes de patentes y diseños, realiza búsquedas de patentes, presenta solicitudes en el extranjero en nombre de sus clientes, imparte cursos de traducción y seminarios de propiedad intelectual en el extranjero, y lleva a cabo negocios relacionados con China. En el futuro, Chizai Corporation se ve a sí misma continuando sirviendo a sus clientes al expandir aún más su alcance comercial y asumir nuevos desafíos mientras mantiene una mirada atenta al panorama de PI que cambia rápidamente en los EE. UU. y Europa, así como en Asia, donde se espera una expansión en esta área.
DESAFÍO
Agilización de un proceso manual complejo
Antes de comenzar a utilizar Phrase TMS, Chizai Corporation se enfrentaba a dos desafíos administrativos importantes.
En primer lugar, era difícil hacer la transición a la fase de corrección de pruebas de un proyecto después de recibir una traducción completada de un traductor. Antes de que pudiera comenzar la corrección de pruebas, se debía realizar una gran cantidad de trabajo administrativo, incluyendo la impresión, la conciliación de datos y la actualización del estado del proyecto en una base de datos.
En segundo lugar, gestionar el proceso de «retranscripción», en el que un traductor revisa su traducción de nuevo después de la corrección de pruebas, era complicado. En este proceso, se contactaba al traductor por teléfono o correo electrónico para solicitar una retranscripción, se establecía una fecha límite y el traductor recibía un archivo corregido. El traductor entonces revisaba este archivo y lo enviaba de vuelta a Chizai Corporation. La empresa, a su vez, imprimía el archivo corregido de nuevo, actualizaba los datos asociados e ingresaba el estado del archivo en una base de datos. El corrector de pruebas entonces revisaba el archivo corregido y lo enviaba de vuelta a la empresa una vez más, repitiendo el proceso de envío inicial. Esta complejidad significaba que la retranscripción era un proceso que los project managers se esforzaban por evitar cuando era posible.
El proceso de corrección de pruebas en sí implicaba mucho trabajo, ya que el texto debía formatearse correctamente antes de usar una macro de Word para comprobar si faltaban cifras. Las correcciones también se escribían a mano en una copia impresa de la traducción.
Además de esto, durante la retranscripción, los traductores estaban sujetos al proceso lento de encontrar comentarios relevantes en el documento haciendo referencia a los números de página y línea, para luego corregir la traducción mientras miraban un archivo PDF. A la luz de todo esto, Chizai Corporation quería evitar cualquier aumento en el volumen de datos que debían intercambiarse.
Todo esto cambió cuando Chie Shibata, miembro del Grupo de TI de Traducción de la empresa, se enteró de Phrase TMS en un seminario. “Fue entonces cuando me di cuenta”, recuerda Shibata. “¡Phrase TMS podría resolver casi todos estos problemas!” Luego convenció a la empresa de implementar Phrase TMS en su departamento de traducción de inglés a japonés, que constaba de dos gestores de proyectos y seis traductores y revisores, comenzando en noviembre de 2015.
SOLUCIÓN
Un TMS con todas las funciones
La nube, los flujos de trabajo y la automatización del correo electrónico
Phrase TMS permite a traductores, revisores y agencias de traducción compartir archivos en la nube simplemente cargando documentos. La función de flujo de trabajo permite a los gestores de proyectos asignar traductores y revisores a los proyectos, y cuando cada miembro del equipo termina su trabajo, Phrase TMS envía automáticamente un correo electrónico de notificación a la siguiente persona en el flujo de trabajo.
Estas funciones han eliminado la necesidad de imprimir en Chizai Corporation y han hecho posible que la corrección de pruebas comience tan pronto como se completan las traducciones. Integrar las solicitudes de reescritura en el flujo de trabajo desde el principio también permitió a la empresa reducir el trabajo administrativo.
Visualización bilingüe, comentarios y comprobaciones de QA
Phrase TMS muestra los documentos cargados en un diseño bilingüe, una oración a la vez. Esto no solo reduce la carga de trabajo de los traductores, sino que también elimina la necesidad de que consulten números de página y línea para localizar secciones de interés dentro de los documentos. En cambio, los usuarios pueden agregar comentarios a los segmentos directamente en Phrase TMS.
Shibata consultó al equipo de Phrase TMS sobre el problema de preparar notas de traducción para entregar a los clientes, y el equipo tuvo la idea de crear una macro que recopila comentarios de un archivo de Word de salida de Phrase TMS y los presenta en un archivo de notas de traducción. Esto hizo que el proceso de entrega de la empresa fuera mucho más eficiente.
Chizai Corporation además eliminó su macro de verificación de números en favor de la función de control de calidad integrada del editor de Phrase TMS. Esto permitió a la empresa eliminar la tarea de dar formato a los textos traducidos antes de la revisión, que consumía mucho tiempo.
ESTADÍSTICAS Y DATOS
Chizai Corporation en cifras
35 %
menos tiempo dedicado a la corrección de pruebas
90 %
reducción del tiempo dedicado al intercambio de datos
BENEFICIOS
Ampliación del uso de Phrase TMS
El tiempo de corrección de pruebas se ha reducido así en un 35%. Además, el tiempo dedicado al intercambio de datos entre traductores, correctores de pruebas y personal interno se ha eliminado prácticamente. Ahora, el proceso es tan sencillo como cargar el documento fuente y descargar la traducción terminada.
Tras la fluida implementación de Phrase TMS en el departamento de traducción inglés-japonés de la empresa, relativamente pequeño, Chizai Corporation decidió en abril de 2018 ampliar el uso de Phrase TMS a su principal departamento de traducción japonés-inglés.
Desafíos y soluciones al ampliar la implementación
En el departamento de traducción japonés-inglés, de mayor tamaño, la implementación de Phrase TMS no fue tan fluida como se esperaba. Una de las razones fue la dificultad de la formación. A diferencia del departamento de inglés-japonés, que contaba con muchos usuarios experimentados, los traductores y correctores del departamento de japonés-inglés eran completamente nuevos en el software. Chizai Corporation dividió a estos usuarios en pequeños grupos de unas tres personas cada uno y ofreció a cada grupo una introducción detallada a Phrase TMS. La empresa también grabó un vídeo instructivo, disponible para su visualización en cualquier momento, y configuró un proyecto de prueba en Phrase TMS.
A medida que aumentaba el número de proyectos, a los gestores de proyectos les empezó a resultar tedioso confirmar manualmente la configuración de cada uno. Para reducir la carga de creación de proyectos y simplificar la formación, la empresa creó plantillas de proyectos.
Preparación de documentos y posprocesamiento
Debido a la gran variedad de formatos de archivo y especificaciones presentados para la traducción japonés-inglés, Chizai Corporation necesitaba macros para preprocesar y posprocesar los archivos de salida para adaptarlos a cada cliente.
El uso de imágenes para presentar tablas y fórmulas era otro problema común tanto en los archivos en inglés como en los de japonés. El texto de estas imágenes no se podía importar a Phrase TMS sin modificaciones. La empresa ha resuelto este problema creando nuevas tablas y fórmulas y añadiendo cuadros de texto a los documentos que contienen dichas imágenes.
Además, Chizai Corporation utilizaba anteriormente macros para corregir la apariencia de los espacios y pestañas en los archivos traducidos. Desde entonces, la empresa ha eliminado la necesidad de estas macros añadiendo una expresión regular personalizada a la función de QA de Phrase TMS, lo que permite a Phrase TMS detectar problemas con espacios y tabulaciones por sí mismo.
CONCLUSIÓN
Consideraciones para una mayor expansión
Tras añadir Phrase TMS a su flujo de trabajo de traducción, y dado el aumento del trabajo remoto provocado por la pandemia de coronavirus a partir de 2020, Chizai Corporation decidió ampliar el uso de Phrase TMS para mejorar aún más la eficiencia de su trabajo.
Hay dos puntos clave en esta expansión. El primero de ellos es la formación, como se mencionó en la sección anterior. Los usuarios deben recibir una formación cuidadosa e individualizada, realizada en persona cuando sea posible.
El segundo punto es reducir la carga de los project managers. A medida que aumenta el número de proyectos, a los project managers les resulta más difícil manejar todo, desde la preparación de los documentos fuente hasta entregar las traducciones terminadas. Esto llevó a la empresa a la idea de trabajar con Box.
Creación de proyectos mediante la conexión a Box
Box es un servicio de almacenamiento en la nube Enterprise. Entre los muchos servicios de almacenamiento en la nube disponibles, como Google Drive, Dropbox y OneDrive, Chizai Corporation eligió Box debido a su capacidad ilimitada.
Trabajar con Box ha permitido a la empresa que varias personas trabajen en paralelo para introducir información sobre una solicitud en una base de datos, buscar un traductor, preparar el documento para la traducción y cargarlo en Phrase TMS.
Además, dado que los miembros del equipo pueden intercambiar archivos en la nube, todo el proceso de la empresa puede permanecer en la nube de principio a terminar. La empresa también valora las funciones de notificación de Phrase TMS y Box, que notifican automáticamente a los miembros del equipo correspondientes cuando se completa cada tarea.
La conciencia de Chizai Corporation sobre los desafíos a los que se enfrentaba y su apertura a las soluciones la llevaron a Phrase TMS, lo que ayudó a la empresa a implementar nuevos métodos y resolver problemas. Chizai Corporation cree que su experiencia y visión de futuro, combinadas con la comodidad y las funciones avanzadas de Phrase TMS, conducirán a un mayor desarrollo en esta era global en constante cambio.
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