Chizai Corporation est une entreprise traduction spécialisée dans les traductions de brevets et d’autres projets de traduction liés à la propriété intellectuelle. Au cours des 45 années qui ont suivi sa création, l’entreprise a fourni une large gamme de services et de produits d’information en tant que « prestataire de services complets en propriété intellectuelle » axé sur les langues.
Outre ses services de traduction, l’entreprise prépare également des dessins pour les demandes de brevets et de modèles, effectue des recherches de brevets, soumet des demandes à l’étranger pour le compte de ses clients, organise des cours de traduction et des séminaires sur la propriété intellectuelle à l’étranger, et mène des activités liées à la Chine. À l’avenir, Chizai Corporation envisage de continuer à servir ses clients en élargissant davantage son champ d’activité et en relevant de nouveaux défis, tout en gardant un œil attentif sur le paysage de la propriété intellectuelle en évolution rapide aux États-Unis et en Europe, ainsi qu’en Asie, où une expansion dans ce domaine est attendue.
LE DÉFI
Rationaliser un processus manuel complexe
Avant de commencer à utiliser Phrase TMS, Chizai Corporation était confrontée à deux défis administratifs majeurs.
Premièrement, il était difficile de passer à la phase de relecture d’un projet après avoir reçu une traduction terminée de la part d’un traducteur. Avant que la relecture ne puisse commencer, une grande quantité de travail administratif devait être effectuée, notamment l’impression, le rapprochement des données et la mise à jour du statut du projet dans une base de données.
Deuxièmement, la gestion du processus de « ressaisie », au cours duquel un traducteur révise à nouveau sa traduction après la relecture, était compliquée. Dans ce processus, un traducteur était contacté par téléphone ou par e-mail pour demander une ressaisie, une date limite était fixée et le traducteur recevait un fichier relu. Le traducteur révisait ensuite ce fichier et le renvoyait à Chizai Corporation. L’entreprise, à son tour, imprimait à nouveau le fichier corrigé, mettait à jour les données associées et saisissait le statut du fichier dans une base de données. Le relecteur examinait ensuite le fichier révisé et le renvoyait à l’entreprise une fois de plus, en répétant le processus de soumission initial. Cette complexité signifiait que la ressaisie était un processus que les chefs de projet s’efforçaient d’éviter lorsque cela était possible.
Le processus de relecture lui-même impliquait beaucoup de travail, car le texte devait être correctement formaté avant d’utiliser une macro Word pour vérifier les chiffres manquants. Les corrections étaient également manuscrites sur une copie imprimée de la traduction.
En plus de cela, lors de la ressaisie, les traducteurs étaient soumis au processus fastidieux consistant à trouver les commentaires pertinents dans le document en se référant aux numéros de page et de ligne, puis à corriger la traduction tout en consultant un fichier PDF. À la lumière de tout cela, Chizai Corporation souhaitait éviter toute augmentation du volume de données devant être échangées.
Tout a changé lorsque Chie Shibata, membre du groupe informatique de traduction de l’entreprise, a entendu parler de Phrase TMS lors d’un séminaire. « C’est là que j’ai eu le déclic », se souvient Shibata. « Phrase TMS pourrait résoudre presque tous ces problèmes ! » Elle a ensuite persuadé l’entreprise d’intégrer Phrase TMS dans son département de traduction de l’anglais vers le japonais, composé de deux chefs de projet et de six traducteurs et relecteurs, à partir de novembre 2015.
LA SOLUTION
Un TMS complet
Le cloud, les flux de travail et l’automatisation des e-mails
Phrase TMS permet aux traducteurs, relecteurs et agences de traduction de partager des fichiers dans le cloud simplement en envoyant des documents. La fonction de flux de travail permet aux chefs de projet d’assigner des traducteurs et des relecteurs aux projets, et lorsque chaque membre de l’équipe termine son travail, Phrase TMS envoie automatiquement un e-mail de notification à la personne suivante dans le flux de travail.
Ces fonctionnalités ont éliminé le besoin d’impression chez Chizai Corporation et ont permis à la relecture de commencer dès que les traductions sont terminées. L’intégration des demandes de ressaisie dans le flux de travail dès le départ a également permis à l’entreprise de réduire le travail administratif.
Affichage bilingue, commentaires et contrôles qualité
Phrase TMS affiche les documents envoyés dans une mise en page bilingue, une phrase à la fois. Cela réduit non seulement la charge de travail des traducteurs, mais élimine également le besoin pour eux de se référer aux numéros de page et de ligne pour localiser les sections d’intérêt dans les documents. Au lieu de cela, les utilisateurs peuvent ajouter des commentaires aux segments directement dans Phrase TMS.
Shibata a consulté l’équipe de Phrase TMS sur la question de la préparation des notes de traduction à remettre aux clients, et l’équipe a eu l’idée de créer une macro qui collecte les commentaires d’un fichier Word exporté par Phrase TMS et les présente dans un fichier de notes de traduction. Cela a rendu le processus de livraison de l’entreprise beaucoup plus efficace.
Chizai Corporation a en outre abandonné sa macro de vérification des nombres au profit de la fonction de contrôle qualité intégrée de l’éditeur Phrase TMS. Cela a permis à l’entreprise d’éliminer la tâche fastidieuse de mise en forme des textes traduits avant la relecture.
STATISTIQUES ET FAITS
Chizai Corporation en chiffres
35 %
moins de temps consacré à la relecture
90 %
réduction du temps consacré à l’échange de données
AVANTAGES
Extension de l’utilisation de Phrase TMS
Le temps de relecture a ainsi été réduit de 35 %. De plus, le temps consacré à l’échange de données entre les traducteurs, les relecteurs et le personnel interne a été pratiquement éliminé. Désormais, le processus est aussi simple que d’envoyer le document source et de télécharger la traduction terminée.
Suite à la mise en œuvre réussie de Phrase TMS dans le département de traduction anglais-japonais relativement restreint de l’entreprise, Chizai Corporation a décidé en avril 2018 d’étendre l’utilisation de Phrase TMS à son principal département de traduction japonais-anglais.
Défis et solutions lors de l’extension de la mise en œuvre
Dans le département de traduction japonais-anglais, plus important, la mise en œuvre de Phrase TMS ne s’est pas déroulée aussi facilement que prévu. L’une des raisons à cela était les difficultés de formation. Contrairement au département anglais-japonais, qui comptait de nombreux utilisateurs expérimentés, les traducteurs et relecteurs du département japonais-anglais découvraient totalement le logiciel. Chizai Corporation a divisé ces utilisateurs en petits groupes d’environ trois personnes chacun et a fourni à chaque groupe une présentation détaillée de Phrase TMS. L’entreprise a également enregistré une vidéo explicative, disponible à tout moment, et a configuré un projet de test dans Phrase TMS.
À mesure que le nombre de projets augmentait, les chefs de projet ont commencé à trouver fastidieux de confirmer manuellement les paramètres de chacun d’entre eux. Pour réduire la charge liée à la création de projets et simplifier la formation, l’entreprise a créé des modèles* de projet.
Préparation et post-traitement des documents
En raison de la grande variété de formats de fichiers et de spécifications soumis pour la traduction japonais-anglais, Chizai Corporation avait besoin de macros pour prétraiter et post-traiter les fichiers de sortie afin de les adapter à chaque client.
L’utilisation d’images pour présenter des tableaux et des formules était un autre problème courant dans les fichiers anglais comme japonais. Le texte contenu dans ces images ne pouvait pas être importé dans Phrase TMS sans modification. L’entreprise a résolu ce problème en créant de nouveaux tableaux et de nouvelles formules et en ajoutant des zones de texte aux documents contenant de telles images.
De plus, Chizai Corporation utilisait auparavant des macros pour corriger l’apparence des espaces et des onglets dans les fichiers traduits. Depuis, l’entreprise a éliminé le besoin de ces macros en ajoutant une expression régulière personnalisée à la fonctionnalité de QA de Phrase TMS, permettant ainsi à Phrase TMS de détecter lui-même les problèmes d’Espace et d’onglet.
CONCLUSION
Considérations pour une expansion ultérieure
Après avoir ajouté Phrase TMS à son flux de travaux de traduction, Chizai Corporation, compte tenu de l’augmentation du travail à distance entraînée par la pandémie de coronavirus, a décidé à partir de 2020 d’étendre l’utilisation de Phrase TMS pour améliorer encore l’efficacité de son travail.
Cette expansion repose sur deux points clés. Le premier est la formation, comme mentionné dans la section précédente. Les utilisateurs doivent recevoir une formation attentive et individuelle, dispensée en personne lorsque cela est possible.
Le deuxième point consiste à réduire la charge de travail des chefs de projet. À mesure que le nombre de projets augmente, les chefs de projet peinent à gérer l’ensemble du processus, depuis la préparation des documents source jusqu’à livrer les traductions terminées. Cela a conduit l’entreprise à l’idée de travailler avec Box.
Création de projets par connexion à Box
Box est un service de stockage cloud Enterprise. Parmi les nombreux services de stockage cloud disponibles, tels que Google Drive, Dropbox et OneDrive, Chizai Corporation a choisi Box en raison de sa capacité illimitée.
Travailler avec Box a permis à l’entreprise de faire travailler plusieurs personnes en parallèle pour saisir les informations d’une demande dans une base de données, rechercher un traducteur, préparer le document pour la traduction et le charger sur Phrase TMS.
De plus, comme les membres de l’équipe peuvent échanger des fichiers dans le cloud, l’ensemble du processus de l’entreprise peut rester dans le cloud du début à la fin. L’entreprise apprécie également les fonctionnalités de notification de Phrase TMS et de Box, qui informent automatiquement les membres de l’équipe concernés lorsque chaque tâche est terminée.
La conscience des défis auxquels elle était confrontée et son ouverture aux solutions ont conduit Chizai Corporation vers Phrase TMS, ce qui a aidé l’entreprise à mettre en œuvre de nouvelles méthodes et à résoudre des problèmes. Chizai Corporation estime que son expertise et sa vision d’avenir, combinées à la commodité et aux fonctionnalités avancées de Phrase TMS, mèneront à un développement accru dans cette ère mondiale en constante évolution.
Prêt à vous lancer ?
Touchez un public plus large et établissez des liens plus profonds dès aujourd’hui.