知财公司是一家专门从事专利翻译及其他知识产权相关翻译项目的翻译公司。自成立45年来，该公司作为一家以语言为核心的“综合性知识产权服务提供商”，提供了广泛的服务和信息产品。
除了翻译服务外，该公司还准备专利和外观设计申请图纸、进行专利检索、代表客户提交海外申请、举办翻译课程和海外知识产权研讨会，并开展与中国相关的业务。展望未来，知财公司计划在密切关注美国、欧洲以及预计将有业务扩展的亚洲地区快速变化的知识产权格局的同时，通过进一步扩大业务范围并迎接新的挑战，继续为客户提供服务。
挑战
简化复杂的手动流程
在使用Phrase TMS之前，知财公司面临着两大行政挑战。
首先，在收到译员完成的译文后，难以过渡到项目的校对阶段。在开始校对之前，必须完成大量行政工作，包括打印、数据核对以及在数据库中更新项目状态。
其次，管理“重打”流程非常复杂，即译员在校对后再次修改其译文。在此过程中，公司通过电话或电子邮件联系译员要求重打，设定截止日期，并将校对后的文件发送给译员。随后，译员修改该文件并将其发回给知财公司。公司则再次打印更正后的文件，更新相关数据，并将文件状态录入数据库。校对员随后审阅修改后的文件并再次将其发回公司，重复最初的提交流程。这种复杂性意味着项目经理在可能的情况下会尽量避免重打流程。
校对过程本身涉及大量工作，因为在使用Word宏检查缺失数字之前，必须对文本进行适当的格式化。更正内容也是手写在打印出的译文副本上的。
此外，在重打过程中，译员必须通过参考页码和行号在文档中查找相关备注，然后一边查看PDF文件一边修改译文，这一过程非常耗时。鉴于这一切，知财公司希望避免任何需要交换的数据量增加。
这一切在公司翻译IT组的成员柴田千惠（Chie Shibata）在一次研讨会上了解到Phrase TMS后发生了改变。“就在那一刻，我突然意识到，”柴田回忆道。“Phrase TMS几乎可以解决所有这些问题！”随后，她说服公司从2015年11月开始，在由两名项目经理和六名译员及校对员组成的英日翻译部门中实施Phrase TMS。
解决方案
功能齐全的TMS
云端、工作流程和电子邮件自动化
Phrase TMS允许译员、校对员和翻译公司只需上传文档即可在云端共享文件。工作流程功能让项目经理能够为项目分配译员和校对员，当每位团队成员完成工作后，Phrase TMS会自动向工作流程中的下一个人发送通知邮件。
这些功能消除了知财公司对打印的需求，并使校对工作能够在翻译完成后立即开始。将重打请求从一开始就整合到工作流程中，也使公司能够减少行政工作。
双语显示、备注和质量保证检查
Phrase TMS以逐句双语布局显示上传的文档。这不仅减轻了译员的工作量，还消除了他们需要参考页码和行号来定位文档中相关部分的需要。相反，用户可以直接在Phrase TMS中向句段添加备注。
柴田就准备交付给客户的翻译说明问题咨询了Phrase TMS团队，团队提出了一个想法，即创建一个宏，从Phrase TMS输出的Word文件中收集评论，并将其呈现在翻译说明文件中。这使得公司的交付流程效率大大提高。
知财公司（Chizai Corporation）还放弃了其数字检查宏，转而使用Phrase TMS编辑器的内置质量保证检查功能。这使公司能够省去在校对前格式化翻译文本这一耗时的任务。
数据与事实
知财公司（Chizai Corporation）数据概览
35%
校对时间减少
90%
减少了数据交换所花费的时间
优势
扩大 Phrase TMS 的使用范围
因此，校对时间减少了 35%。此外，译员、校对人员和内部员工之间交换数据所花费的时间几乎被完全消除。现在，整个流程就像上传源文档并下载译文一样简单。
在 Phrase TMS 于公司规模相对较小的英日翻译部门顺利实施后，知财公司于 2018 年 4 月决定将 Phrase TMS 的使用范围扩大到其主要的日英翻译部门。
扩大实施过程中的挑战与解决方案
在规模较大的日英翻译部门，Phrase TMS 的实施过程并不像预期的那样顺利。原因之一是培训困难。与拥有许多经验丰富用户的英日翻译部门不同，日英翻译部门的译员和校对人员对该软件完全陌生。知财公司将这些用户分成每组约三人的小组，并向每个小组详细介绍了 Phrase TMS。公司还录制了一个可随时观看的操作指南视频，并在 Phrase TMS 中设置了一个测试项目。
随着项目数量的增加，项目经理开始觉得手动确认每个项目的设置非常繁琐。为了减轻创建项目的负担并简化培训，公司创建了项目模板。
文档准备与后期处理
由于提交进行日英翻译的文件格式和规格多种多样，知财公司需要宏来对输出文件进行预处理和后处理，以适应每位客户的需求。
使用图像来呈现表格和公式是英日文件中另一个常见的问题。这些图像中的文本如果不经修改就无法导入 Phrase TMS。公司通过创建新的表格和公式，并在包含此类图像的文档中添加文本框来处理此问题。
此外，知财公司此前使用宏来修正翻译文件中空格和制表符的显示。此后，知财公司通过在 Phrase TMS 的 QA 功能中添加自定义正则表达式，消除了对这些宏的需求，使 Phrase TMS 能够自行检测空格和制表符方面的问题。
结论
进一步扩展的考量
在将 Phrase TMS 添加到其翻译工作流后，鉴于新冠疫情带来的远程办公增加，知财公司从 2020 年开始决定扩大 Phrase TMS 的使用范围，以进一步提高工作效率。
此次扩展有两个关键点。第一点是培训，正如上一节所提到的。用户应接受细致的一对一培训，并在可能的情况下进行面对面培训。
第二点是减轻项目经理的负担。随着项目数量的增加，项目经理在处理从准备源文档到交付完成的译文的所有工作时变得更加困难。这使公司萌生了与 Box 合作的想法。
通过连接 Box 创建项目
Box 是一款企业级云存储服务。在 Google Drive、Dropbox 和 OneDrive 等众多可用的云存储服务中，知财公司选择了 Box，因为它具有无限的存储容量。
与 Box 的合作使该公司能够让多个人并行工作，将请求信息输入数据库、寻找译员、准备翻译文档并将其上传到 Phrase TMS。
此外，由于团队成员可以在云端交换文件，公司的整个流程可以从始至终保持在云端进行。该公司还非常赞赏 Phrase TMS 和 Box 的通知功能，这些功能会在每项任务完成后自动通知相应的团队成员。
知财公司对其所面临挑战的认识以及对解决方案的开放态度使其选择了 Phrase TMS，这帮助该公司实施了新方法并解决了问题。知财公司相信，其专业知识和前瞻性思维，结合 Phrase TMS 的便利性和高级功能，将在这个不断变化的全球化时代带来进一步的发展。
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