Un flujo de trabajo de traducción sin esfuerzo para una importante agencia japonesa

DESAFÍO

Eliminar ineficiencias y satisfacer necesidades especializadas

Antes de empezar a usar Phrase TMS, Honyaku Center utilizaba una variedad de herramientas de traducción asistida por ordenador de otras empresas. Aunque estas herramientas ofrecían amplios conjuntos de funciones, tendían a ser demasiado complejas y difíciles de usar.

Elegir el software correcto para cualquier proyecto determinado también era difícil y requería un conocimiento profundo de las funciones de cada herramienta. Como resultado, los usuarios de la empresa no podían aprovecharlas al máximo. Este problema afectaba especialmente a los usuarios externos como, por ejemplo, los traductores autónomos registrados en Honyaku Center. La gestión ineficiente de proyectos era otra fuente de frustración para la empresa.

La mayor parte de la comunicación y el intercambio de archivos se realizaban a través de correos electrónicos, lo que dificultaba que los gestores de proyectos pudieran seguir el progreso de cada proyecto y reaccionaran ante situaciones que podían provocar el incumplimiento de los plazos establecidos. También significaba que los archivos debían pasarse manualmente de un miembro del equipo a otro según fuera necesario, lo que potencialmente podía retrasar los proyectos (por ejemplo, si alguien adjuntaba el archivo incorrecto a un correo electrónico). Por último, Honyaku Center tiene algunas necesidades especializadas que no todas las soluciones pueden satisfacer.

Debido a la naturaleza de los proyectos y el entorno de trabajo de la empresa, la seguridad de la información es esencial. Los archivos y carpetas tienen nombres en japonés, lo que puede provocar problemas de codificación de texto, y algunos proyectos contienen archivos muy grandes que no se abren correctamente con cualquier software.

SOLUCIÓN

Phrase TMS: una solución completa y versátil

Phrase TMS fue uno de los principales candidatos cuando Honyaku Center comenzó a plantearse usar otras soluciones para resolver sus problemas. En última instancia, la empresa eligió Phrase TMS porque es versátil, fácil de usar y cuenta con todas las funciones que pudieran necesitar. Honyaku Center también valoró que Phrase TMS estuviera basado en la nube en un momento en el que la mayoría del software de gestión de traducciones no lo estaba. A medida que sus usuarios comenzaron a trabajar con Phrase TMS, descubrieron más motivos que hacían de Phrase TMS la mejor herramienta que podían usar.

Asistencia integral

Cuando Honyaku Center comenzó a utilizar Phrase TMS, sus usuarios se toparon con algunos problemas debidos a los nombres de las carpetas en japonés y a unos archivos muy grandes. Los atentos ingenieros de Phrase TMS trabajaron con la empresa para resolver estos problemas.

Sin riesgos de seguridad

Antes, los usuarios de Honyaku Center encontraban más conveniente intercambiar proyectos utilizando archivos adjuntos de correo electrónico, ya que los traductores y correctores externos pueden acceder a ellos fácilmente. Sin embargo, el flujo de trabajo general es más eficiente si los datos del proyecto se almacenan en la nube, sin perder tiempo cuando los traductores entregan proyectos a los correctores. Honyaku Center tenía algunas reservas sobre la seguridad de una solución basada en la nube, pero la empresa descubrió que controlar el acceso a proyectos y datos y rastrear el estado de cada miembro del equipo es en realidad más seguro en la nube que por correo electrónico. Esto ayudó a la empresa a sentirse más segura con su decisión de usar Phrase TMS.

Gran versatilidad

Phrase TMS se compatible con formatos de archivo comunes en entornos empresariales, como Microsoft Word, Excel y PowerPoint. También cuenta con un conjunto de funciones equilibrado, entre las que se encuentran el análisis de documentos (imprescindible para los gestores de proyectos), la gestión de memorias de traducción y glosarios, y la capacidad de añadir comentarios mientras se traduce.

Interfaz intuitiva

Dado que los gestores de proyectos deben gestionar múltiples proyectos en cualquier momento, una interfaz intuitiva y fácil de usar es importante para ellos. Para esto, Phrase TMS era la herramienta ideal. Y lo mismo sucede con los traductores: En cuanto abren Phrase TMS, los traductores tienen acceso a un espacio de trabajo con todas las funciones que necesitan al alcance de la mano.

BENEFICIOS

Traducción y gestión de proyectos con un único flujo de trabajo optimizado

La llegada de Phrase TMS permitió a Honyaku Center optimizar sus operaciones en general. Al principio, utilizaban Phrase TMS para aproximadamente el 5 % de su carga de trabajo total. El número de usuarios internos y externos creció y, hoy en día, la mayoría de los proyectos de la empresa se gestionan con Phrase TMS.

A partir de su experiencia con Phrase TMS, la empresa también ha podido observar que la importancia de los sistemas de gestión de traducciones está creciendo en todo el sector de la traducción gracias a unas funciones capaces de optimizar tanto el trabajo de traducción como la gestión de proyectos. Estas son algunas de las funciones de Phrase TMS favoritas de Honyaku Center:

Flujo de trabajo optimizado

Como Phrase TMS está basado en la nube, los gestores de proyectos de Honyaku Center pueden realizar un seguimiento del progreso de los proyectos en tiempo real en lugar de tener que solicitar (y esperar) actualizaciones de los miembros del equipo. De esta forma, pueden identificar y gestionar posibles retrasos y otros problemas antes de que afecten a los clientes de la empresa. Contar con una solución basada en la nube también hace que las transiciones entre las fases del proyecto sean más rápidas y fluidas, ya que no es necesario que los miembros del equipo se envíen archivos por correo electrónico en cada paso del proyecto.

Garantía de calidad y comprobaciones de coherencia terminológica

La coherencia es clave en la traducción industrial. Phrase TMS cuenta con una función de garantía de calidad (QA) en su editor que compara los segmentos de origen y destino para detectar varios tipos de errores distintos. Para ayudar a los traductores y que estos puedan corregir los fallos de manera eficiente, se resaltan las traducciones que faltan o son incoherentes, los números, espacios y etiquetas que no coinciden, los errores ortográficos y las incoherencias con las bases terminológicas.

En Honyaku Center, los gestores de proyectos suelen configurar las funciones de control de calidad de Phrase TMS de forma individual. Sus usuarios aprecian la granularidad de los ajustes de control de calidad, así como la capacidad de impedir que los traductores marquen los segmentos como completados antes de resolver las advertencias de control de calidad. La función de control de calidad de Phrase TMS ayuda a la empresa a mantener la calidad y la coherencia en sus traducciones.

Uso de los recursos existentes

Almacenar y aprovechar los recursos lingüísticos que ya están ahí es esencial para optimizar el proceso de traducción y mejorar la calidad de la misma. Phrase TMS no solo facilita la búsqueda y exploración de proyectos anteriores, sino que también los añade a una memoria de traducción en tiempo real. Esto significa que no se pierde tiempo durante el proceso de traducción, lo que permite a Honyaku Center satisfacer los plazos de entrega cortos solicitados por los clientes.

Traducción automática segura y cómoda

Se han logrado avances notables en la traducción automática, y Honyaku Center reconoce que utilizar la traducción automática (MT) de forma eficaz es fundamental para optimizar el trabajo, reducir los costes y estabilizar la calidad. Phrase TMS fue una de las primeras plataformas en emplear la traducción automática y, actualmente, admite la integración con más de 30 motores de traducción automática.

A Honyaku Center le impresionó especialmente la función de puntuación de rendimiento de calidad (QPS) de Phrase, que utiliza inteligencia artificial (IA) para seleccionar el mejor motor de traducción automática para un proyecto determinado. También clasifica la calidad de las traducciones automáticas en una escala de cuatro niveles, lo que ayuda a los usuarios a incorporar la traducción automática en los proyectos de forma segura y cómoda.

El futuro

Han pasado cerca de diez años desde que Honyaku Center empleó Phrase TMS por primera vez y la empresa tiene la intención de seguir utilizándolo en el futuro. Honyaku Center valora especialmente el sistema de asistencia de Phrase TMS, que refleja las opiniones y comentarios de los usuarios, sus funciones de QA para garantizar la calidad de la traducción y su visión de futuro al introducir activamente tecnologías avanzadas como la MT y la IA. A su juicio, Phrase TMS tiene un profundo conocimiento del sector de la traducción y desarrolla continuamente productos que van un paso por delante de sus competidores.