Un flux de travail de traduction sans effort pour une grande agence japonaise

LE DÉFI

Éliminer les inefficacités et répondre aux besoins spécialisés

Avant d’introduire Phrase TMS, Honyaku Center utilisait divers outils de traduction assistée par ordinateur d’autres sociétés. Si ces outils offraient un large éventail de fonctionnalités, ils avaient toutefois tendance à être trop sophistiqués et difficiles à utiliser.

Choisir le bon logiciel pour un projet donné était également difficile et nécessitait une connaissance approfondie des fonctionnalités de chaque outil. En conséquence, les utilisateurs de l’entreprise n’étaient pas en mesure d’en tirer le meilleur parti. Ce problème était particulièrement important pour les utilisateurs externes, tels que les traducteurs indépendants enregistrés auprès de Honyaku Center. Une gestion de projet peu efficace constituait une autre source de frustration pour l’entreprise.

La plupart des communications et des échanges de fichiers se faisaient par e-mail, ce qui compliquait la tâche des chefs de projet pour suivre la progression et réagir aux situations susceptibles d’entraîner des retards. Cela signifiait également que les fichiers devaient être transmis manuellement d’un membre de l’équipe à un autre selon les besoins, ce qui pouvait retarder un projet (par exemple, si quelqu’un joignait le mauvais fichier à un e-mail). Enfin, Honyaku Center a des besoins spécialisés que toutes les solutions ne peuvent pas satisfaire.

En raison de la nature des projets et de l’environnement de travail de l’entreprise, la sécurité des informations est essentielle. Les fichiers et les dossiers sont nommés en japonais, ce qui peut entraîner des problèmes d’encodage de texte, et certains projets contiennent des fichiers très volumineux qui ne s’ouvrent pas correctement dans tous les logiciels.

LA SOLUTION

Phrase TMS : la solution complète et polyvalente

Phrase TMS était un candidat de premier plan lorsque Honyaku Center a commencé à envisager d’autres solutions pour résoudre ses problèmes. Finalement, l’entreprise a choisi Phrase TMS car il est polyvalent, facile à utiliser et complet. Honyaku Center a également apprécié le fait que Phrase TMS soit basé sur le cloud à une époque où la plupart des logiciels de gestion de la traduction ne l’étaient pas. À mesure que ses utilisateurs se sont familiarisés avec Phrase TMS, ils ont découvert d’autres raisons qui faisaient de Phrase TMS l’outil le mieux adapté à leurs besoins.

Une assistance complète

Lorsque Honyaku Center a commencé à utiliser Phrase TMS, ses utilisateurs ont rencontré quelques problèmes avec les noms de dossiers japonais et les fichiers très volumineux. Les ingénieurs réactifs de Phrase TMS ont collaboré avec l’entreprise pour résoudre ces problèmes.

Aucun compromis sur la sécurité

Auparavant, les utilisateurs de Honyaku Center trouvaient plus pratique d’échanger des projets par e-mail sous forme de pièces jointes, car les traducteurs et les correcteurs externes pouvaient y accéder facilement. Cependant, le flux de travail global est plus efficace si les données du projet sont stockées dans le cloud, ce qui évite de perdre du temps lorsque les traducteurs transmettent des projets aux correcteurs. Honyaku Center avait quelques réserves concernant la sécurité d’une solution basée sur le cloud, mais l’entreprise a découvert que le contrôle de l’accès aux projets et aux données et le suivi du statut de chaque membre de l’équipe s’avèrent plus sécurisés dans le cloud que par e-mail. Cela a conforté l’entreprise dans sa décision d’utiliser Phrase TMS.

Grande polyvalence

Phrase TMS prend en charge les formats de fichiers courants dans les environnements d’entreprise, tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint. Il offre également un ensemble de fonctionnalités bien équilibré, comprenant notamment une fonction d’analyse de documents (indispensable pour les chefs de projet), des fonctions de gestion des mémoires de traduction et des glossaires, ainsi que la possibilité d’ajouter des commentaires pendant la traduction.

Interface intuitive

Comme les chefs de projet doivent gérer plusieurs projets simultanément, il est essentiel pour eux de disposer d’une interface intuitive et facile à utiliser. Phrase TMS s’est révélé être l’outil idéal à cet égard. Il en va de même pour les traducteurs : dès qu’ils ouvrent Phrase TMS, ils ont accès à un espace de travail où toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin sont à portée de main.

AVANTAGES

Traduction et gestion de projet dans un flux de travail rationalisé

L’introduction de Phrase TMS a permis à Honyaku Center de rationaliser ses opérations dans l’ensemble. Au début, l’entreprise a utilisé Phrase TMS pour environ 5 % de sa charge de travail totale. Le nombre d’utilisateurs internes et externes a augmenté, et aujourd’hui, la majorité des projets de l’entreprise sont gérés avec Phrase TMS.

Forte de son expérience avec Phrase TMS, l’entreprise constate également que l’importance des systèmes de gestion de traduction croît dans tout le secteur de la traduction, grâce à des fonctionnalités qui rationalisent à la fois le travail de traduction et la gestion de projet. Voici quelques-unes des fonctionnalités de Phrase TMS préférées de Honyaku Center :

Flux de travail simplifié

Comme Phrase TMS est une solution basée sur le cloud, les chefs de projet de Honyaku Center peuvent suivre la progression des projets en temps réel sans avoir à demander (ni à attendre) des mises à jour de la part des membres de l’équipe. Ils peuvent ainsi identifier et gérer les retards potentiels et autres problèmes avant qu’ils n’aient un impact sur les clients de l’entreprise. Le fait de disposer d’une solution basée sur le cloud rend également les transitions entre les phases du projet plus rapides et plus fluides, puisque les membres de l’équipe n’ont plus besoin de s’échanger des fichiers par e-mail à chaque étape.

Assurance qualité et vérifications de la cohérence terminologique

La cohérence est essentielle dans la traduction industrielle. Phrase TMS dispose d’une fonction d’assurance qualité (QA) dans son éditeur qui compare les segments source et cible afin de détecter une variété d’erreurs. Les traductions manquantes ou incohérentes, les divergences au niveau des chiffres, des espaces et des balises, les fautes d’orthographe ainsi que les incohérences par rapport aux bases terminologiques sont mises en évidence afin d’aider les traducteurs à les corriger efficacement.

Chez Honyaku Center, les chefs de projet configurent généralement les fonctionnalités de QA de Phrase TMS individuellement. Leurs utilisateurs apprécient la précision des paramètres de QA, ainsi que la possibilité d’empêcher les traducteurs de marquer des segments comme terminés avant d’avoir résolu les avertissements de QA. La fonctionnalité de QA de Phrase TMS aide l’entreprise à maintenir la qualité et la cohérence de ses traductions.

Exploitation des ressources existantes

Le stockage et l’exploitation des ressources linguistiques passées sont essentiels pour rationaliser le processus de traduction et améliorer la qualité de la traduction. Phrase TMS facilite non seulement la recherche et la consultation des projets passés, mais les ajoute également à une mémoire de traduction en temps réel. Cela signifie qu’aucun temps n’est perdu pendant le processus de traduction, ce qui permet à Honyaku Center de répondre aux attentes de ses clients en matière de délais d’exécution courts.

Traduction automatique sûre et pratique

Des progrès remarquables ont été réalisés dans le domaine de la traduction automatique, et Honyaku Center reconnaît qu’une utilisation efficace de la traduction automatique (TA) est essentielle pour rationaliser le travail, réduire les coûts et stabiliser la qualité. Phrase TMS a été l’une des premières plateformes à prendre en charge la traduction automatique, et elle permet aujourd’hui l’intégration avec plus de 30 moteurs de traduction automatique.

Honyaku Center a été particulièrement impressionné par la fonctionnalité Quality Performance Score (QPS) de Phrase, qui utilise l’intelligence artificielle (IA) pour sélectionner le meilleur moteur de traduction automatique pour un projet donné. Elle classe également la qualité des traductions automatiques sur une échelle à quatre niveaux, aidant les utilisateurs à intégrer la TA dans leurs projets de manière sûre et pratique.

L’avenir

Environ 10 ans se sont écoulés depuis que Honyaku Center a introduit Phrase TMS pour la première fois, et l’entreprise a l’intention de continuer à l’utiliser à l’avenir. Honyaku Center apprécie tout particulièrement le système d’assistance de Phrase TMS, qui tient compte des avis et des retours des utilisateurs, ses fonctions d’assurance qualité destinées à garantir la qualité des traductions, ainsi que sa capacité à anticiper en intégrant activement des technologies de pointe telles que la TA et l’IA. À ses yeux, Phrase TMS possède une compréhension approfondie du secteur de la traduction et développe en permanence des produits qui se démarquent de la concurrence.