Ein moderner, müheloser Workflow für einen großen japanischen Sprachdienstleister

DIE HERAUSFORDERUNG

Ineffizienzen beseitigen und spezifische Anforderungen erfüllen

Vor der Einführung von Phrase TMS nutzte Honyaku Center eine Vielzahl von computergestützten Übersetzungstools anderer Unternehmen. Obwohl diese Tools umfangreiche Funktionen boten, waren sie in der Regel mit Funktionen überfrachtet und dementsprechend schwer zu nutzen.

Auch war es schwierig, für jedes Projekt erst einmal die „richtige“ Software auszuwählen; dies erforderte fundierte Kenntnisse der Funktionen der einzelnen Tools. Infolgedessen konnten die Benutzer im Unternehmen nicht die bestmöglichen Ergebnisse mit den verwendeten Tools erzielen. Dieses Problem war besonders für externe Benutzer bedeutsam, beispielsweise für die bei Honyaku Center registrierten freiberufliche Übersetzer. Ineffizientes Projektmanagement war eine weitere Quelle der Frustration für das Unternehmen.

Der Dateiaustausch und die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten erfolgte überwiegend per E-Mail. Dementsprechend schwierig war es für Projektmanager, den Projektfortschritt zu verfolgen und auf Situationen zu reagieren, die schlimmstenfalls zu verpassten Deadlines führen konnten. Eine weitere unerwünschte Folge dieser Arbeitsweise war, dass Dateien bei Bedarf manuell von einem Teammitglied an ein anderes geschickt werden mussten, was zu Verzögerungen im Projektablauf führen konnte (wenn beispielsweise jemand die falsche Datei an eine E-Mail angehängt hatte). Überdies hat Honyaku Center als Unternehmen spezifische Anforderungen, die sich nicht mit allen marktgängigen Lösungen erfüllen lassen.

Aufgrund der Natur der Kundenprojekte und der betreuten Branchen spielt bei den von Honyaku Center durchgeführten Aufträgen Informationssicherheit eine zentrale Rolle. Dateien und Ordner erhalten grundsätzlich Namen in japanischer Sprache, was zu Problemen bei der Textkodierung führen kann. Dazu enthalten manche Projekte sehr große Dateien, die sich nicht in jeder Software korrekt öffnen lassen.

DIE LÖSUNG

Phrase TMS – die voll ausgestattete Komplettlösung

Als Honyaku Center nach neuen Lösungen für die genannten Probleme suchte, war Phrase TMS schnell ein führender Kandidat. Letztendlich entschied sich das Unternehmen für Phrase TMS, da es vielseitig, benutzerfreundlich und mit allen Funktionen ausgestattet ist. Ein weiterer Pluspunkt für Honyaku Center war, dass Phrase TMS konsequent Cloud-basiert ist, was bei den meisten zu dieser Zeit gängigen Übersetzungsmanagement-Lösungen nicht der Fall war. Als die User im Unternehmen mit dem produktiven Einsatz von Phrase TMS begannen, entdeckten sie weitere Gründe, die Phrase TMS zum besten Tool für ihre Anforderungen machten.

Umfassender Support

Als Honyaku Center mit dem Rollout von Phrase TMS begann, stießen die User auf Probleme mit japanischen Ordnernamen und sehr großen Dateien. Die hilfsbereiten Ingenieure von Phrase TMS arbeiteten mit dem Unternehmen zusammen, um diese Probleme zu lösen.

Keine Kompromisse bei der Datensicherheit

Vor der Einführung von Phrase TMS war es für die Mitarbeiter von Honyaku Center oft am bequemsten, Projektdateien in Form von E-Mail-Anhängen auszutauschen. So konnten die Dateien auch externen Übersetzern und Korrektoren zugänglich gemacht werden. Der Workflow von Übersetzungsprojekten gestaltet sich jedoch weit effizienter, wenn Projektdaten in der Cloud gespeichert werden und bei der Übergabe eines Jobs vom Übersetzenden an den Korrektor keine Verzögerungen auftreten. Zunächst gab es bei Honyaku Center Vorbehalte hinsichtlich der Sicherheit einer Cloud-basierten Lösung. Aber das Unternehmen stellte bald fest, dass die Zugriffskontrolle für Projekte und die zugehörigen Daten und die Statusverfolgung für alle Teammitglieder in der Cloud objektiv sicherer sind als bei der Nutzung von E-Mail. Auch dieser Aspekt spielte eine wesentliche Rolle bei der Entscheidung des Unternehmens für Phrase.

Große Flexibilität

Phrase TMS unterstützt die in Unternehmensumgebungen üblichen Dateiformate wie Microsoft Word, Excel und PowerPoint. Dazu verfügt es über einen ausgewogenen Funktionsumfang. Hierzu gehören die Analyse der Dokumente vor der Übersetzung (ein Muss für Projektmanager), Funktionen zur Verwaltung von Translation Memorys und Glossaren sowie die Möglichkeit, während der Übersetzung Kommentare hinzuzufügen.

Intuitive Benutzungsoberfläche

Da Projektmanager in der Regel mehrere Projekte gleichzeitig betreuen müssen, ist es wichtig, dass ihnen hierfür eine intuitive, einfach zu bedienende Oberfläche zur Verfügung steht. Auch in dieser Hinsicht stellte sich Phrase TMS als ideales Tool heraus. Dasselbe gilt für die Übersetzenden: Sobald sie Phrase TMS öffnen, haben die Übersetzenden Zugriff auf eine Arbeitsumgebung, in der ihnen alle benötigten Funktionen sofort zur Verfügung stehen.

DIE VORTEILE

Übersetzung und Projektmanagement in einem optimierten Workflow

Die Einführung von Phrase TMS ermöglichte es Honyaku Center, seine Workflows durchgehend zu optimieren. Zunächst wurde Phrase TMS nur für etwa 5 % des gesamten Auftragsvolumens verwendet. Aber die Zahl der internen und externen User wuchs stetig, und heute werden die meisten Projekte des Unternehmens mit Phrase TMS abgewickelt.

Die Erfahrungen mit Phrase TMS haben auch das Bewusstsein für die Bedeutung von Übersetzungsmanagementsystemen in der gesamten Übersetzungsbranche gestärkt. Dazu tragen all jene Funktionen bei, die sowohl die eigentliche Übersetzungsarbeit als auch das Projektmanagement effizienter machen. Hier sind einige der Funktionen von Phrase TMS, die bei Honyaku Center besonders geschätzt werden:

Optimierter Workflow

Da Phrase TMS Cloud-basiert ist, kann das Projektmanagement bei Honyaku Center den Fortschritt von Projekten in Echtzeit verfolgen, anstatt manuell bei den Teammitgliedern deren Status anzufragen (und dann auf Reaktionen zu warten). So lassen sich mögliche Verzögerungen und andere Probleme erkennen und rechtzeitig aktiv beseitigen, bevor sie sich negativ auf Kundenprojekte auswirken. Daneben erleichtert die Verwendung einer Cloud-basierten Lösung den Übergang von einer Projektphase zur nächsten, da die Teammitglieder einander nicht nach jeder abgeschlossenen Tätigkeit erst per E-Mail Dateien senden müssen.

Qualitätssicherung und Überprüfung der terminologischen Konsistenz

Konsistenz spielt vor allem bei der Übersetzung im Industriebereich eine große Rolle. Phrase TMS verfügt in seinem Editor über eine Qualitätssicherungsfunktion (QA), die Quell- und Zielsegmente miteinander vergleicht, um verschiedene Fehler zu erkennen. Zu den Problemen, die erkannt und dem Übersetzenden zur Prüfung und Korrektur angezeigt werden, gehören fehlende und inkonsistent übersetzte Segmente; nicht übereinstimmende Zahlen in Quell- und Zielsegment, überflüssige Leerzeichen; Fehler bei Formatierungs-Tags; Rechtschreibfehler sowie Begriffe, die abweichend von der Termbank übersetzt wurden.

Bei Honyaku Center konfiguriert das Projektmanagement die QA-Funktionen von Phrase TMS in der Regel individuell. Die ihnen zuarbeitenden User schätzen die Granularität der QA-Einstellungen. Die Qualitätsprüfung kann auch so konfiguriert werden, dass Übersetzende Segmente nicht als abgeschlossen markieren können, solange noch bestimmte QA-Probleme bestehen. Die QA-Funktionalität von Phrase TMS hilft dem Unternehmen, Qualität und Konsistenz seiner Übersetzungen zu gewährleisten.

Nutzung vorhandener Ressourcen

Die Speicherung und erneute Verwendung von Sprachressourcen ist für die Optimierung des Übersetzungsprozesses und die Verbesserung der Übersetzungsqualität unerlässlich. Phrase TMS erleichtert den Usern nicht nur das Durchsuchen früherer Projekte, sondern fügt diese in Echtzeit dem Translation Memory hinzu. Das bedeutet, dass während des Übersetzungsprozesses keine Zeit verloren geht, sodass das Honyaku Center den Anforderungen seiner Kunden nach kurzen Bearbeitungszeiten gerecht werden kann.

Sichere und bequem nutzbare maschinelle Übersetzung

Im Bereich der maschinellen Übersetzung wurden in den letzten Jahren bemerkenswerte Fortschritte erzielt. Bei Honyaku Center ist man sich darüber im Klaren, dass der effektive Einsatz von MT eine entscheidende Rolle bei der effizienteren Gestaltung von Arbeitsabläufen, der Kostensenkung und der Qualitätssicherung spielt. Phrase TMS war eine der ersten Plattformen, die maschinelle Übersetzung unterstützte, und bietet derzeit die Integration mit mehr als 30 Engines für maschinelle Übersetzung.

Bei Honyaku Center war man besonders beeindruckt von der in Phrase integrierten Funktion „Quality Performance Score“ (QPS), die mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) die jeweils am besten geeignete Engine für die maschinelle Übersetzung eines bestimmten Projekts auswählt. QPS bewertet außerdem die Qualität der maschinellen Übersetzungen auf einer vierstufigen Skala und ermöglicht damit eine zuverlässige Einschätzung der durch maschinelle Übersetzung zu erwartenden Vorteile in einem Projekt.

Die Zukunft

Seit der ersten Einführung von Phrase TMS bei Honyaku Center sind etwa 10 Jahre vergangen, und das Unternehmen will auch in Zukunft auf Phrase TMS setzen. Honyaku Center schätzt insbesondere das Support-System von Phrase TMS, das die Meinungen und Rückmeldungen der User berücksichtigt sowie die QA-Funktionen zur Sicherstellung der Übersetzungsqualität und die Weitsicht des Unternehmens bei der aktiven Einführung fortschrittlicher Technologien wie maschineller Übersetzung (MT) und künstlicher Intelligenz (KI). Aus Sicht von Honyaku Center verfügt Phrase TMS über ein umfassendes Verständnis der Übersetzungsbranche und arbeitet kontinuierlich an der Entwicklung von Lösungen, die dem Wettbewerb einen Schritt voraus sind.