À quoi sert un système de gestion de la traduction et comment choisir le plus adapté à vos besoins ?

Dans une économie mondialisée, les marques doivent parler la langue de l’acheteur. Pour comprendre et s’engager avec un produit, les clients du monde entier attendent un contenu de qualité reflétant leur contexte culturel à chaque étape du cycle d’achat.

L’un des moyens les plus efficaces d’y parvenir est d’utiliser un système de gestion de la traduction (TMS). Conçu pour aider les entreprises à automatiser, traduire et gérer le contenu pour les marchés internationaux à grande échelle, un TMS est un levier important de croissance mondiale.

Nous avons conçu ce guide pour vous aider à choisir le bon TMS pour votre entreprise. Il aborde les caractéristiques clés et les avantages, les exigences et les meilleures pratiques pour intégrer une solution pérenne pour la gestion de la traduction dans votre stratégie mondiale. Bonne lecture !

Qu’est-ce qu’un système de gestion de traduction ?

Un système de gestion de la traduction est un logiciel qui automatise les tâches répétitives ou manuelles pour rendre le processus de traduction aussi efficace que possible.

Imaginez que vous souhaitiez proposer votre produit en Espagne et que vous deviez lancer à la fois votre site web et une campagne marketing en espagnol. Pour y parvenir, vous devrez travailler avec des traducteurs, des designers, des développeurs, des spécialistes du marketing, des rédacteurs, des spécialistes du marché local, etc. Ajoutez une douzaine d’étapes supplémentaires à suivre et vous mesurez à quel point la marge d’erreur et de malentendu est grande.

De même, s’il y a des changements inattendus dans le contenu source, vos traductions existantes doivent être mises à jour immédiatement. Cela rend nécessaire de recommencer tout le processus de traduction depuis le début : extraire le contenu source, lancer la traduction, revoir les fichiers source du site web mis à jour et demander à un développeur de mettre à jour les pages web. Tout cela prend du temps et coûte de l’argent.

Avec un système de gestion de la traduction, vous n’avez plus à gérer les tâches répétitives ou manuelles. Que ce soit pour le chargement, la traduction ou la publication de contenu en plusieurs langues, un TMS utilise l’automatisation pour améliorer l’efficacité et l’évolutivité pour les entreprises en croissance qui utilisent le contenu pour interagir avec les clients à travers les marchés.

Un TMS est au cœur de la livraison continue de contenu multilingue dans le monde entier

Différence entre traduction et localisation

Que vous ayez un site web, une application web/mobile, une documentation légale/technique ou des supports marketing, il est crucial de se rappeler que la traduction n’est qu’une étape dans le processus global de localisation, qui garantit la préparation complète d’un produit ou d’un service pour un marché cible au-delà du simple mot écrit.

Les composantes de la localisation nécessitent un haut degré d’organisation et de contrôle pour lancer avec succès des produits pour des langues et des cultures variées. En combinant des outils de traduction assistée par ordinateur (TAO) traditionnels et des capacités de traduction automatique avec des fonctionnalités de gestion de projet et d’intelligence économique, un TMS peut servir de hub central pour adapter un produit à une culture et une langue spécifiques.

Pour mieux comprendre ce qui constitue un TMS, il est utile de faire la différence entre traduction et localisation. Les deux termes ont souvent tendance à être utilisés de manière interchangeable, mais ils ont des définitions différentes.

Par exemple, il existe plusieurs versions de l’espagnol en fonction du pays ou de la région : espagnol d’Europe, espagnol du Mexique, espagnol d’Argentine, etc. Fournir la même traduction à tous peut poser différents problèmes : Certains termes peuvent avoir des significations différentes, les symboles monétaires varieront, les formats des numéros de téléphone et des adresses postales seront différents et le comportement des consommateurs ne sera pas le même.

La traduction est l’une des composantes clés de l’expansion commerciale mondiale

Quelles sont certaines des fonctionnalités courantes des systèmes de gestion de la traduction ?

Les systèmes de gestion de la traduction à la pointe de la technologie utilisent la technologie basée sur le cloud pour offrir aux entreprises mondiales des logiciels de traduction en ligne faciles à mettre en œuvre, accessibles et intégrés. Il existe de nombreuses solutions TMS différentes sur le marché, mais elles partagent généralement un ensemble de fonctions de base.

En intégrant de manière transparente toutes les capacités ci-dessus, un TMS fournit aux équipes distribuées à l’échelle mondiale de toute taille une plateforme de collaboration centralisée. Des responsables produits, aux équipes marketing et localisation, en passant par les traducteurs, les développeurs et les designers, tous les acteurs impliqués peuvent compter sur le TMS comme référence pour tout contenu multilingue utilisé pour interagir avec les clients sur les différents marchés.

Avantages d’utiliser un TMS

Le processus de traduction d’un site web ou d’une application mobile peut ne pas être aussi structuré que celle d’un livre. Avec l’évolution des préférences des clients et les changements de contenu se produisant quotidiennement, la gestion du contenu multilingue peut rapidement devenir une tâche complexe et chronophage, particulièrement si elle est gérée manuellement.

Si votre écosystème numérique n’inclut pas d’outil de traduction, les traducteurs doivent se coordonner via des tableurs, des e-mails ou des outils de chat disparates. Compter sur des outils autonomes et spécialisés comme les mémoires de traduction et les moteurs de traduction automatique peut être utile, mais les utiliser de manière isolée ajoute également à la complexité.

Dès que les exigences de traduction deviennent plus complexes, les processus manuels peuvent considérablement ralentir les choses. Ce qui est encore plus préoccupant, c’est que lorsque le contenu passe d’un format à un autre et d’une personne à une autre, la probabilité d’erreurs et d’omissions peut augmenter de manière exponentielle.

Les systèmes de gestion de la traduction répondent à tous ces problèmes en offrant à une organisation un espace de travail dédié pour la gestion de projet de traduction de bout en bout. Voyons comment un TMS peut aider les entreprises en croissance à rationaliser le processus pour atteindre de nouveaux marchés plus rapidement.

Réduire le risque d’erreur grâce à l’automatisation

Depuis des décennies, les tableurs ont été utilisés couramment aux fins de traduction. Ils peuvent fonctionner pour des projets de traduction à petite échelle, mais les besoins en localisation ont évolué si rapidement dans le marché mondial en pleine croissance que les processus de traduction peuvent rapidement devenir incontrôlables.

Dans un processus où vous devez constamment surveiller, mettre à jour et modifier un tableur, il est facile de faire des erreurs qui entraînent des erreurs de copier-coller, des données manquantes ou un versionnage incorrect. Tout cela peut se traduire par une expérience client dégradée, une perte d’acheteurs potentiels et moins de ventes.

La technologie de traduction élimine tous ces risques et fournit un environnement centré sur le flux de travaux pour que les équipes restent sur la même longueur d’onde. Puisqu’il s’agit d’une plateforme centralisée, tous les utilisateurs à travers les rôles, les équipes, les fuseaux horaires ou les emplacements peuvent accéder aux mêmes données, les mettre à jour sans hésitation et voir les changements effectués.

Avec un TMS basé sur le cloud, tout le monde peut être sûr de travailler à partir d’une seule interface utilisateur (IU) avec la dernière version à tout moment. Les gestionnaires savent ce que tout le monde fait, quelles tâches sont terminées et où en est le projet, et les autres utilisateurs peuvent travailler avec plus de confiance qu’ils ne l’ont jamais fait avec un tableur.

Gagner en productivité grâce à la collaboration en temps réel au sein de l’équipe

La traduction est un processus hautement collaboratif impliquant une douzaine de rôles internes, ainsi que des sous-traitants dispersés dans le monde entier. Conçu en tenant compte de toute l’équipe, un TMS moderne propose des fonctionnalités de collaboration d’équipe qui vous aident à travailler plus efficacement en équipe. 

Par exemple, la possibilité de laisser des commentaires et des notes pour d’autres membres de l’équipe, d’envoyer des notifications automatisées à d’autres outils utilisés au sein de l’entreprise et de fournir des mises à jour de statut en temps réel peut considérablement augmenter la productivité dans tous les domaines.

C’est tout aussi bénéfique lorsque vous sous-traitez la traduction à un fournisseur de services linguistiques (LSP). Un TMS facilite le maintien d’une visibilité complète du travail effectué sur les projets, que vous travailliez avec une agence de traduction ou que vous assigniez une tâche de traduction à plusieurs fournisseurs. Vous n’avez plus besoin de multiplier les e-mails de suivi.

Améliorer l’interopérabilité et l’évolutivité grâce à une intégration transparente

Un TMS ne fonctionne pas en vase clos. Le contenu est généralement publié sur des plateformes comme un CMS ou un logiciel de gestion des informations produit (PIM). Lorsque le contenu traduit est prêt, il doit être intégré dans ces systèmes dans la langue correcte. Un TMS permet cela en s’intégrant à vos systèmes existants, soit prêt à l’emploi, soit en vous laissant utiliser son API pour créer une intégration personnalisée avec votre outil préféré.

Par exemple, la capacité de récupérer rapidement des matériaux dans la langue dont vous avez besoin peut accélérer le partage d’informations dans les ventes. Si le TMS est capable de s’intégrer nativement à votre système de gestion de la relation client (CRM), il livrera automatiquement le contenu traduit pour que l’équipe de vente puisse le transmettre aux prospects ou clients sur un marché cible.

Si le TMS n’offre pas l’intégration native dont vous avez besoin, il devrait au moins avoir une API robuste et bien documentée. Vos développeurs peuvent utiliser l’API pour créer une intégration personnalisée avec n’importe quel outil de votre pile technologique. Cependant, vous devez être conscient qu’une intégration personnalisée entraîne généralement des coûts et une charge de maintenance. Par conséquent, il est conseillé de vérifier si un fournisseur de TMS prévoit de publier l’intégration souhaitée.

Un TMS solide se connecte à votre logiciel préféré, soit de manière native, soit via une API

Assurer la cohérence, la précision et la qualité

Le contenu traduit représente votre organisation dans une transaction mondiale. Une mauvaise qualité ou un style incohérent ont des répercussions sur vos produits ou services. Maintenir la qualité est une raison clé d’investir dans un TMS, dans la mesure où il contribue à garantir que chaque élément de contenu reste cohérent et précis.

Un TMS incorpore 3 outils de traduction assistée par ordinateur qui aident à maintenir la qualité et la cohérence à travers les langues :

• Mémoire de traduction : Cet outil CAT est le cœur d’un TMS, il enregistre les traductions précédentes dans une base de données et compare les correspondances mot à mot pour déterminer si le contenu traduit précédemment peut être réutilisé, ajoutant à la cohérence.
• Bases terminologiques : Ces glossaires renseignent les traducteurs et les réviseurs sur la signification et l’utilisation des termes clés qui apparaissent fréquemment dans votre contenu, pour une meilleure précision.
• Guides de style de traduction : Un TMS peut prendre en charge la création de guides de style en langue native qui sont automatiquement inclus dans un package de traduction, garantissant l’alignement de la marque d’une langue à l’autre.

Une autre fonctionnalité utile pour maintenir la qualité de la traduction est d’ajouter des commentaires ou de joindre des captures d’écran pour fournir aux traducteurs un contexte visuel, très pratique lors de la traduction d’éléments d’interface utilisateur de logiciels ou lors de la manipulation de contenu multimédia (par exemple, des vidéos).

Un TMS devrait également avoir des vérifications automatiques d’assurance qualité pour aider les traducteurs à corriger les fautes de frappe, les problèmes de formatage, les erreurs de balises, les incohérences de terminologie, etc. avant de terminer un travail de traduction.

Gagner du temps, réduire les coûts et libérer des ressources

Enfin, comme le logiciel de traduction concerne l’automatisation, toutes les capacités mentionnées ci-dessus servent une fonction importante de réduction des délais et des coûts. Avec de nombreuses tâches manuelles éliminées, les équipes peuvent travailler plus efficacement et traiter de grands volumes de texte dans plusieurs formats et langues plus rapidement.

De même, lorsque toutes les parties du flux de travaux convergent dans un seul système, les entreprises ont une meilleure compréhension de l’origine des coûts et peuvent commencer à prendre des mesures pour les réduire. Elles peuvent identifier le contenu qui nécessite moins de modifications ou qui peut être réutilisé—ou trouver d’autres moyens d’automatiser la gestion de la traduction.

Par exemple, de plus en plus d’entreprises considèrent la traduction automatique (TA) comme un outil de productivité pour entrer plus rapidement sur de nouveaux marchés tout en réduisant les coûts. En adoptant l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique, elles peuvent générer automatiquement des traductions qui peuvent être post-éditées par des linguistes professionnels.

Gagner du temps et réduire les coûts de traduction avec un système de gestion de la traduction libère des ressources précieuses pour que les organisations en croissance investissent encore plus dans l’innovation de leur produit, le développement de leur marque et d’autres initiatives stratégiques pour un rayonnement mondial plus large.

Un TMS apporte de la valeur aux organisations mondiales

Avec un système de gestion de la traduction soutenant votre stratégie mondiale dès l’amont, la capacité améliorée à gérer plusieurs langues à travers une ligne de produits ou de services peut conduire à 3 résultats clés à long terme :

• Une mise sur le marché plus rapide
• Une meilleure réputation de marque mondiale
• Une croissance des revenus mondiaux plus forte

Un TMS raccourcit les délais de mise sur le marché

La traduction peut prendre du temps, surtout lorsque le volume d’informations sur les produits et services continue de croître. Tout outil qui rend les processus de traduction et de localisation plus rapides que la gestion manuelle impacte directement le temps de mise sur le marché.

De nos jours, il est courant que des produits attendent dans des entrepôts prêts à être expédiés, faute de documentation traduite. Avec l’accélération des chaînes d’approvisionnement, un processus de traduction plus efficace, rendu possible grâce à un TMS intégré, devient critique pour avancer plus rapidement lors de la pénétration de nouveaux marchés.

Un TMS renforce la réputation de marque mondiale

La réputation est basée sur la qualité perçue, l’expérience d’achat et l’expérience utilisateur que les clients ont en utilisant le produit ou le service. Une marque internationale très respectée peut retirer les objections de coût et assurer aux nouveaux acheteurs que l’expérience globale sera bénéfique.

Le contenu traduit est souvent la première exposition d’un acheteur global à la culture et aux valeurs d’une entreprise. La qualité de cette traduction, à quel point elle respecte la culture de l’acheteur, et la réactivité de l’entreprise lors de l’entrée sur de nouveaux marchés sont toutes importantes. Un TMS, avec ses processus de contrôle de qualité et de révision, peut faire une grande différence dans la perception de la marque et son acceptation dès le premier jour.

Un TMS contribue à la croissance des revenus globaux

Les revenus sont directement liés aux délais et à la réputation. Lorsque vous êtes capable d’agir plus rapidement et que vous êtes perçu comme une marque de qualité, les revenus suivent.

D’une part, plus vous pouvez amener un produit sur de nouveaux marchés rapidement, plus vous pouvez commencer à le vendre et voir le retour sur investissement de la localisation. D’autre part, maintenir une forte perception de la marque—à laquelle les processus de QA intégrés d’un TMS contribuent de manière significative—résulte en une expérience client positive à travers les marchés qui retient les acheteurs et les incite à revenir pour plus.

Créer des flux de travaux de traduction efficaces avec un TMS

Le bloc de construction de base de tout système de gestion de traduction est un flux de travaux de traduction défini. Ce flux de travaux peut varier d’un projet à l’autre et d’une entreprise à l’autre, mais il suit généralement un schéma standard :

• Préparation des assets et extraction du contenu à traduire
• Configuration de l’environnement de localisation
• Traduction du contenu
• Révision et validation du contenu traduit
• Réimportation du contenu traduit dans la source

Le TMS automatise et rationalise chacune de ces étapes et permet aux responsables localisation de garder une vue d’ensemble sur tout le processus via une seule plateforme. Il aide également à garantir que toutes les parties du processus sont complétées correctement et à temps—sans goulets d’étranglement—pour que les projets se déroulent sans accroc. Explorons comment un TMS peut simplifier chaque étape du flux de travail de traduction.

Préparation des assets et extraction du contenu à traduire

Le flux de travail de traduction commence par la préparation et l’extraction de contenu, c’est-à-dire en rendant tous les actifs disponibles et adaptés à la localisation. Les développeurs nommeront et stockeront chaque fichier de manière appropriée pour chaque langue dans un référentiel de contenu, dans lequel ils importeront plus tard le contenu traduit en tant que version mise à jour du même fichier.

Un TMS simplifie cette partie en fournissant une synchronisation facile avec les référentiels hébergés sur des plateformes comme GitHub, GitLab ou Bitbucket. Cela permet aux chefs de projet de traduction et aux développeurs de récupérer du contenu du référentiel et de renvoyer des versions traduites tout en gardant une trace des modifications apportées.

Configuration de l’environnement de localisation

Une fois les fichiers prêts pour la traduction, les chefs de projet doivent assigner un traducteur à une tâche particulière. Que ce soit une équipe interne de traducteurs ou un partenaire externe, un TMS facilite la gestion de leurs affectations et tâches en un seul endroit.

Les notifications automatiques, par exemple, aident à tenir tout le monde informé des changements dans le statut du projet, des délais, des tâches ajoutées et d’autres mises à jour importantes. Certaines solutions TMS vous permettront même de commander des traductions professionnelles depuis la plateforme, éliminant ainsi le besoin de contacter et d’intégrer des fournisseurs externes.

Traduction du contenu

Que le projet implique uniquement une traduction humaine ou combine MT et travail humain, le TMS fournit une interface pour faciliter le transfert de contenu entre les langues. Les linguistes peuvent facilement accéder à leurs tâches, travailler dans un éditeur facile à utiliser qui est riche en contexte (captures d’écran de l’interface utilisateur automatiquement capturées, bases terminologiques, retours des parties prenantes, etc.), et soumettre rapidement leur travail pour révision.

Il en va de même pour les réviseurs et les éditeurs : la plateforme leur permet de recevoir des notifications automatiques lorsque le projet est prêt pour révision, de trouver facilement les tâches assignées, de les examiner, d’ajouter des notes ou des commentaires si nécessaire, et de signaler tout problème avec la qualité de la traduction. Si le QA automatisé est activé, le TMS peut également signaler automatiquement des problèmes de cohérence ou de qualité.

Révision et validation du contenu traduit

Le flux de travail de traduction implique normalement une étape de révision et d’approbation interne pour garantir l’exactitude et la pertinence de toutes les traductions. Le TMS permet à plusieurs parties prenantes, telles que les chefs de projet, les designers, les développeurs, les spécialistes du marketing ou d’autres experts du domaine, de réviser le contenu depuis un emplacement central.

Le système permet également aux chefs de projet de fournir des retours sur les traductions rapidement et facilement, que ce soit un simple commentaire sur des préférences stylistiques ou des instructions plus détaillées sur la façon de corriger un problème.

Par exemple, si une ligne de texte déborde d’un bouton d’appel à l’action dans une langue particulière, les chefs de projet peuvent facilement le signaler afin que les traducteurs puissent fournir des traductions alternatives qui s’adaptent mieux à l’espace.

Réimporter le contenu traduit pour publication de retour à la source

La réintégration du contenu du texte traduit au format final est la dernière étape du flux de travail. Déployer le contenu traduit dans un projet, ou le pousser vers un environnement de production se fait automatiquement dans la plateforme TMS.

Toutes les parties prenantes reçoivent des notifications lorsque le processus est terminé, et les développeurs peuvent facilement vérifier que toutes les traductions sont en place et prêtes pour le lancement.

Choisir le meilleur système de gestion de traduction pour vos besoins

En fonction de la nature de votre produit ou service, du type de contenu que vous avez et des combinaisons de langues souhaitées, choisir le meilleur système de gestion de la traduction nécessite de prendre en compte un ensemble de facteurs. Examinons les plus importants afin que vous choisissiez le fournisseur de TMS qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

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