Mit Phrase TMS bis zu 20 % Kosten einsparen

Case study featured image Bürkert | Phrase

Bürkert Fluid Control Systems ist ein führender Hersteller von Mess- und Regelsystemen für Flüssigkeiten und Gase. Das Unternehmen hat Tochtergesellschaften in 35 Ländern. Bürkert lässt eine Vielzahl von Inhalten – beispielsweise technische Dokumentation, Marketingmaterialien, Datenblätter und interne Ressourcen – in 16 Sprachen übersetzen. Das Volumen beträgt bis zu 1,5 – 2 Millionen Wörter pro Jahr. Im Jahr 2018 implementierte Bürkert Phrase TMS. Dabei wurde der Lokalisierungsprozess des Unternehmens optimiert und zentralisiert.

Herausforderung

Dezentrale Übersetzungsprozesse und mangelnde Transparenz

Vor der Implementierung von Phrase TMS wurden bei Bürkert drei zentrale verbesserungswürdige Aspekte des Übersetzungsprozesses identifiziert.

Dezentralisierung: Es gab keine zentrale Instanz für das Übersetzungsmanagement im Unternehmen. Jedes Team – vom Marketing bis zu Forschung und Entwicklung – war für die Abwicklung seiner Übersetzungsprojekte verantwortlich und musste gegebenenfalls Inhalte an bis zu 14 verschiedene Sprachdienstleister senden. Bürkert hatte kein Übersetzungsmanagementsystem (Translation Management System, TMS). Dementsprechend gab es auch keine Translation Memory, was zu höheren Kosten und einem höheren Risiko von Inkonsistenzen führte.

Time to market: Da Übersetzungen bei Bürkert dezentral erstellt wurden, ging viel Zeit durch manuelle Aufgaben verloren; beispielsweise bei Anfragen an mehrere Übersetzungsanbieter; beim Versand großer, komplexer Dateien in Form von E-Mail-Anhängen oder beim Warten auf Projektzusagen durch Sprachdienstleister.

Mangelnde Transparenz: Da Bürkert nicht mit einem eigenen Translation Memory arbeitete, war es zur Abschätzung der Kosten bei Übersetzungsprojekten nötig, die Texte an den oder die Sprachdienstleister zu senden. Auch dann war eine optimale Nutzung aller Übersetzungsressourcen nicht gewährleistet. Hier war zwangsläufig viel Vertrauen erforderlich. Es gab auch nach der Auftragsvergabe keine Möglichkeit, den Fortschritt des Übersetzungsprozesses zu überwachen oder den Status eines Projekts zeitnah zu ermitteln.

Lösung

Phrase TMS-einfach, zuverlässig und wirksam

Als eine Lösung zur Optimierung des Übersetzungsprozesses gesucht wurde, zog das Übersetzungsteam von Bürkert drei verschiedene TMS-Lösungen in die engere Auswahl. Bei der Evaluierung legte es eine klare Kriterienliste zugrunde und meldete sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion von Phrase TMS an. Am Ende wurde eine Entscheidung zugunsten von Phrase TMS unter anderem aus folgenden Gründen getroffen:

  • Phrase TMS ist benutzerfreundlich.
  • Es ist – als einzige der drei evaluierten Lösungen – cloudbasiert.
  • Die Implementierung ist einfach.
  • Die Projektmanagement-Funktionen sind besser als bei den anderen Produkten.
  • Phrase TMS bietet einen sehr guten technischen Support

Wir haben viele Jahren lang andere führende CAT-Tools eingesetzt, um eine große Anzahl von Projekten abzuwickeln. Phrase hat uns mit seinen Projektvorlagen überzeugt. Diese Funktionalität spart unseren Übersetzungsprojektmanagern viel Zeit beim Erstellen von Projekten, da alle relevanten Informationen schon vor Arbeitsbeginn automatisch eingetragen werden. Wir finden auch die Funktionen für Analyse und Angebotserstellung sehr praktisch, da wir so die Kosten für ein Übersetzungsprojekt bereits vor der Auftragserteilung vollständig transparent machen können. Aus der Perspektive des Managements bietet uns Phrase eine essenzielle Übersicht der gesamten Übersetzungsprozesskette und macht die Zusammenarbeit mit Übersetzungsdienstleistern besonders einfach.

Dominik Lächler

Head, Dept. Bürkert Information Management (BIM), Bürkert Fluid Control Systems

Vorteile

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Mit Phrase TMS kann das Übersetzungsteam von Bürkert den Lokalisierungsprozess besser kontrollieren. Alle Übersetzungsprozesse wurden zentralisiert. Übersetzungsprojekte werden an eine Abteilung gesendet, in der eine Qualitätskontrolle erfolgt, bevor sie in Phrase TMS hochgeladen werden. Bürkert arbeitet inzwischen mit drei externen Sprachdienstleistungsunternehmen zusammen und verliert weniger Zeit durch Korrespondenz zwischen Einkäufern und Anbietern von Übersetzungsdienstleistungen. Dadurch wurde nicht nur die Produktivität gesteigert, sondern es konnten auch dank des nunmehr im Unternehmen gepflegten Translation Memorys Kosteneinsparungen in Höhe von geschätzt 10 bis 20 % erzielt werden. Die Kosten für eine Übersetzung können nun schon vor der Übergabe an einen Dienstleister eingeschätzt werden, und auch die Prüfung laufender Übersetzungsaufträge ist einfacher geworden.

Durch die Konsolidierung aller Aspekte des Übersetzungsworkflows, die Zentralisierung aller Übersetzungsprojekte und die Auswahl der zuverlässigsten Sprachdienstleister hat das Unternehmen Bürkert die Effizienz gesteigert, Einsparungen erzielt und unternehmensweit Abläufe beschleunigt.

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