¿Qué conforma un sistema de gestión de traducción (Translation Management System) y cómo elegir el adecuado para tus necesidades?

Hacer negocios a nivel global requiere que las marcas hablen el idioma del comprador. Para entender y relacionarse con un producto, los clientes de todo el mundo esperan contenido de calidad que considere su contexto cultural en cada etapa del ciclo de compra.

Una de las formas más efectivas de entregarlo es utilizando un sistema de gestión de traducción (TMS, del inglés Translation Management System). Diseñado para ayudar a las empresas a automatizar, traducir y gestionar contenido para mercados internacionales a gran escala, un TMS es un recurso importante para el crecimiento global.

Hemos preparado esta guía para ayudarte a elegir el TMS adecuado para tu negocio. Aborda características y beneficios clave, requisitos y mejores prácticas para integrar una solución a prueba de futuro para la gestión de traducción en tu estrategia global. Vamos a profundizar.

¿Qué es un sistema de gestión de la traducción?

Un sistema de gestión de traducción es un software que automatiza tareas repetitivas o manuales para hacer que el proceso de traducción sea lo más eficiente posible.

Imagina que quieres ofrecer tu producto en España y necesitas lanzar tanto tu sitio web como una campaña de marketing en español. Para lograr eso, necesitarías trabajar con traductores, diseñadores, desarrolladores, especialistas en marketing, redactores, especialistas en el mercado local, etc. Agrega una docena más de pasos para que ellos sigan, y puedes darte cuenta de cuán grande podría ser el margen de error y malentendidos.

De manera similar, si hay cambios inesperados en el contenido fuente, tus traducciones existentes necesitan ser actualizadas de inmediato. Esto hace que sea necesario comenzar todo el proceso de traducción desde cero: extraer contenido fuente, hacer que el traducción se realice, revisar los archivos fuente del sitio web actualizados y pedir a un desarrollador que actualice las páginas web…, todo lo cual cuesta tiempo y dinero.

Con un sistema de gestión de traducción, manejar tareas repetitivas o manuales se convierte en cosa del pasado. Desde subir y traducir hasta publicar contenido en múltiples idiomas, un TMS utiliza la automatización para mejorar la eficiencia y escalabilidad para empresas en crecimiento que utilizan contenido para conectar con clientes en diferentes mercados.

Un TMS está en el corazón de la entrega continua de contenido multilingüe en todo el mundo

La diferencia entre traducción y localización

Ya sea que tenga un sitio web, una aplicación web/móvil, documentación legal/técnica o materiales de marketing, es crucial recordar que la traducción es solo un paso en el proceso general de localización, que asegura la preparación integral de un producto o servicio para un mercado objetivo más allá de solo la palabra escrita.

Las partes móviles de la localización requieren un alto grado de organización y control para lanzar con éxito productos a través de idiomas y culturas. Al combinar herramientas de traducción asistida por ordenador (CAT) tradicionales y capacidades de traducción automática con gestión de proyectos y características de inteligencia empresarial, un TMS puede servir como el centro central para adaptar un producto a una cultura e idioma específicos.

Para entender mejor qué hace un TMS, es importante diferenciar entre traducción y localización. Ambos términos a menudo tienden a usarse indistintamente, pero tienen definiciones diferentes.

Por ejemplo, hay múltiples versiones de español según el país o región: español europeo, mexicano, argentino, y así sucesivamente. Entregar la misma traducción a todos ellos puede causar diferentes problemas: Ciertos términos pueden tener diferentes significados, los símbolos de moneda variarán, los formatos para números de teléfono y direcciones postales serán diferentes, y el comportamiento de los consumidores no será el mismo.

La traducción es uno de los componentes clave de la expansión empresarial global

¿Cuáles son algunas características comunes de los sistemas de gestión de traducción?

Los sistemas de gestión de traducción más modernos utilizan tecnología en la nube para ofrecer a las empresas globales software de traducción en línea que es fácil de implementar, acceder e integrar. Hay muchas soluciones de TMS diferentes en el mercado, pero típicamente comparten un conjunto central de funciones.

Al integrar sin problemas todas las capacidades anteriores, un TMS proporciona a equipos distribuidos globalmente de cualquier tamaño una plataforma de colaboración centralizada. Desde gerentes de producto, marketing y localización hasta traductores, desarrolladores y diseñadores, todos los involucrados pueden confiar en el TMS como la fuente de verdad para todo el contenido multilingüe utilizado para conectar con clientes en diferentes mercados.

Beneficios de usar un TMS

El proceso de traducir un sitio web o una aplicación móvil puede no ser tan estructurado como traducir un libro. Con las preferencias de los clientes evolucionando y los cambios de contenido ocurriendo a diario, gestionar contenido multilingüe puede convertirse rápidamente en una tarea compleja y que consume mucho tiempo, especialmente si se maneja manualmente.

Sin una herramienta de traducción en tu ecosistema digital, los traductores necesitan coordinarse a través de hojas de cálculo, correos electrónicos o herramientas de chat dispares. Confiar en herramientas independientes y de propósito especial como memorias de traducción y motores de traducción automática puede ser útil, pero usarlas de forma aislada también añade complejidad.

Tan pronto como los requisitos de traducción se vuelven más complejos, los procesos manuales pueden ralentizar considerablemente las cosas. Lo que es aún más preocupante es que cuando el contenido se mueve de formato a formato y de persona a persona, la probabilidad de errores y omisiones puede aumentar exponencialmente.

Los sistemas de gestión de traducción abordan todos estos problemas al proporcionar a una organización un espacio de trabajo dedicado para la gestión de proyectos de traducción de principio a fin. Veamos cómo un TMS puede ayudar a las empresas en crecimiento a agilizar el proceso para llegar a nuevos mercados más rápido.

Reducir el riesgo de error a través de la automatización

Durante décadas, las hojas de cálculo solían ser la norma para la traducción. Pueden haber funcionado para proyectos de traducción a pequeña escala, pero las necesidades de localización han evolucionado tan rápido en el mercado global en constante crecimiento que los procesos de traducción pueden rápidamente salirse de control.

En un proceso donde necesitas monitorear, actualizar y modificar constantemente una hoja de cálculo, es fácil cometer errores que conducen a errores de copiar y pegar, datos faltantes o versiones incorrectas—todo lo cual puede traducirse en una experiencia del cliente degradada, pérdida de compradores potenciales y menos ventas.

Tecnología de traducción elimina todos esos riesgos y proporciona un entorno centrado en el flujo de trabajo para que los equipos estén en la misma página. Dado que es una plataforma centralizada, todos los usuarios a través de roles, equipos, zonas horarias o ubicaciones pueden acceder a los mismos datos, actualizarlos sin dudar y ver cualquier cambio que ocurra.

Con un TMS basado en la nube, todos pueden estar seguros de que trabajan desde una única interfaz de usuario (UI) con la última versión en todo momento. Los gerentes saben lo que todos están haciendo, qué tareas están completas y en qué estado se encuentra el proyecto, y otros usuarios pueden trabajar con mayor confianza de lo que alguna vez lo hicieron con una hoja de cálculo.

Aumentar la productividad con la colaboración en tiempo real del equipo

La traducción es un proceso altamente colaborativo que involucra una docena de roles internos, así como contratistas dispersos por todo el mundo. Diseñado con todo el equipo en mente, un TMS moderno brilla con funcionalidades de colaboración del equipo que te ayudan a trabajar de manera más efectiva como equipo. 

Por ejemplo, la capacidad de dejar comentarios y notas para otros miembros del equipo, enviar notificaciones automatizadas a otras herramientas utilizadas dentro de la empresa y entregar actualizaciones de estado en tiempo real puede aumentar drásticamente la productividad en general.

Esto es igualmente beneficioso cuando externalizas la traducción a un proveedor de servicios de idiomas (LSP). Un TMS facilita mantener una visibilidad completa del trabajo realizado en los proyectos, sin importar si trabajas con una agencia de traducción o asignas múltiples proveedores a un trabajo de traducción, lo que elimina interminables seguimientos por correo electrónico.

Mejorar la interoperabilidad y escalabilidad a través de una integración fluida

Un TMS no opera en un vacío. El contenido suele publicarse en plataformas como un CMS o software de gestión de información de productos (PIM). Cuando el contenido traducido está listo, debe trasladarse a estos sistemas en el idioma correcto. Un TMS permite precisamente eso al integrarse con sus sistemas existentes, ya sea directamente o permitiéndole usar su API para construir una integración personalizada con su herramienta preferida.

Por ejemplo, la capacidad de recuperar rápidamente materiales en el idioma que necesita puede acelerar el intercambio de información en ventas. Si el TMS puede integrarse de forma nativa con su sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM), entonces entregará automáticamente contenido traducido para que el equipo de ventas lo reenvíe a prospectos o clientes en un mercado objetivo.

Si el TMS no ofrece la integración nativa que necesita, al menos debería tener una API robusta y bien documentada. Sus desarrolladores pueden usar la API para crear una integración personalizada con cualquier herramienta en su pila tecnológica. Sin embargo, debe ser consciente de que una integración personalizada generalmente conlleva costos y mantenimiento adicional. Por lo tanto, es aconsejable verificar si un proveedor de TMS planea lanzar la integración que desea.

Un TMS sólido se conecta con su software preferido, ya sea directamente o a través de una API

Asegure consistencia, precisión y calidad

El contenido traducido representa a su organización en una transacción global. Una calidad deficiente o un estilo inconsistente reflejaría negativamente en sus productos o servicios. Mantener la calidad es una razón clave para invertir en un TMS; ayuda a garantizar que cada pieza de contenido se mantenga consistente y precisa.

Un TMS incorpora 3 herramientas centrales de traducción asistida por ordenador que ayudan a mantener la calidad y consistencia entre idiomas:

• Memorias de traducción: Esta herramienta CAT es el núcleo de cualquier TMS. Guarda traducciones anteriores en una base de datos y compara coincidencias palabra por palabra para determinar si el contenido traducido anteriormente puede reutilizarse, lo que contribuye a la consistencia.
• Glosarios Estos glosarios brindan a traductores y revisores pautas sobre el significado y uso de términos clave que aparecen con frecuencia en su contenido, contribuyendo a la precisión.
• Guías de estilo de traducción: Un TMS puede soportar la creación de guías de estilo en el idioma nativo que se incluyen automáticamente en un paquete de traducción, lo que asegura la alineación de la marca a través de los idiomas.

Otra característica útil para mantener la calidad de la traducción es agregar comentarios o adjuntar capturas de pantalla para proporcionar a los traductores contexto visual—muy útil al traducir elementos de la interfaz de usuario del software o trabajar con contenido multimedia (por ejemplo, videos).

Un TMS también debería tener controles automáticos de aseguramiento de calidad para ayudar a los traductores a corregir errores tipográficos, problemas de formato, marcado incorrecto, inconsistencias en la terminología, etc. antes de completar un trabajo de traducción.

Ahorra tiempo, reduce costos y libera recursos

Finalmente, como software de traducción se trata de automatización, todas las capacidades mencionadas anteriormente cumplen una función importante de reducir tiempo y costos. Con muchas tareas manuales eliminadas, los equipos pueden trabajar de manera más eficiente y procesar grandes volúmenes de texto en múltiples formatos e idiomas más rápidamente.

De manera similar, cuando todas las partes del flujo de trabajo convergen en un sistema, las empresas tienen una mejor comprensión de dónde provienen los costos y pueden comenzar a tomar medidas para reducirlos. Pueden identificar contenido que requiere menos ediciones o que puede ser reutilizado, o encontrar otras formas de automatizar la gestión de traducciones.

Por ejemplo, cada vez más empresas ven la traducción automática (MT) como una herramienta de productividad para ingresar a nuevos mercados más rápidamente mientras mantienen los costos bajos. Al adoptar inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático, pueden generar automáticamente traducciones que pueden ser editadas posteriormente por lingüistas profesionales.

Ahorra tiempo y reduce los costos de traducción con un sistema de gestión de traducción libera recursos valiosos para que las organizaciones en crecimiento inviertan aún más en innovar su producto, construir su marca y otras iniciativas estratégicas para un mayor alcance global.

El valor de un TMS para organizaciones globales

Con un sistema de gestión de traducción apoyando tu estrategia global desde el principio, la mejorada capacidad para gestionar múltiples idiomas a través de una línea de productos o servicios puede llevar a 3 resultados clave a largo plazo:

• Menos tiempo de salida al mercado
• Mayor reputación de marca global
• Mayor crecimiento de ingresos global

Un TMS acelera el tiempo de lanzamiento al mercado

La traducción puede ser un proceso que consume tiempo, especialmente cuando el volumen de información sobre productos y servicios sigue creciendo. Cualquier herramienta que haga que los procesos de traducción y localización sean más rápidos que la gestión manual impacta directamente en el tiempo de lanzamiento al mercado.

Recientemente, ha sido común que los productos se queden en almacenes listos para el envío pero esperando la documentación traducida. A medida que las cadenas de suministro se mueven más rápido, un proceso de traducción más efectivo, posible a través de un TMS integrado, se vuelve crítico para avanzar más rápido al ingresar a nuevos mercados.

Un TMS fortalece la reputación de la marca global

La reputación se basa en la calidad percibida, la experiencia de compra y la experiencia del usuario que los clientes tienen al usar el producto o servicio. Una marca internacional muy respetada puede eliminar objeciones de costo y asegurar a los nuevos compradores que la experiencia general será beneficiosa.

Contenido traducido es a menudo la primera exposición del comprador global a la cultura y los valores de una empresa. La calidad de esa traducción, cuán bien respeta la cultura del comprador y la capacidad de respuesta de la empresa al ingresar a nuevos mercados son todos importantes. Un TMS, con sus procesos de control de calidad y revisión, puede hacer una gran diferencia en la percepción y aceptación de la marca desde el primer día.

Un TMS contribuye al crecimiento de ingresos globales

Los ingresos están directamente relacionados con el tiempo y la reputación. Cuando puedes moverte más rápido y eres percibido como una marca de calidad, los ingresos siguen.

Por un lado, cuanto más rápido puedas llevar un producto a nuevos mercados, más rápido podrás comenzar a venderlo y ver ROI de localización (retorno de inversión). Por otro lado, mantener una fuerte percepción de marca (contribución significativa de los procesos de calidad integrados de un TMS) resulta en una experiencia positiva para el cliente en todos los mercados que retiene a los compradores y los mantiene regresando por más.

Creando flujos de trabajo de traducción efectivos con un TMS

El bloque de construcción básico de cualquier sistema de gestión de traducción es un flujo de trabajo de traducción definido. Este flujo de trabajo puede variar de proyecto a proyecto y de empresa a empresa, pero típicamente sigue un patrón estándar:

• Preparando activos y extrayendo contenido para traducción
• Configurando el entorno de localización
• Traducción de contenido
• Revisando y aprobando contenido traducido
• Reimportando contenido traducido de vuelta a la fuente

El TMS automatiza y agiliza cada uno de estos pasos mientras los gerentes de localización pueden mantener una vista general del proceso completo en una sola plataforma. También ayuda a garantizar que todas las partes del proceso se completen correctamente y a tiempo, sin cuellos de botella, para mantener los proyectos en marcha sin problemas. Exploramos cómo un TMS puede simplificar cada paso en el flujo de trabajo de traducción.

Preparando activos y extrayendo contenido para traducción

El flujo de trabajo de traducción comienza con la preparación y extracción de contenido, es decir, haciendo que todos los activos estén disponibles y sean adecuados para la localización. Los desarrolladores nombrarán y almacenarán cada archivo de manera apropiada para cada idioma en un repositorio de contenido, en el que más tarde importarán el contenido traducido como una versión actualizada del mismo archivo.

Un TMS simplifica esta parte al proporcionar una fácil sincronización con repositorios alojados en plataformas como GitHub, GitLab o Bitbucket. Esto permite a los gerentes de proyectos de traducción y a los desarrolladores extraer contenido del repositorio y enviar versiones traducidas de vuelta mientras mantienen un seguimiento de los cambios realizados.

Configurando el entorno de localización

Una vez que los archivos están listos para la traducción, los gerentes de proyectos necesitan asignar un traductor a un trabajo particular. Ya sea un equipo interno de traductores o un socio externo, un TMS facilita la gestión de sus asignaciones y tareas en un solo lugar.

Las notificaciones automáticas, por ejemplo, ayudan a mantener a todos informados sobre cambios en el estado del proyecto, plazos, tareas añadidas y otras actualizaciones importantes. Algunas soluciones de TMS incluso te permitirán ordenar traducciones profesionales desde dentro de la plataforma, eliminando la necesidad de contactar y capacitar a proveedores externos.

Traducción de contenido

Ya sea que el proyecto implique solo traducción humana o combine MT y trabajo humano, el TMS proporciona una interfaz para facilitar la transferencia de contenido entre idiomas. Los lingüistas pueden acceder fácilmente a sus tareas, trabajar en un editor fácil de usar que es rico en contexto (capturas de pantalla de la interfaz de usuario automáticamente capturadas, bases de términos, comentarios de las partes interesadas, etc.) y enviar rápidamente su trabajo para revisión.

Lo mismo ocurre con los revisores y editores: la plataforma les permite recibir notificaciones automáticas cuando un proyecto está listo para revisión, encontrar fácilmente las tareas asignadas, revisarlas, agregar notas o comentarios donde sea apropiado y marcar cualquier problema con la calidad de la traducción. Si se habilita la QA automatizada, el TMS también puede marcar automáticamente problemas de consistencia o calidad.

Revisando y aprobando contenido traducido

El flujo de trabajo de traducción normalmente implica un paso de revisión y aprobación interna para garantizar la precisión y adecuación de todas las traducciones. El TMS permite a múltiples partes interesadas, como gerentes de proyectos, diseñadores, desarrolladores, especialistas en marketing u otros expertos en el dominio, revisar el contenido desde una ubicación central.

El sistema también permite a los gerentes de proyectos proporcionar comentarios sobre las traducciones de manera rápida y sencilla, ya sea un simple comentario sobre preferencias estilísticas o instrucciones más detalladas sobre cómo solucionar un problema.

Por ejemplo, si una línea de texto desborda un botón de llamada a la acción en un idioma particular, los gerentes de proyectos pueden marcarlo fácilmente para que los traductores puedan proporcionar traducciones alternativas que se ajusten mejor al espacio.

Reimportando contenido traducido para publicarlo de nuevo en la fuente

Reintegrar el contenido del texto traducido al formato final es el último paso del flujo de trabajo. Desplegar el contenido traducido en un proyecto, o enviarlo a un entorno de producción se realiza automáticamente en la plataforma TMS.

Todos los interesados reciben notificaciones cuando el proceso está completo, y los desarrolladores pueden verificar fácilmente que todas las traducciones están en su lugar y listas para el lanzamiento.

Elegir el mejor sistema de gestión de traducciones para tus necesidades

Dependiendo de la naturaleza de tu producto o servicio, el tipo de contenido que tienes y las combinaciones de idiomas deseadas, elegir el mejor sistema de gestión de traducciones requiere un conjunto de factores a considerar. Echemos un vistazo a los más importantes para que elijas el proveedor de TMS que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.

Potencia tu gestión de traducción con Phrase TMS

Es posible conseguir todo lo anterior (y más) con Phrase TMS, el sistema de gestión de traducción listo para empresas dentro de la Phrase Localization Platform. Las empresas de todo el mundo confían en Phrase TMS para llegar a los mercados globales más rápidamente al traducir de manera eficiente su sitio web, documentación de productos, presentaciones de ventas, contenido de marketing, etc.

Con Phrase TMS, obtienes:

• Una herramienta CAT completa con características avanzadas como controles de calidad automatizados y un editor visual con vistas previas en tiempo real del contenido traducido
• Potentes capacidades de automatización
• Memoria de traducción para evitar que traduzcas el mismo trabajo dos veces
• Glosario para ayudar a los traductores a ceñirse a tu terminología preferida
• Automatización control de calidad de traducción para mantener las traducciones precisas y consistentes
• Más de 30 integraciones, desde sistemas de gestión de contenido y plataformas de automatización de marketing hasta repositorios de código fuente y otros sistemas de terceros
• La opción de utilizar complementos para lo que más importa a tu organización:
  • Phrase Orchestrator para construir flujos de trabajo automatizados
  • Phrase Analytics para crear informes personalizados detallados
  • Phrase Language AI para aprovechar la tecnología de traducción automática
• La posibilidad de ordenar servicios de traducción profesional con un clic y gestionarlos desde una única plataforma
• Características de seguridad robustas para garantizar el almacenamiento y la transmisión de datos seguros
• Soporte técnico integral y servicio al cliente
• Un modelo de precios predecible y flexible
• Un período de prueba gratuito para probar la plataforma antes de comprometerte

Phrase TMS es la mejor opción para las empresas que buscan acelerar su proceso de traducción y expandir su alcance global en el idioma nativo de sus clientes. Pruébalo hoy y descubre por qué es el mejor sistema de gestión de traducción en el mercado.