知財コーポレーションは、特許翻訳を始めとする知的財産関連の翻訳に特化した翻訳会社です。創業以来45年にわたり、言語を基にした「知財総合サービスプロバイダー」として、翻訳だけでなく多岐にわたるサービスや情報製品を提供してきました。
翻訳サービス以外にも、特許・意匠などの出願用図面作成、特許調査、海外出願の代行、翻訳講座や海外知財セミナーの開催、中国関連事業などを行っています。将来に向けて、変容著しい米欧や拡大が見込まれるアジアでの知財を視野に入れながら、業域を拡げて新たな課題に挑戦し、人々の役に立つ存在であり続けようとしています。
課題
煩雑な手作業の効率化
Phrase TMSの導入前、知財コーポレーションは事務処理面で2つの大きな課題を抱えていました。
1つ目は、翻訳者から原稿を受け取ったあと、次の工程である校正をなかなか始められないことでした。校正作業を開始する前に、印刷やデータ調整、さらにプロジェクトのステータスを更新するなどの事務作業が必要でした。
2つ目は、校正後に、翻訳者が再度翻訳を修正する「リタイプ」と呼ばれる工程の管理が煩雑であることでした。この工程では、翻訳者に電話やメールで連絡してリタイプを依頼し、期限を設定した後、校正済みファイルを受け取りました。翻訳者はそのファイルを修正し、同社に送り返しました。そのあと、同社で修正ファイルを再度印刷し、データを調整して、データベースにステータスを入力します。そして、校正者が修正ファイルを確認し、同社に戻すという、初回入稿時の作業が繰り返されます。この煩雑さから、担当するプロジェクトマネージャにとって、リタイプはできれば避けたい工程になっていました。
校正作業自体も、数値の抜けをチェックするWordのマクロ機能を使うための文章の整形に手間がかかり、多くの作業を要していました。また、実際の校正作業では、印刷した原稿に手書きで修正を入れていました。
さらに、リタイプ時には、翻訳者が作成するコメントの該当箇所を、ページ数や行数を頼りに原稿から探す作業にも時間がかかっており、翻訳者側でもPDFファイルを見ながらの訳文修正作業が煩雑でした。こうした状況から、知財コーポレーションはデータのやり取りが増えることを避けたいと考えていました。
このような課題を感じていた翻訳ITグループの柴田知恵氏は、Phrase TMSのセミナーを聞いて、「このような課題がほぼすべて解決するのでは！とピンときた」と柴田氏は振り返ります。「Phrase TMSなら、これらの問題のほとんどを解決できる！」そして、社内を説得し、2015年11月から英日翻訳部門（プロジェクトマネージャ2名、翻訳者・校正者6名）でPhrase TMSを導入することに決めました。
解決策
充実した機能を持つTMS
「クラウド」「ワークフロー」「メール自動送信」
Phrase TMSでは、原稿をアップロードするだけで、翻訳者・校正者・翻訳会社がファイルをクラウド上で共有できます。また、ワークフロー機能で翻訳者、校正者を割り当てることができ、各作業が完了すると、次の作業者に通知メールが自動的に送信されます。
これらの機能により、知財コーポレーションでは印刷の必要がなくなり、翻訳完了後、すぐに校正を開始できるようになりました。リタイプ依頼も最初からワークフローに組み込むことで、事務処理を大きく削減できました。
「対訳形式での表示」「コメント」「QAチェック」
Phrase TMSでは、アップロードされた原稿ファイルは、一文ずつの対訳形式で表示されます。これにより翻訳者の負担が軽減されるだけでなく、ドキュメント内の関心のあるセクションを探す際にページ数や行数を参照する必要もなくなりました。その代わり、ユーザーはPhrase TMS内でセグメントに直接コメントを追加できます。
柴田氏は、クライアントに納品する訳注の作成に関する問題についてPhrase TMSのチームに相談し、チームは「Phrase TMSから出力されたWordファイルからコメントを収集し、訳注ファイルとしてまとめるマクロを作成する」というアイデアを出しました。これにより、会社の納品プロセスが大幅に効率化されました。
さらに、従来利用していた数字チェック用のマクロを廃止し、Phrase TMSエディタのQAチェック機能を利用するようになりました。これにより、校正前に時間がかかっていた翻訳文の整形作業を省くことができました。
実績データ
知財コーポレーションの数字で見る
35%
校正時間の短縮
90%
データやり取り時間の削減
利点
Phrase TMSの活用拡大
その結果、校正にかかる時間は35％削減されました。また、翻訳者・校正者・社内スタッフ間のデータのやり取りにかかっていた時間はほぼゼロになりました。今では、作業は原文ドキュメントをアップロードし、完了した翻訳をダウンロードするだけの簡単なプロセスになりました。
比較的小規模な英日翻訳部門でスムーズにPhrase TMSを導入できたことを受け、知財コーポレーションは2018年4月に、主力である日英翻訳部門にもPhrase TMSの活用を拡大することを決定しました。
導入拡大時の課題と解決策
規模の大きい日英翻訳部門では、Phrase TMSの導入は期待したほどスムーズには進みませんでした。その一因は、トレーニングの難しさにありました。すでに多くの経験豊富なユーザーがいた英日部門とは異なり、日英部門の翻訳者や校正者はこのソフトウェアを全く使ったことがありませんでした。知財コーポレーションはこれらのユーザーを3名程度の小グループに分け、各グループに対してPhrase TMSの詳細な説明を行いました。また、操作方法を説明する動画を撮影していつでも視聴できるようにし、Phrase TMS上にテストプロジェクトも用意しました。
プロジェクト数が増えるにつれ、プロジェクトマネージャはプロジェクトごとの設定を手動で確認することに煩わしさを感じるようになりました。プロジェクトの作成負担を軽減し、教育を簡素化するため、同社はテンプレートを作成しました。
ドキュメントの準備と後処理
日英翻訳では、提出されるファイル形式や仕様が多岐にわたるため、知財コーポレーションはクライアントに合わせて出力ファイルの前処理と後処理を行うマクロを必要としていました。
表や数式を画像で提示することも、英日・日英のファイルに共通する課題でした。これらの画像内のテキストは、修正なしではPhrase TMSに取り込めませんでした。同社は、表や数式を新規作成したり、そのような画像を含むドキュメントにテキストボックスを追加したりすることで、この問題に対応しました。
さらに、知財コーポレーションは以前、翻訳ファイルのスペースやタブの体裁を整えるためにマクロを使用していました。同社は、Phrase TMSのQA機能にカスタム正規表現を追加することで、スペースやタブの問題を自動検出できるようになり、マクロの必要性をなくしました。
結論
さらなる拡大の検討
翻訳ワークフローにPhrase TMSを導入した知財コーポレーションは、2020年からのコロナ禍によるリモートワークの増加を受け、さらなる業務効率化を目指してPhrase TMSの利用拡大を決定しました。
ここでポイントとなる点は2つあります。1つ目は、前述のトレーニングです。ユーザーは、可能な限り対面で、一人一人に丁寧なトレーニングを受けるべきです。
もう1つがプロジェクトマネージャーの負担を軽減することです。件数が増えると、プロジェクトマネージャーがドキュメント準備から納品までを一人ですべて担当するのは難しくなっていきます。そこで、行き着いたのが、Boxとの連携でした。
Boxとの連携によるプロジェクトの作成
BoxはEnterprise向けのクラウドストレージサービスです。他にもGoogle Drive、Dropbox、OneDriveといったクラウドストレージサービスがあるなか、知財コーポレーションは、容量無制限であることが決め手となりBoxを選択しました。
Boxと連携することで、依頼案件情報をデータベースに入力し、翻訳者を探し、ドキュメントを翻訳用に準備し、Phrase TMSにアップロードする作業を複数人で並行して行えるようになりました。
また、Teamメンバー間でファイルをクラウド上で共有できるため、全工程がクラウド上で完結できるようになりました。また、各タスク完了時に該当するTeamメンバーへ自動で通知される、Phrase TMSやBoxの通知機能も評価されています。
知財コーポレーションでは、自社の課題を認識し、解決に向けてアンテナを張っていたことが、Phrase TMSとの出会いを生み、新しい手法の導入と問題解決につながりました。同社の専門性と先を見据える姿勢と、Phrase TMSの利便性・先進性をかけ合わせた取り組みに、変化を続けるグローバル時代におけるさらなる発展が期待されます。
Phrase TMSは、このボタンを押せば何が起こるのかを推測しやすいため初心者でも使いやすく、また、クラウド上でデータをやり取りできるのは、翻訳者・校正者とのやり取りに課題を抱えていた当社にとって夢のようなツールでした。導入の結果、校正の時間が約3分の1になり、関係者間のデータの受け渡しの手間はほぼなくなりました。動作の軽快さや価格も魅力です。
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