什么是翻译管理系统，以及如何根据您的需求选择合适的系统

开展全球业务要求品牌能够使用买方的语言进行交流。为了理解产品并与之互动，全球各地的客户都期望获得考虑到其文化背景的高质量内容，并贯穿于购买周期的每个阶段。

实现这一目标最有效的方法之一就是利用翻译管理系统 (TMS)进行交付。TMS 旨在帮助企业大规模地自动化、翻译和管理国际市场内容，是实现全球增长的重要资源。

我们编写了本指南，旨在帮助您为您的企业选择合适的 TMS。它阐述了将面向未来的翻译管理解决方案整合到您的全球战略中的关键功能、优势、要求和最佳实践。让我们深入了解一下。

什么是翻译管理系统？

翻译管理系统是一种通过自动化重复性或手动任务，使翻译流程尽可能高效的软件。

假设您想在西班牙提供您的产品，并且需要同时推出您的网站和西班牙语营销活动。为了实现这一目标，您需要与译员、设计师、开发人员、营销人员、文案撰稿人、当地市场专家等合作。如果再添加上他们需遵循的十几个步骤，您可能会意识到错误和误解发生的余地有多大。

同样，如果原文/源语发生意外更改，您现有的翻译也需要立即更新。这使得从头开始整个翻译流程成为必要：提取源内容、完成翻译、审查更新后的网站源文件，并要求开发人员更新网页——所有这些都需要耗费时间和金钱。

有了翻译管理系统，处理重复性或手动任务已成为过去。从上传和翻译到以多种语言发布内容，TMS 利用自动化来提高效率和可扩展性，助力那些利用内容与各市场客户建立联系的成长型企业。

TMS 是全球持续多语言内容交付的核心。

翻译与本地化的区别

无论您拥有的是网站、网页/移动应用程序、法律/技术文档还是营销材料，都必须记住：翻译只是整个本地化流程中的一个步骤——它确保产品或服务在书面文字之外，为目标市场做好全方位的准备。

本地化的各个环节需要高度的组织和控制，才能成功地跨语言和跨文化发布产品。通过将传统的计算机辅助翻译 (CAT) 工具和机器翻译功能与项目管理及商业智能特性相结合，TMS 可以作为将产品适应特定文化和语言的中心枢纽。

为了更好地理解 TMS 的构成，区分翻译和本地化很有帮助。这两个术语经常被混用，但它们的定义不同。

例如，根据国家或地区的不同，西班牙语有多个版本——欧洲西班牙语、墨西哥西班牙语、阿根廷西班牙语等。向所有这些地区交付相同的译文可能会导致各种问题：某些术语的含义可能不同，货币符号会有所差异，电话号码和邮政地址的格式也会不同，消费者的行为习惯也不尽相同。

翻译是全球业务扩张的关键组成部分之一

翻译管理系统有哪些常见功能？

尖端的翻译管理系统利用云技术为全球企业提供易于实施、访问和集成的在线翻译软件。市场上有很多不同的 TMS 解决方案，但它们通常共享一套核心功能。

特征	它的作用	它的重要性
翻译记忆库 TM	存储之前翻译过的句段以供重复使用	确保一致性并随时间推移降低成本
术语管理	已核准术语的中央术语表	在不同语言间保持品牌语调和准确性
工作流自动化	自动化分配、审阅和审批流程	加快交付速度并减少人工错误
机器翻译集成	连接至机器翻译引擎（例如 DeepL、Google）。	通过可选的译后编辑实现更快的周转速度
文件与 CMS 集成	连接至 CMS、代码仓库、营销工具	简化内容导入/导出并减少复制粘贴工作
协作工具	平台内评论和审阅功能	改善译员与利益相关者之间的沟通
质量保证（QA）检查	针对错误、格式、不一致之处的自动化检查	在发布前防止代价高昂的错误
报告与分析	跟踪项目状态、成本和绩效指标	改善规划和投资回报率（ROI）可见性
API 与自动化	实现持续的本地化工作流程	支持可扩展的持续内容更新
基于角色的权限	控制译员、审校和管理人员的访问权限	增强安全性和治理能力

通过无缝集成上述所有功能，TMS 为任何规模的全球分布式团队提供了一个集中的协作平台。从产品、营销和本地化经理，到译员、开发人员和设计师——所有相关人员都可以将 TMS 作为连接全球客户所需的所有多语言内容的唯一事实来源。

使用 TMS 的好处

翻译网站或移动应用程序的过程可能不像翻译书籍那样结构化。随着客户偏好的不断演变和内容的日常更新，管理多语言内容很快就会变成一项复杂且耗时的工作——尤其是如果采用手动处理的话。

如果您的数字生态系统中没有翻译工具，译员就需要通过电子表格、电子邮件或分散的聊天工具进行协调。依赖翻译记忆库和机器翻译引擎等独立的专用工具可能会有所帮助，但孤立地使用它们也会增加复杂性。

一旦翻译需求变得更加复杂，手动流程可能会显著拖慢进度。更令人担忧的是，当内容在不同格式和人员之间流转时，出现错误和遗漏的可能性会呈指数级增加。

翻译管理系统通过为公司提供用于端到端翻译项目管理的专用工作空间，解决了所有这些问题。让我们看看 TMS 如何帮助成长型企业简化流程，从而更快地进入新市场。

通过自动化降低错误风险

几十年来，电子表格一直是翻译工作的常态。它们可能适用于小规模的翻译项目，但本地化需求在不断增长的全球市场中发展如此迅速，以至于翻译流程很快就会失控。

在需要不断监控、更新和修改电子表格的流程中，很容易犯错，从而导致复制粘贴错误、数据丢失或版本错误——所有这些都可能转化为客户体验下降、潜在买方流失以及销售额减少。

翻译技术消除了所有这些风险，并为团队提供了一个以工作流为中心的环境，以保持步调一致。由于它是一个集中式平台，所有跨角色、团队、时区或地点的用户都可以访问相同的数据，毫不犹豫地进行更新，并查看发生的任何更改。

借助基于云的 TMS，每个人都可以确保始终使用具有最新版本的单一用户界面 (UI) 进行工作。管理者知道每个人在做什么、哪些任务已完成以及项目处于什么阶段，而其他用户可以比使用电子表格时更有信心地工作。

通过实时团队协作提高生产力

翻译是一个高度协作的过程，涉及十几个内部角色以及分散在世界各地的承包商。现代 TMS 专为整个团队而设计，其 团队协作功能 非常出色，可帮助您更有效地进行团队协作。 

例如，为其他团队成员留下评论和备注、向公司内使用的其他工具发送自动通知以及提供实时状态更新的能力，可以显著提高整体生产力。

当您将翻译外包给语言服务提供商 (LSP) 时，这也同样有益。TMS 可以轻松保持对跨项目所完成工作的全面可见性，无论您是与一家翻译机构合作，还是将多个供应商分配到同一个翻译任务中，都能消除无休止的电子邮件跟进。

通过无缝集成增强互操作性和可扩展性

TMS 并非孤立运行。内容通常发布在 CMS 或产品信息管理 (PIM) 软件等平台上。当翻译后的内容准备就绪时，需要将其以正确的语言移入这些系统中。TMS 通过与您现有的系统集成——无论是开箱即用，还是让您使用其 API 构建与您首选工具的自定义集成——恰好可以实现这一点。

例如，快速检索所需语言材料的能力可以加快销售部门的信息共享。如果 TMS 能够与您的客户关系管理 (CRM) 系统进行原生集成，那么它将自动交付翻译后的内容，供销售团队转发给目标市场的潜在客户或现有客户。

如果 TMS 不提供您需要的原生集成，它至少应该拥有一个强大且文档齐全的 API。您的开发人员可以使用该 API 与您的技术栈中的任何工具创建自定义集成。尽管如此，您应该意识到自定义集成通常伴随着成本和维护开销。因此，建议您检查一下TMS提供商是否计划发布您所需的集成。

强大的TMS可以通过开箱即用或API与您首选的软件连接

确保一致性、准确性和质量

翻译后的内容代表了您的公司在全球交易中的形象。质量低劣或风格不一致会给您的产品或服务带来负面影响。保持质量是投资TMS的一个关键原因——它有助于确保每一段内容都保持一致和准确。

TMS集成了3种核心的计算机辅助翻译工具，有助于保持跨语言的质量和一致性：

• 翻译记忆库此CAT工具是TMS的核心——它将之前的译文保存在数据库中，并逐字比对匹配项，以确定之前翻译的内容是否可以重复使用，从而增加一致性。
• 术语库这些术语表为译员和审校提供了关于内容中频繁出现的关键术语的含义和用法的指导，从而有助于提高准确性。
• 翻译风格指南：TMS可以支持创建母语风格指南，并将其自动包含在翻译包中，从而确保跨语言的品牌一致性。

另一个有助于保持翻译质量的实用功能是添加评论或附加截图，为译员提供视觉语境——这在翻译软件UI元素或处理多媒体内容（如视频）时非常方便。

TMS还应具备自动质量保证检查功能，以帮助译员在完成翻译工作之前修复拼写错误、格式问题、标记错误、术语不一致等问题。

节省时间、降低成本并释放资源

最后，由于翻译软件的核心在于自动化，上述所有功能在降低时间和成本方面都发挥着重要作用。随着许多手动任务的消除，团队能够更高效地工作，并更快地处理多种格式和语言的大量文本。

同样，当工作流程的所有部分汇集到一个系统中时，公司可以更好地了解成本来源，并开始采取措施降低成本。他们可以识别出需要较少编辑或可以重复使用的内容，或者找到其他自动化翻译管理的方法。

例如，越来越多的公司将机器翻译（MT）视为一种生产力工具，以便在保持低成本的同时更快地进入新市场。通过采用 人工智能 (AI) 和机器学习，他们可以自动生成可由专业语言专家进行译后编辑的译文。

使用翻译管理系统节省时间和 降低翻译成本，可以为成长型组织腾出宝贵资源，以便投入更多资金用于产品创新、品牌建设以及其他旨在扩大全球影响力的战略举措。

TMS 对全球公司的价值

如果翻译管理系统从一开始就支持您的全球战略，那么从长远来看，管理产品或服务线中多种语言的能力提升可以带来 3 个关键成果：

• 上市更快
• 更高的全球品牌声誉
• 更强劲的全球收入增长

TMS 可加快产品上市速度

翻译可能非常耗时，尤其是当产品和服务信息量不断增长时。任何能使翻译和本地化流程比手动管理更快的工具，都会直接影响产品上市时间。

最近，产品在仓库中准备好发货却在等待翻译文档的情况很常见。随着供应链的加速，通过集成式 TMS 实现的更 高效的翻译流程，对于在进入新市场时加快速度至关重要。

TMS 可提升全球品牌声誉

声誉基于客户在使用产品或服务时所感知到的质量、购买体验和用户体验。一个备受推崇的国际品牌可以消除成本方面的异议，并向新买家保证整体体验将是有益的。

翻译后的内容通常是全球买家首次接触公司文化和价值观的途径。翻译的质量、对买家文化的尊重程度，以及公司在进入新市场时的响应速度，这些都很重要。TMS 凭借其质量控制和审校流程，从第一天起就能在品牌认知度和接受度方面产生重大影响。

TMS 有助于实现全球收入增长

收入与时间和声誉直接相关。当您能够更快地行动并被视为优质品牌时，收入自然会随之而来。

一方面，产品进入新市场的速度越快，您就能越快开始销售并看到本地化投资回报率（ROI）。另一方面，保持强大的品牌认知度（TMS内置的质量保证流程对此贡献巨大）可以在各个市场带来积极的客户体验，从而留住买家并让他们不断回购。

使用TMS创建有效的翻译工作流程

任何翻译管理系统的基本构建块都是定义明确的翻译工作流。此工作流程因项目和公司而异，但通常遵循标准模式：

• 准备资产并提取内容以供翻译
• 设置本地化环境 ：
• 内容翻译 ：
• 审校并批准已翻译的内容
• 将已翻译的内容重新导入原文

TMS自动化并简化了这些步骤中的每一步，同时本地化经理可以在一个平台上对整个流程进行全局把控。它还有助于确保流程的所有部分都能按时妥善完成，且不会出现瓶颈，从而保持项目顺利进行。让我们探讨一下 TMS 如何简化翻译工作流中的每一步。

准备资产并提取内容以供翻译

翻译工作流程始于内容的准备和提取，即确保所有资产均可用且适合本地化。开发人员将为每种语言的文件进行适当命名并存储在内容存储库中，随后他们会将翻译后的内容作为同一文件的更新版本导入其中。

TMS通过提供与GitHub、GitLab或Bitbucket等平台上托管的存储库的轻松同步，简化了这一部分。这使得翻译项目经理和开发人员能够从存储库中提取内容，并将翻译后的版本推送回去，同时跟踪所做的更改。

设置本地化环境 ：

一旦文件准备好进行翻译，项目经理就需要为特定工作指派译员。无论是内部译员团队还是外部合作伙伴，TMS都能轻松地在一个地方管理他们的分配和任务。

例如，自动通知有助于让每个人随时了解项目状态、截止日期、新增任务及其他重要更新的变化。一些TMS解决方案甚至允许您在平台内下订单获得专业翻译，从而无需联系和引入外部供应商。

内容翻译 ：

无论项目仅涉及人工翻译，还是结合了机器翻译和人工工作，TMS都提供了一个界面，以促进内容在不同语言之间的传输。语言专家可以轻松访问他们的任务，在易于使用且上下文丰富的编辑器中工作（自动捕获UI截图、术语库、利益相关者的反馈等），并快速提交他们的工作以供审校。

审校人员和编辑也是如此——该平台允许他们在项目准备好可审校时获得自动通知，轻松找到分配的任务，进行审校，在适当的地方添加注释或备注，并标记与translation quality相关的任何问题。如果启用了自动质量保证（QA），TMS还可以自动标记一致性或质量问题。

审校和批准内容的译文

翻译工作流程通常包括内部审校和批准步骤，以确保所有译文的准确性和适用性。TMS允许项目经理、设计师、开发人员、营销专家或其他领域专家等多个利益相关者从中心位置审校内容。

该系统还允许项目经理快速、轻松地对译文提供反馈——无论是关于风格偏好的简单评论，还是关于如何修复问题的更详细说明。

例如，如果某行文本在特定语言中超出了号召性用语按钮的范围，项目经理可以轻松标记出来，以便译员提供更适合该空间的替代译文。

重新导入译文以发布回源语

将译文内容重新整合到最终格式是工作流程的最后一步。将译文内容部署到项目中，或推送到生产环境，均可在TMS平台中自动完成。

流程完成后，所有相关方都会收到通知，开发人员可以轻松检查所有译文是否已就位并准备好发布。

为您的需求选择最佳的翻译管理系统

根据您的产品或服务性质、内容类型以及所需的语言组合，选择最佳翻译管理系统需要考虑一系列因素。让我们来看看其中最重要的几个因素，以便您选择最适合您业务需求的TMS服务商。

翻译管理系统的评估因素
自动化	自动化重复性或手动任务可以节省项目经理和译员的时间和精力。优秀的TMS将包含自动通知、质量保证检查等功能。
可用性：	TMS应当用户友好、易于学习和导航，并提供丰富的上下文体验，使译员能够快速找到他们所需的内容。
灵活性	灵活的TMS应当允许您设置和自定义工作流程、审核流程、角色、用户权限和访问级别，以最好地满足不同团队和利益相关者的需求。
可扩展性	内容繁重的公司不应担心TMS能够管理多少字数、语言或项目。强大的解决方案应当能够轻松扩展，以满足您组织日益增长的需求。
质量保证	除了包含翻译记忆库和术语库等传统CAT工具外，现代TMS应当能够自动执行质量保证检查，以帮助译员修复拼写错误、格式问题、标记错误、术语不一致等。
支持不同的文件格式	TMS应当提供对多种文件类型的支持，例如DOC、DOCX、CSV、XLSX等。
集成	TMS应当提供与常用平台和服务的原生集成——如内容管理系统、项目管理解决方案等——而无需中间件。否则，请确保它具有强大的API，可以帮助您构建自己的集成。
可预测的定价	为了衡量投资回报率，您需要了解总拥有成本，并识别长期可能出现的任何隐性成本。最好的TMS将提供灵活且可预测的定价结构——且没有实施、集成、培训、维护等方面的隐性费用。
机器翻译能力	如果您计划使用机器翻译以实现更快的周转时间，TMS 应当提供广泛且完全托管的机器翻译引擎，并能自动为您的内容类型和语言对选择最佳引擎。
数据访问和自定义报告	您需要能够轻松跟踪项目进度、衡量翻译效率，并监控绩效。该系统应当提供信息丰富的指标，使您能够快速识别趋势、发现改进领域并做出数据驱动的决策。
技术和客户支持	当您在设置或使用系统时需要帮助时，可靠的客户服务应当随时可用。TMS 供应商还应当提供定期更新、培训课程以及其他有助于您最大化生产力的资源。
强大的安全性	您选择的平台必须保证数据存储和传输的安全。严格遵守既定法规、双因素验证、在防火墙后进行本地部署以及定期进行安全审计，对于保护您的数据至关重要。
免费试用期	在做出承诺之前，能够试用该平台非常重要。最好的 TMS 会提供免费试用期，让您能够测试系统并确保其符合您的业务需求。

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