翻訳管理システムとは何か、そしてニーズに合ったシステムの選び方

グローバルにビジネスを展開するには、ブランドがバイヤーの言語で語りかける必要があります。世界中の顧客は、製品を理解し、それに関与するために、購入サイクルのあらゆる段階で、文化的背景を考慮した質の高いコンテンツを期待しています。

それを納品する最も効果的な方法の一つが、翻訳管理システム（TMS）の利用です。企業が国際市場向けにコンテンツを自動化、翻訳、管理し、規模を拡大できるよう設計されたTMSは、グローバルな成長のための重要なリソースです。

本書は、貴社のビジネスに最適なTMSを選ぶためのガイドとして作成しました。本書では、翻訳管理のための将来を見据えたソリューションをグローバル戦略に統合するための、主要な機能や利点、要件、ベストプラクティスについて解説します。それでは、詳しく見ていきましょう。

翻訳管理システムとは？

翻訳管理システムとは、反復作業や手作業を自動化し、翻訳プロセスを可能な限り効率化するためのソフトウェアです。

例えば、スペインで製品を展開するために、スペイン語のウェブサイトとマーケティングキャンペーンの両方を立ち上げる必要があるとします。それを実現するには、翻訳者、デザイナー、開発者、マーケティング担当者、コピーライター、現地市場のスペシャリストなどと連携する必要があります。さらに、彼らが従うべき手順が十数個も増えれば、ミスや誤解が生じる可能性がいかに大きいかお分かりいただけるでしょう。

同様に、原文コンテンツに予期せぬ変更があった場合、既存の翻訳を直ちに更新する必要があります。そのため、翻訳プロセス全体を最初からやり直す必要があります。原文コンテンツの抽出、翻訳の実施、更新されたウェブサイトの原文ファイルの確認、そして開発者へのウェブページの更新依頼。これらすべてに時間とコストがかかります。

翻訳管理システムがあれば、反復作業や手作業の管理は過去のものとなります。コンテンツのアップロードや翻訳から多言語での公開に至るまで、TMSは自動化を活用して効率性と拡張性を向上させ、コンテンツを通じて市場を越えてお客様とつながる成長企業を支援します。

TMSは、世界中で継続的な多言語コンテンツ納品を行うための中心的な存在です。

翻訳とローカライゼーションの違い

ウェブサイト、ウェブ/モバイルアプリ、法務/技術文書、マーケティング資料のいずれであっても、翻訳はローカライゼーションという全体的なプロセスの一工程に過ぎないということを覚えておくことが重要です。ローカライゼーションは、単なる書かれた言葉を超えて、ターゲット市場に向けた製品やサービスの総合的な準備を確実にするものです。

ローカライゼーションの流動的な要素を成功させ、言語や文化を超えて製品を展開するには、高度な組織化と管理が必要です。従来のコンピュータ支援翻訳（CAT）ツールや機械翻訳機能と、プロジェクト管理およびビジネスインテリジェンス機能を組み合わせることで、TMSは製品を特定の文化や言語に適応させるための中核拠点として機能します。

TMSを構成する要素をよりよく理解するために、翻訳とローカライゼーションの違いを区別することが役立ちます。どちらの用語も同じ意味で使われがちですが、定義は異なります。

例えば、スペイン語には、国や地域によって、ヨーロッパ系、メキシコ系、アルゼンチン系など、複数のバージョンがあります。それらすべてに同じ翻訳を納品すると、さまざまな問題が生じる可能性があります。特定の用語が異なる意味を持つ場合や、通貨記号が異なる場合、電話番号や住所の形式が異なる場合、そして消費者の行動が同じではない場合などです。

翻訳は、グローバルなビジネス拡大における重要な要素の一つです

翻訳管理システムの一般的な機能にはどのようなものがありますか？

最先端の翻訳管理システムは、クラウド技術を活用し、導入、アクセス、統合が容易なオンライン翻訳ソフトウェアをグローバル企業に提供します。市場にはさまざまなTMSソリューションが存在しますが、それらは通常、一連のコア機能を共有しています。

特徴	その機能	重要性
翻訳メモリ TM	以前に翻訳されたセグメントを再利用のために保存	各言語間での翻訳の一致を確保し、長期的なコストを削減
用語管理	承認済み用語の中央用語集	言語間でのブランドボイスと正確性を維持
ワークフローの自動化	割り当て、レビュー、承認を自動化	納品をスピードアップし、手作業によるエラーを削減
機械翻訳の統合	MTエンジン（DeepL、Googleなど）に接続	オプションのポストエディットにより、より迅速なターンアラウンドを実現
ファイルおよびCMS統合	CMS、コードリポジトリ、マーケティングツールに接続	コンテンツのインポート/エクスポートを効率化し、コピー＆ペースト作業を削減
コラボレーションツール	プラットフォーム内でのコメントおよびレビュー機能	翻訳者と関係者間のコミュニケーションを改善
品質管理（QA）チェック	エラー、書式設定、不整合に対する自動チェック	公開前の重大なミスを防止
レポートおよび分析	プロジェクトのステータス、コスト、パフォーマンス指標を追跡	計画とROIの可視性を向上させます
APIと自動化機能	継続的なローカリゼーションワークフローを実現します	スケーラブルで継続的なコンテンツ更新をサポートします
役割ベースの権限	翻訳者、レビュワー、マネージャーのアクセスを制御します	セキュリティとガバナンスを強化します

上記のすべての機能をシームレスに統合することで、TMSはあらゆる規模のグローバルに分散したチームに、一元化されたコラボレーションプラットフォームを提供します。製品、マーケティング、ローカリゼーションのマネージャーから、翻訳者、開発者、デザイナーまで、関係者全員が、市場全体で顧客とつながるために使用されるすべての多言語コンテンツの信頼できる情報源としてTMSを頼りにすることができます。

TMSを使用するメリット

ウェブサイトやモバイルアプリの翻訳プロセスは、書籍の翻訳ほど構造化されていない場合があります。顧客の嗜好が進化し、コンテンツが日々変化する中で、多言語コンテンツの管理は、特に手作業で行う場合、すぐに複雑で時間のかかる作業になってしまいます。

デジタルエコシステムに翻訳ツールがない場合、翻訳者はスプレッドシート、メール、または個別のチャットツールを介して調整する必要があります。翻訳メモリや機械翻訳エンジンなどの独立した専用ツールに頼ることは役立つかもしれませんが、それらを単独で使用すると複雑さも増してしまいます。

翻訳要件が複雑になってくると、手動プロセスではかなりの時間がかかってしまいます。さらに懸念されるのは、コンテンツがファイル形式からファイル形式へ、人から人へと移動する際に、エラーや漏れが発生する確率が指数関数的に増加する可能性があることです。

翻訳管理システムは、エンドツーエンドの翻訳プロジェクト管理のための専用ワークスペースを組織に提供することで、これらの問題に対処します。TMSが成長企業にとって、プロセスを効率化し、より迅速に新しい市場へ参入するためにどのように役立つかを見ていきましょう。

自動化によってエラーのリスクを軽減します

数十年にわたり、スプレッドシートが翻訳の標準でした。小規模な翻訳プロジェクトであれば機能したかもしれませんが、拡大を続けるグローバル市場においてローカリゼーションのニーズは急速に進化しており、翻訳プロセスはすぐに制御不能に陥る可能性があります。

スプレッドシートを常に監視、更新、修正する必要があるプロセスでは、コピー＆ペーストのミス、データの欠落、バージョンの不一致といった間違いが発生しやすく、これらすべてが顧客体験の低下、見込み客の喪失、売上の減少につながる可能性があります。

翻訳テクノロジーは、これらすべてのリスクを排除し、チームが同じ認識を共有するためのワークフロー中心の環境を提供します。集中管理されたプラットフォームであるため、役割、チーム、タイムゾーン、場所を問わず、すべてのユーザーが同じデータにアクセスし、ためらうことなく更新を行い、発生した変更を確認することができます。

クラウドベースのTMSを使用すれば、誰もが常に最新バージョンの単一のユーザーインターフェース（UI）で作業していると確信できます。管理者は全員の作業内容、タスクの完了状況、プロジェクトの現状を把握でき、他のユーザーもスプレッドシートを使用していた時よりも高い確信を持って作業を進めることができます。

リアルタイムのチームコラボレーションで生産性を向上

翻訳は、社内の多数の役割や世界中に点在する請負業者を巻き込む、非常に協力的なプロセスです。チーム全体を念頭に置いて設計された最新のTMSは、チームとしてより効果的に作業を進めるためのチームコラボレーション機能を備えています。 

例えば、他のチームメンバーにコメントやメモを残したり、社内で使用している他のツールに自動通知を送信したり、リアルタイムでステータス更新を配信したりする機能は、全体的な生産性を劇的に向上させることができます。

これは、翻訳を言語サービスプロバイダー（LSP）に委託する場合にも同様に有益です。TMSを使用すれば、1つの翻訳会社と連携する場合でも、複数のベンダーに翻訳業務を割り当てる場合でも、プロジェクト全体で完了した作業を完全に可視化できるため、終わりのないメールでのフォローアップが不要になります。

シームレスな統合機能による相互運用性と拡張性の向上

TMSは単独で動作するものではありません。コンテンツは通常、CMSや製品情報管理（PIM）ソフトウェアなどのプラットフォーム上で公開されます。翻訳されたコンテンツの準備ができたら、正しい言語でこれらのシステムに移行する必要があります。TMSは、既存システムとの統合機能によりそれを実現します。標準で統合機能が備わっている場合もあれば、APIを使用して好みのツールとのカスタム統合機能を構築することも可能です。

例えば、必要な言語の資料を迅速に取得できる機能は、営業部門における情報共有をスピードアップさせることができます。TMSが顧客関係管理（CRM）システムとネイティブに統合できれば、翻訳されたコンテンツが自動的に営業チームに配信され、ターゲット市場の見込み客や顧客に転送できるようになります。

TMSが必要なネイティブ統合機能を提供していない場合でも、少なくとも堅牢で文書化されたAPIを備えている必要があります。開発者はAPIを使用して、技術スタック内のあらゆるツールとのカスタム統合機能を作成できます。とはいえ、カスタム統合機能には通常、コストとメンテナンスのオーバーヘッドが伴うことに注意する必要があります。したがって、TMSプロバイダーが希望する統合機能のリリースを計画しているかどうかを確認することをお勧めします。

強力なTMSは、すぐに使える機能またはAPIを通じて、お好みのソフトウェアと接続します。

一貫性、正確性、品質を確保する

翻訳されたコンテンツは、グローバルな取引においてあなたの組織を表現します。品質が悪かったり、スタイルに不一致があると、製品やサービスの印象が損なわれます。品質の維持はTMSに投資する重要な理由であり、各コンテンツの一貫性と正確性を維持するのに役立ちます。

TMSには、言語間での品質と一貫性を維持するのに役立つ3つの主要なコンピュータ支援翻訳ツールが組み込まれています。

• 翻訳メモリこのCATツールはTMSの中核であり、以前の翻訳をデータベースに保存し、単語ごとの一致を比較して以前に翻訳されたコンテンツを再利用できるかどうかを判断することで、一貫性を高めます。
• 用語ベースこれらの用語集は、翻訳者やレビュアーに、コンテンツに頻繁に現れる主要な用語の意味と使用法に関するガイドラインを提供し、正確性に貢献します。
• スタイルガイド:TMSは、翻訳パッケージに自動的に含まれる母国語のスタイルガイドの作成をサポートし、言語間でのブランドの整合性を確保します。

翻訳品質を維持するためのもう1つの便利な機能は、コメントを追加したりスクリーンショットを添付したりして、翻訳者に視覚的なコンテキストを提供することです。これは、ソフトウェアのUI要素を翻訳する場合や、マルチメディアコンテンツ（ビデオなど）を扱う場合に非常に便利です。

TMSには、翻訳者が翻訳ジョブを完了する前に、タイプミス、書式設定の問題、誤ったマークアップ、用語の不一致などを修正できるように、自動品質保証チェック機能も備わっている必要があります。

時間の節約、コストの削減、リソースの解放

最後に、翻訳ソフトウェアは自動化を中心としたものであるため、前述のすべての機能は時間とコストの削減に貢献する重要な役割を果たします。多くの手作業が排除されることで、チームはより効率的に作業できるようになり、複数のファイル形式や言語の大量のテキストをより迅速に処理できるようになります。

同様に、ワークフローのすべての部分が1つのシステムに集約されると、企業はコストの発生源をよりよく理解し、それを削減するための対策を講じ始めることができます。企業は、編集が少なくて済む、または再利用可能なコンテンツを特定したり、翻訳管理を自動化する他の方法を見つけたりすることができます。

例えば、多くの企業が、コストを抑えつつ新規市場へより迅速に参入するための生産性向上ツールとして、機械翻訳（MT）を活用しています。AI（人工知能）と機械学習を取り入れることで、プロのリンギストがポストエディット可能な翻訳を自動生成できます。

翻訳管理システムによって時間と翻訳コストを削減することで、成長中の組織は貴重なリソースを解放し、製品の革新、ブランド構築、その他より広範なグローバル展開に向けた戦略的イニシアチブへの投資をさらに増やすことができます。

グローバル組織におけるTMSの価値

翻訳管理システムが最初からグローバル戦略をサポートすることで、製品やサービスライン全体で複数の言語を管理する能力が向上し、長期的には以下の3つの主要な結果につながります。

• 市場投入までのスピード向上
• より高いグローバルブランド評価
• より強力なグローバル収益の増加

TMSは市場投入までの時間を短縮します

特に、製品やサービスの情報量が増え続けると、翻訳には時間がかかります。翻訳やローカリゼーションのプロセスを手作業よりも速くするツールは、市場投入までの時間に直接影響します。

最近では、出荷できる状態で倉庫に置かれた商品が、ドキュメントの翻訳を待っていることがよくあります。サプライチェーンの高速化に伴い、新規市場への参入をより迅速に行うためには、統合されたTMSによって実現される、より効果的な翻訳プロセスが重要となります。

TMSはグローバルなブランド評価を強化します

評価は、製品やサービスを利用する際の顧客が感じる品質、購買体験、ユーザー体験に基づいています。評価の高い国際的なブランドは、コスト面の障害を取り除き、新規のバイヤーに全体的な体験が有益なものであると確信させることができます。

翻訳されたコンテンツは、多くの場合、グローバルバイヤーが企業の文化や価値観に触れる最初の機会となります。その翻訳の質、バイヤーの文化への敬意、新しい市場に参入する際の企業の対応力などが重要になります。品質管理とレビューのプロセスを備えたTMSは、初日からブランドの認知度や受け入れられ方に大きな違いをもたらします。

TMSはグローバルな収益の増加に貢献します

収益は、時間と評判に直結します。より迅速に動き、質の高いブランドとして認識されるようになれば、収益は後からついてきます。

一方で、製品を新しい市場に早く投入できれば、それだけ早く販売を開始し、ローカリゼーションROI（投資収益率）を得ることができます。他方で、強力なブランドイメージを維持することは（TMSの組み込みQAプロセスが大きく貢献します）、市場全体でポジティブな顧客体験をもたらし、バイヤーをつなぎとめ、リピーターを増やすことにつながります。

TMSによる効果的な翻訳ワークフローの作成

あらゆる翻訳管理システムの基本的な構成要素は、定義された翻訳ワークフローです。このワークフローはプロジェクトや企業によって異なりますが、通常は標準的なパターンに従います。

• アセットの準備と翻訳用コンテンツの抽出
• ローカリゼーション環境の設定
• コンテンツの翻訳
• 翻訳されたコンテンツのレビューと承認
• 翻訳されたコンテンツの原文への再インポート

TMSはこれらの各ステップを自動化および効率化し、ローカリゼーションマネージャーは1つのプラットフォーム上でプロセス全体を俯瞰できます。また、プロセスのすべての部分が適切かつ期限内に完了するようにし、ボトルネックを発生させないことで、プロジェクトを円滑に進めることができます。TMSが翻訳ワークフローの各ステップをどのように簡素化できるかを見ていきましょう。

アセットの準備と翻訳用コンテンツの抽出

翻訳ワークフローは、コンテンツの準備と抽出、つまりすべての資産をローカリゼーションに適した状態で利用可能にすることから始まります。開発者は、各言語の各ファイルをコンテンツリポジトリに適切に名前を付けて保存し、後で翻訳されたコンテンツを同じファイルの更新バージョンとしてインポートします。

TMSは、GitHub、GitLab、Bitbucketなどのプラットフォームでホストされているリポジトリとの容易な同期を提供することで、この部分を簡素化します。これにより、翻訳プロジェクトマネージャーや開発者は、リポジトリからコンテンツを取得し、翻訳されたバージョンをプッシュバックしながら、行われた変更を追跡できるようになります。

ローカリゼーション環境の設定

ファイルが翻訳の準備ができたら、プロジェクトマネージャーは特定のジョブに翻訳者を割り当てる必要があります。社内の翻訳チームであれ外部のパートナーであれ、TMSを使用すれば、彼らの割り当てやタスクを一元管理することが容易になります。

例えば、自動注意は、プロジェクトのステータス、期限、追加されたタスク、その他の重要な更新に関する変更を全員に知らせるのに役立ちます。一部のTMSソリューションでは、プラットフォーム内からプロの翻訳をオーダーすることさえ可能であり、外部ベンダーに連絡してオンボーディングする必要がなくなります。

コンテンツ翻訳

プロジェクトが人間による翻訳のみを含む場合でも、MTと人間の作業を組み合わせる場合でも、TMSは言語間でコンテンツを転送するためのインターフェースを提供します。リンギストは、タスクに簡単にアクセスし、コンテキストが豊富な（自動的にキャプチャされたUIスクリーンショット、用語ベース、関係者からのフィードバックなど）使いやすいエディタで仕事をし、レビューのために仕事を迅速に送信できます。

レビュアーやエディターについても同様です。プラットフォームにより、プロジェクトがレビューの準備ができたときに自動注意を受け取り、割り当てられたタスクを簡単に見つけてレビューし、必要に応じてメモやコメントを追加し、翻訳品質に関する問題をフラグ付けすることができます。自動QAが有効になっている場合、TMSは一貫性や品質の問題を自動的にフラグ付けすることもできます。

翻訳されたコンテンツのレビューと承認

翻訳ワークフローには通常、すべての翻訳の正確性と適合性を確保するための内部レビューおよび承認ステップが含まれます。TMSを使用すると、プロジェクトマネージャー、デザイナー、開発者、マーケティングスペシャリスト、その他のドメインエキスパートなど、複数の関係者が一元化された場所からコンテンツをレビューできます。

また、このシステムにより、プロジェクトマネージャーは翻訳に関するフィードバックを迅速かつ簡単に提供できます。これは、文体に関する単純なコメントであれ、問題の修正方法に関するより詳細な指示であれ、同様です。

例えば、特定の言語でテキスト行がコールトゥアクションボタンからはみ出す場合、プロジェクトマネージャーは簡単にフラグを立てることができ、翻訳者はスペースにより適した代替翻訳を提供できます。

ソースに戻して公開するための翻訳済みコンテンツの再インポート

翻訳されたテキストから最終形式へコンテンツを再統合することが、ワークフローの最後のステップです。翻訳されたコンテンツをプロジェクトにデプロイしたり、本番環境にプッシュしたりする作業は、TMSプラットフォームで自動的に行われます。

プロセスが完了するとすべての関係者に注意が届き、開発者はすべての翻訳が配置され、公開の準備が整っていることを簡単に確認できます。

ニーズに最適な翻訳管理システムの選び方

製品やサービスの性質、コンテンツの種類、希望する言語の組み合わせに応じて、最適な翻訳管理システムを選択するには、考慮すべき一連の要素があります。ビジネスニーズに最も適したTMSプロバイダーを選択できるよう、最も重要な要素を見ていきましょう。

翻訳管理システムの評価要素
自動化	反復的なタスクや手作業を自動化することで、プロジェクトマネージャーと翻訳者の両方の時間と労力を節約できます。優れたTMSには、自動的に送信される注意やQAチェックなどの機能が含まれています。
ユーザビリティ	TMSはユーザーフレンドリーで、習得や操作が容易であり、翻訳者が必要なものをすぐに見つけられるような豊富なコンテキスト体験を提供する必要があります。
柔軟性	柔軟なTMSであれば、ワークフローの設定およびカスタムが可能で、レビュープロセス、役割、ユーザー権限、アクセスレベルを調整して、さまざまなチームや関係者のニーズに最適に対応できます。
スケーラビリティ	コンテンツを大量に扱う企業は、TMSが管理できる単語数、言語数、プロジェクト数を気にする必要があってはなりません。堅牢なソリューションであれば、組織の増大する要件に合わせて容易に拡張できるはずです。
品質保証	翻訳メモリや用語ベースといった従来のCATツールに加え、最新のTMSはQAチェックを自動化し、翻訳者がタイプミス、書式設定の問題、タグの誤用、用語の不一致などを修正できるようにする必要があります。
さまざまなファイル形式への対応	TMSは、DOC、DOCX、CSV、XLSXなど、複数のファイルタイプをサポートしている必要があります。
統合機能	TMSは、コンテンツ管理システムやプロジェクト管理システムなど、人気のプラットフォームやサービスと、追加のソフトウェアを使用せずにシームレスに接続できるネイティブ統合機能を提供する必要があります。そうでない場合は、独自の統合を構築するのに役立つ強力なAPIを備えていることを確認してください。
予測可能な価格設定	ROIを測定するには、総所有コストを把握し、長期的に発生する可能性のある隠れたコストを特定する必要があります。最適なTMSは、導入、統合、トレーニング、メンテナンスなどに関する隠れた料金が発生しない、柔軟で予測可能な価格体系を提供します。
機械翻訳機能	翻訳のスピードアップのためにMT（機械翻訳）を利用する予定であれば、TMSは、完全に管理された幅広いMTエンジンを提供し、コンテンツの種類や言語ペアに最適なエンジンを自動的に選択できる必要があります。
データへのアクセスとカスタムレポート機能	プロジェクトの進捗を簡単に追跡し、翻訳効率を測定し、パフォーマンスを監視できる必要があります。システムは、傾向を迅速に特定し、改善が必要な領域を見つけ、データに基づいた意思決定を行うために役立つ有益な指標を提供する必要があります。
技術サポートおよびお客様サポート	システムのセットアップや使用方法でサポートが必要な場合に備え、信頼できるお客様サービスをいつでも利用できる必要があります。TMSベンダーは、生産性を最大化するために役立つ定期的な更新、トレーニングセッション、その他のリソースも提供する必要があります。
堅牢なセキュリティ	選択するプラットフォームは、安全なデータストレージと送信を保証しなければなりません。確立された規制の厳守、2段階認証、ファイアウォール内でのオンプレミスホスティング、定期的なセキュリティ監査は、データを保護するために不可欠です。
無料トライアル期間	導入を決定する前に、プラットフォームを試用できることが重要です。最適なTMSは無料トライアル期間を提供しており、システムをテストして、自社のビジネスニーズに適合しているかを確認できます。

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